Berapa Lama Proses Legalisir Dokumen Internasional? Pertanyaan ini sering muncul ketika seseorang perlu menggunakan dokumen Indonesia untuk keperluan di luar negeri. Dokumen seperti ijazah, akta kelahiran, akta nikah, surat kuasa, SKCK, maupun dokumen perusahaan dapat membutuhkan pengesahan sebelum di terima oleh lembaga di negara tujuan. Namun, lama prosesnya tidak selalu sama karena bergantung pada jenis dokumen, negara tujuan, jalur pengesahan, kelengkapan berkas, dan tahapan yang harus di lalui.
Baca Juga : Legalisir Dokumen Internasional: Pengertian, Syarat & Prosedur
Selain itu, pemohon perlu memahami bahwa legalisasi dokumen internasional tidak selalu berarti satu proses pada satu instansi. Dalam kondisi tertentu, dokumen dapat melewati beberapa tahapan sebelum siap di gunakan. Karena itu, memperkirakan waktu sejak awal sangat penting, terutama jika dokumen berkaitan dengan visa, pekerjaan, pendidikan, pernikahan, atau batas waktu pendaftaran di luar negeri.
Baca Juga : Apa Itu Legalisir Dokumen Internasional dan Fungsinya
Apa Itu Legalisir Dokumen Internasional?
Legalisir atau legalisasi dokumen internasional merupakan proses pengesahan dokumen agar dapat di gunakan dalam keperluan administratif lintas negara. Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi dokumen berkaitan dengan pengesahan tanda tangan dan tidak mencakup pemeriksaan kebenaran isi dokumen.
Baca Juga : Syarat Legalisir Dokumen Internasional yang Harus Disiapkan
Dengan demikian, proses legalisasi membantu lembaga di negara tujuan mengenali pengesahan formal yang terdapat pada dokumen tersebut. Meskipun begitu, lembaga penerima tetap dapat menetapkan persyaratan tambahan.
Oleh sebab itu, pemohon sebaiknya mengetahui kebutuhan lembaga yang akan menerima dokumen sebelum memulai proses.
Baca Juga : Cara Legalisir Dokumen Internasional dari Indonesia
Berapa Lama Proses Legalisir Dokumen Internasional?
Tidak ada satu durasi yang berlaku untuk seluruh jenis legalisasi dokumen internasional. Waktu penyelesaian dapat berbeda berdasarkan jalur yang di gunakan dan instansi yang terlibat.
Sebagai gambaran, beberapa layanan perwakilan Indonesia di luar negeri mencantumkan waktu penyelesaian legalisasi tertentu mulai dari satu hari kerja hingga beberapa hari kerja. Misalnya, standar pelayanan KBRI Kuwait City mencantumkan satu hari untuk beberapa kategori legalisasi dokumen.
Baca Juga : Prosedur Legalisir Dokumen untuk Digunakan di Luar Negeri
Namun, waktu tersebut tidak dapat di gunakan sebagai patokan untuk seluruh proses legalisasi dari Indonesia. Jika dokumen masih memerlukan pengesahan dari instansi lain, penerjemahan, Apostille, atau legalisasi pada perwakilan di plomatik negara tujuan, total waktunya dapat menjadi lebih panjang.
Karena itu, pemohon sebaiknya menghitung seluruh rangkaian proses, bukan hanya waktu pelayanan pada satu kantor.
Baca Juga : Berapa Biaya Legalisir Dokumen Internasional dan Komponennya?
Faktor yang Menentukan Lama Proses Legalisasi
Ada beberapa faktor yang dapat memengaruhi durasi pengurusan dokumen internasional.
1. Jenis Dokumen
Pertama, jenis dokumen dapat memengaruhi tahapan pengurusan. Ijazah, akta kelahiran, akta nikah, surat kuasa, SKCK, dan dokumen perusahaan dapat memiliki persyaratan yang berbeda.
Kementerian Luar Negeri mencantumkan berbagai dokumen yang dapat memperoleh layanan legalisasi, termasuk akta lahir, akta kematian, surat keterangan, akta nikah, ijazah, SIM, surat kuasa, surat kelakuan baik, dan Certificate of Origin.
Baca Juga : Perbedaan Legalisir Apostille & Pengesahan Dokumen Luar Negeri
2. Negara Tujuan
Selanjutnya, negara tujuan menjadi faktor penting. Setiap negara dapat memiliki ketentuan berbeda mengenai penerimaan dokumen asing.
Jika negara tujuan mengakui Apostille, pemohon dapat menggunakan mekanisme Apostille sesuai ketentuan yang berlaku. Sementara itu, negara yang membutuhkan jalur non-Apostille dapat memerlukan proses legalisasi melalui Kementerian Luar Negeri dan tahapan lain sesuai persyaratan negara tujuan.
