Ijazah merupakan dokumen penting yang membuktikan seseorang telah menyelesaikan pendidikan pada jenjang tertentu. Namun, ketika seseorang ingin melanjutkan pendidikan, melamar pekerjaan, mengurus beasiswa, atau memenuhi persyaratan administrasi luar negeri, ijazah terkadang membutuhkan pengesahan tambahan. Salah satu proses yang dapat membantu memenuhi kebutuhan tersebut adalah apostille.

Lantas, apakah ijazah bisa diapostille? Jawabannya, ya, ijazah dapat diajukan untuk apostille di Indonesia, selama dokumen tersebut memenuhi ketentuan yang berlaku dan tujuan penggunaannya sesuai dengan mekanisme apostille. Kementerian Hukum Republik Indonesia menyediakan layanan apostille untuk dokumen publik, termasuk dokumen pendidikan yang memenuhi persyaratan autentikasi.

DAFTAR ISI

Meskipun demikian, pemohon perlu memahami bahwa apostille bukan sekadar menempelkan stiker pada ijazah. Ada tahapan pemeriksaan, verifikasi tanda tangan pejabat, serta persyaratan administratif yang perlu pemohon penuhi. Oleh karena itu, persiapan yang tepat akan membantu memperlancar proses pengurusan.

Baca juga : Dokumen Apa Saja yang Bisa Diapostille? Panduan Lengkap

Apa Itu Apostille Ijazah?

Apostille ijazah merupakan proses pengesahan autentikasi dokumen pendidikan agar pemiliknya dapat menggunakan dokumen tersebut pada negara lain yang menerima apostille. Melalui proses ini, otoritas berwenang memverifikasi tanda tangan pejabat, kapasitas pejabat yang menandatangani dokumen, serta cap atau segel resmi yang terkait dengan dokumen tersebut.

Dengan demikian, apostille membantu otoritas negara tujuan memeriksa keaslian formal dokumen tanpa harus menjalani rangkaian legalisasi berjenjang seperti mekanisme tradisional.

Namun, pemohon perlu memahami satu hal penting. Apostille tidak membuktikan bahwa isi ijazah pasti benar, tidak menjamin penerimaan seseorang pada universitas tertentu, dan tidak otomatis menyetarakan gelar akademik. Sebaliknya, apostille berfokus pada autentikasi formal tanda tangan, cap, atau segel sesuai ketentuan yang berlaku.

Sebagai contoh, seseorang ingin melanjutkan kuliah di luar negeri. Universitas tujuan meminta ijazah yang telah memperoleh apostille. Dalam kondisi tersebut, pemohon perlu memeriksa persyaratan universitas, menyiapkan ijazah, kemudian mengikuti prosedur pengajuan melalui layanan resmi pemerintah.

Baca juga : Apakah Transkrip Nilai Bisa Diapostille? Ini Penjelasannya

Apakah Semua Jenis Ijazah Bisa Diapostille?

Pada prinsipnya, dokumen pendidikan termasuk kategori dokumen yang dapat pemohon ajukan untuk apostille. Akan tetapi, kelayakan setiap dokumen tetap bergantung pada bentuk dokumen, asal penerbit, tanda tangan pejabat, serta hasil pemeriksaan otoritas yang berwenang.

Berikut beberapa jenis dokumen pendidikan yang dapat pemohon konsultasikan untuk kebutuhan apostille.

1. Ijazah SMA atau SMK

Lulusan SMA atau SMK mungkin membutuhkan apostille ketika ingin melanjutkan pendidikan, mengikuti program pelatihan, atau memenuhi persyaratan tertentu pada lembaga luar negeri. Pemohon perlu memastikan bahwa dokumen memenuhi ketentuan autentikasi sebelum mengajukan permohonan.

2. Ijazah Diploma

Pemilik ijazah D1, D2, D3, atau D4 dapat memeriksa kebutuhan apostille sesuai tujuan penggunaannya. Selain ijazah, lembaga penerima mungkin meminta transkrip nilai atau dokumen pendukung lainnya.