Dengan demikian, semakin banyak tahapan yang di perlukan, semakin banyak pula waktu yang perlu di siapkan.
Baca Juga : Legalisir Dokumen di Kementerian untuk Keperluan Internasional
3. Kelengkapan Dokumen
Kelengkapan berkas juga berpengaruh langsung terhadap proses. Jika dokumen belum memenuhi persyaratan, pemohon mungkin perlu melakukan perbaikan atau mengajukan kembali permohonan.
Pada layanan legalisasi Kementerian Luar Negeri, pemohon perlu membuat akun, mengisi formulir, dan mengunggah foto dokumen sesuai instruksi. Setelah itu, permohonan melalui proses verifikasi sebelum pembayaran.
Karena itu, memeriksa dokumen sebelum mengajukan permohonan dapat membantu menghindari keterlambatan.
Baca Juga : Legalisir Dokumen di Kementerian Luar Negeri untuk Luar Negeri
4. Proses Verifikasi
Setelah pengajuan, instansi terkait perlu memeriksa data dan dokumen yang di sampaikan. Tahapan ini penting karena legalisasi berkaitan dengan pengesahan tanda tangan atau pejabat yang berwenang.
Apabila data sesuai, proses dapat di lanjutkan. Namun, jika terdapat masalah pada dokumen, pemohon dapat memperoleh pemberitahuan untuk memperbaiki atau melengkapi berkas.
Baca Juga : Legalisir Dokumen di Kedutaan Besar: Syarat dan Prosedurnya
5. Penerjemahan Dokumen
Beberapa negara atau lembaga penerima dapat meminta dokumen dalam bahasa tertentu. Dalam kondisi tersebut, pemohon mungkin perlu menyiapkan terjemahan resmi atau terjemahan tersumpah.
Tahap penerjemahan tentu dapat menambah waktu keseluruhan. Karena itu, sebaiknya periksa kebutuhan bahasa dokumen sejak awal.
Dengan begitu, proses penerjemahan dapat berjalan bersamaan dengan persiapan tahapan lainnya jika memungkinkan.
Baca Juga : Legalisir Akta Kelahiran untuk Digunakan di Luar Negeri
Berapa Lama Proses Apostille?
Apostille merupakan mekanisme yang berbeda dari legalisasi konvensional. Layanan resmi Indonesia menjelaskan bahwa Apostille berlaku untuk dokumen yang akan di gunakan di negara yang mengakui sertifikat Apostille.
Baca Juga : Legalisir Akta Nikah untuk Keperluan di Luar Negeri
Karena itu, pemohon perlu memastikan terlebih dahulu apakah negara tujuan termasuk negara yang menerima Apostille.
Selain itu, dokumen yang akan di ajukan perlu memenuhi persyaratan, termasuk pengesahan oleh pejabat publik pada instansi, lembaga, atau kantor penerbit dokumen sesuai ketentuan layanan.
Jadi, ketika menghitung waktu, jangan hanya memperhatikan proses penerbitan sertifikat Apostille. Perhitungkan pula waktu untuk menyiapkan dan mengesahkan dokumen sebelum pengajuan.
Baca Juga : Legalisir Akta Cerai untuk Digunakan di Luar Negeri
Berapa Lama Proses Legalisasi Non-Apostille?
Untuk negara tujuan non-Apostille, alurnya dapat melibatkan lebih banyak tahapan. Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa setelah memperoleh stiker legalisasi dari Kementerian Hukum, pemohon dapat mengajukan legalisasi pada Kementerian Luar Negeri melalui aplikasi STEMPEL ASLI.
Baca Juga : Legalisir Ijazah untuk Keperluan Studi atau Kerja di Luar Negeri
Setelah permohonan di verifikasi dan di setujui, pemohon memperoleh pemberitahuan untuk melakukan pembayaran. Selanjutnya, pemohon mengikuti mekanisme pengambilan legalisasi sesuai layanan yang tersedia.
Karena terdapat beberapa tahapan, waktu keseluruhan dapat lebih panjang di bandingkan satu layanan yang berdiri sendiri.
Baca Juga : Legalisir SKCK untuk Keperluan Visa dan Kerja di Luar Negeri
Apakah Legalisasi Bisa Selesai dalam Satu Hari?
Jawabannya bergantung pada jenis layanan dan tempat proses di lakukan. Beberapa perwakilan Indonesia di luar negeri memang mencantumkan layanan tertentu dengan waktu penyelesaian satu hari kerja. Namun, hal tersebut tidak berarti seluruh rangkaian legalisasi dokumen internasional dari Indonesia selalu selesai dalam satu hari.
Misalnya, dokumen mungkin masih memerlukan pengesahan awal, penerjemahan, atau legalisasi tambahan. Jika tahap tersebut belum selesai, proses pada tahap berikutnya tentu belum dapat berjalan.
Baca Juga : Legalisir Surat Kuasa untuk Digunakan di Luar Negeri
Kapan Sebaiknya Mengurus Legalisasi Dokumen?
Sebaiknya proses di mulai jauh sebelum dokumen di butuhkan. Langkah ini sangat penting apabila dokumen akan di gunakan untuk keperluan yang memiliki tenggat waktu.
Baca Juga : Legalisir Dokumen Perusahaan untuk Keperluan Bisnis Internasional
Misalnya, mahasiswa yang akan mendaftar universitas luar negeri sebaiknya tidak menunggu sampai mendekati batas pendaftaran. Begitu juga dengan pekerja yang membutuhkan dokumen untuk proses pekerjaan atau visa.
Selain itu, orang yang akan menikah di luar negeri perlu memperhatikan ketentuan dokumen dari negara tujuan sejak awal.
Baca Juga : Legalisir Dokumen Untuk Visa: Apa Saja yang Diperlukan?
Tahapan Umum yang Memengaruhi Waktu Pengurusan
Secara sederhana, proses dapat meliputi beberapa tahap berikut:
- Menentukan negara tujuan.
- Memeriksa persyaratan dokumen.
- Menyiapkan dokumen asli.
- Melakukan pengesahan awal jika di perlukan.
- Menentukan jalur Apostille atau non-Apostille.
- Mengajukan permohonan.
- Menunggu proses verifikasi.
- Melakukan pembayaran sesuai ketentuan.
- Mengambil atau menerima hasil legalisasi.
- Melakukan legalisasi tambahan pada perwakilan negara tujuan jika memang di persyaratkan.
Namun, tidak semua pemohon harus melewati seluruh tahapan tersebut. Jalurnya bergantung pada jenis dokumen dan negara tujuan.
Baca Juga : Legalisir Dokumen untuk Studi di Luar Negeri: Syarat Tahapannya
Tips Agar Proses Legalisasi Tidak Terlambat
Agar proses berjalan lebih lancar, lakukan beberapa persiapan berikut.
Pertama, tentukan negara tujuan sebelum mengurus dokumen. Kedua, cari tahu apakah negara tersebut menggunakan Apostille atau jalur legalisasi lainnya.
Selanjutnya, periksa masa berlaku dokumen apabila jenis dokumen tersebut memiliki batas penggunaan. Kemudian, pastikan nama dan data pada dokumen sesuai dengan paspor atau identitas yang di gunakan.
Selain itu, siapkan terjemahan apabila negara tujuan memintanya. Jangan lupa menyimpan salinan digital seluruh dokumen dan bukti pengajuan.
Baca Juga : Jasa Legalisir Dokumen Internasional: Proses dan Konsultasi
Mengapa Sebaiknya Tidak Mengurus di Saat Terakhir?
Mengurus legalisasi terlalu dekat dengan batas waktu dapat menimbulkan risiko administratif. Jika dokumen mengalami masalah, pemohon mungkin membutuhkan waktu tambahan untuk memperbaikinya.
Selain itu, hari libur nasional, perubahan jadwal layanan, antrean, atau kebutuhan pengesahan tambahan dapat memengaruhi waktu penyelesaian.
Karena itu, membuat jadwal pengurusan sendiri menjadi langkah yang cukup penting. Sisihkan waktu cadangan agar proses tetap memiliki ruang apabila terjadi kendala.
Berapa Lama Proses Legalisir Dokumen Internasional? Jawabannya bergantung pada jenis dokumen, negara tujuan, kelengkapan persyaratan, jalur Apostille atau non-Apostille, proses verifikasi, serta tahapan tambahan yang mungkin di minta oleh negara tujuan.
Beberapa layanan tertentu dapat memiliki waktu penyelesaian singkat, tetapi waktu tersebut tidak selalu mencerminkan total waktu yang di perlukan sejak dokumen pertama kali di siapkan hingga benar-benar siap di gunakan di luar negeri. Karena itu, pemohon perlu menghitung seluruh tahapan secara menyeluruh.
Dengan menyiapkan dokumen lebih awal dan memastikan jalur legalisasi sejak awal, Anda dapat mengurangi risiko keterlambatan. Jika Anda belum mengetahui berapa lama proses yang di butuhkan untuk dokumen Anda, konsultasi terlebih dahulu dapat membantu menentukan tahapan yang perlu di persiapkan.
Masih bingung berapa lama proses legalisir dokumen internasional untuk ijazah, akta kelahiran, buku nikah, SKCK, dokumen perusahaan, atau dokumen lainnya?
Konsultasikan kebutuhan Anda berdasarkan jenis dokumen dan negara tujuan agar persiapan proses dapat di lakukan dengan lebih terarah.
Konsultasi Proses Legalisir Dokumen Internasional