Baca juga : Apakah Akta Kelahiran Bisa Diapostille? Syarat dan Prosedurnya

3. Ijazah Sarjana

Ijazah S1 sering menjadi salah satu dokumen utama untuk pendaftaran program pascasarjana, beasiswa, atau proses rekrutmen profesional di luar negeri. Oleh sebab itu, pemohon sebaiknya memeriksa persyaratan negara dan institusi tujuan sejak awal.

4. Ijazah Magister dan Doktor

Lulusan S2 dan S3 juga dapat memerlukan apostille ketika mengikuti penelitian, melamar posisi akademik, atau mengurus penerimaan pada institusi internasional. Selain ijazah, dokumen seperti transkrip nilai, surat keterangan kelulusan, dan sertifikat pendukung mungkin memerlukan proses tersendiri.

5. Transkrip Nilai dan Dokumen Pendidikan Lainnya

Selain ijazah, transkrip nilai dan dokumen pendidikan lain juga dapat memenuhi kategori dokumen yang relevan untuk apostille. Namun, setiap dokumen memiliki pemeriksaan dan persyaratan tersendiri. Karena itu, jangan menganggap apostille pada ijazah otomatis mencakup seluruh dokumen pendukung.

Untuk memastikan kelayakan dokumen, pemohon dapat memeriksa daftar persyaratan pada portal resmi layanan apostille Kementerian Hukum.

Baca juga : Apakah Akta Perkawinan Bisa Diapostille? Panduan Lengkap

Apa Saja Syarat Apostille Ijazah?

Sebelum mengajukan permohonan, pemohon perlu menyiapkan dokumen secara cermat. Kelengkapan berkas membantu petugas melakukan pemeriksaan dan mengurangi risiko penolakan akibat ketidaksesuaian data.

Berikut persyaratan umum yang perlu pemohon perhatikan.

1. Ijazah yang Sah dan Jelas

Siapkan ijazah asli atau dokumen resmi sesuai ketentuan layanan. Pastikan nama pemilik, nama institusi pendidikan, nomor ijazah, tanggal penerbitan, serta informasi lainnya terlihat jelas.

Selain itu, periksa kondisi fisik ijazah. Hindari mengubah, menghapus, atau menambahkan informasi pada dokumen karena tindakan tersebut dapat menimbulkan masalah saat verifikasi.

2. Dokumen yang Memenuhi Ketentuan Autentikasi

Layanan apostille mensyaratkan dokumen resmi Indonesia yang akan pemohon gunakan di luar negeri. Dokumen tersebut juga perlu memenuhi ketentuan autentikasi oleh pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit.

Karena itu, pemohon perlu memeriksa apakah ijazah sudah memiliki tanda tangan atau pengesahan yang dapat petugas verifikasi. Jika belum, hubungi sekolah, perguruan tinggi, atau instansi terkait untuk memperoleh petunjuk mengenai prosedur yang sesuai.

Baca juga : Apakah Akta Cerai Bisa Diapostille? Syarat & Cara Pengurusannya

3. Identitas Pemohon

Siapkan KTP atau identitas lain yang memenuhi persyaratan layanan. Data identitas harus sesuai dengan informasi pemohon pada sistem pengajuan.

Jika terdapat perbedaan nama antara KTP dan ijazah, siapkan dokumen pendukung yang menjelaskan perbedaan tersebut. Misalnya, surat keterangan perubahan nama atau dokumen resmi lain yang relevan.

4. Hasil Pindaian Dokumen

Pemohon perlu menyiapkan hasil pindai atau scan dokumen dengan kualitas yang baik. Pastikan seluruh bagian penting terlihat jelas, termasuk tanda tangan, cap, nomor dokumen, dan informasi institusi pendidikan.

Selain itu, periksa kembali format berkas dan ukuran file sesuai ketentuan pada portal layanan. Scan yang buram atau terpotong dapat menghambat proses verifikasi.

5. Dokumen Pendukung Jika Petugas Memerlukannya

Dalam kondisi tertentu, petugas mungkin memerlukan dokumen tambahan untuk memastikan keabsahan tanda tangan atau kewenangan pejabat yang menerbitkan dokumen. Oleh karena itu, simpan transkrip nilai, surat keterangan kampus, atau surat pendukung lain jika relevan.

Persyaratan tambahan dapat berbeda menurut jenis dokumen dan hasil pemeriksaan. Jadi, pemohon sebaiknya tidak menganggap semua ijazah memiliki prosedur identik.

Baca juga : Apakah Akta Notaris Bisa Diapostille? Jenis dan Persyaratannya

Cara Mengurus Apostille Ijazah di Indonesia

Secara umum, pengurusan apostille melibatkan persiapan dokumen, pengajuan elektronik, verifikasi, pembayaran, serta pencetakan sertifikat atau stiker apostille. Berikut langkah yang dapat Anda ikuti.

1. Tentukan Negara Tujuan

Pertama, pastikan negara tujuan menerima apostille. Mekanisme ini berlaku untuk negara peserta Konvensi Apostille sesuai ketentuan yang berlaku.

Selanjutnya, tanyakan kepada universitas, perusahaan, lembaga beasiswa, atau instansi penerima mengenai bentuk dokumen yang mereka perlukan. Sebab, sebagian institusi mungkin meminta terjemahan tersumpah, transkrip nilai, atau dokumen tambahan selain ijazah.

2. Periksa Persyaratan dari Instansi Penerbit Ijazah

Kedua, hubungi sekolah atau perguruan tinggi yang menerbitkan ijazah. Tanyakan apakah tanda tangan pejabat pada dokumen telah memenuhi kebutuhan autentikasi untuk apostille.

Jika perlu, mintalah petunjuk mengenai surat keterangan atau pengesahan tambahan. Langkah ini penting terutama jika ijazah lama, dokumen mengalami perubahan format, atau pejabat penandatangan sudah tidak menjabat.

3. Siapkan Dokumen Digital

Berikutnya, pindai ijazah dan identitas pemohon. Pastikan file memuat informasi secara lengkap dan tidak menampilkan bagian yang buram.

Kemudian, beri nama file secara teratur agar Anda mudah mengenali setiap dokumen. Sebagai contoh, gunakan nama seperti Ijazah_S1.pdf atau KTP_Pemohon.pdf, sepanjang format tersebut sesuai dengan ketentuan portal.

Baca juga : Apakah Surat Kuasa Bisa Diapostille? Syarat dan Prosedurnya

4. Ajukan Permohonan melalui Portal Resmi

Pemohon dapat memulai proses melalui layanan elektronik resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum.

Perhatikan bahwa pemerintah telah mengumumkan peralihan layanan apostille dan legalisasi ke sistem layanan AHU yang baru. Karena itu, ikuti petunjuk pendaftaran, pembaruan akun, dan pengajuan yang tampil pada portal tersebut.

Setelah masuk ke sistem, pilih layanan yang sesuai, isi informasi pemohon, unggah dokumen, lalu periksa seluruh data sebelum mengirim permohonan.

5. Tunggu Proses Verifikasi

Setelah pengajuan terkirim, otoritas berwenang akan memeriksa dokumen dan informasi yang pemohon sampaikan. Pemeriksaan tersebut bertujuan memastikan bahwa tanda tangan, kapasitas pejabat, serta cap atau segel resmi memenuhi ketentuan autentikasi.

Jika petugas menemukan ketidaksesuaian, pemohon mungkin perlu memperbaiki data atau melengkapi dokumen. Oleh sebab itu, pantau status permohonan secara berkala dan tanggapi permintaan perbaikan sesuai petunjuk.

Baca juga : Dokumen Perusahaan Apa Saja yang Bisa Diapostille?

6. Lakukan Pembayaran Setelah Persetujuan

Jika permohonan memenuhi persyaratan dan memperoleh persetujuan, ikuti petunjuk pembayaran yang muncul pada sistem. Simpan bukti pembayaran karena Anda mungkin memerlukannya saat mengambil hasil layanan.

Jangan melakukan pembayaran kepada pihak yang tidak jelas. Gunakan informasi biaya dan kanal pembayaran resmi agar transaksi lebih aman.

7. Cetak Sertifikat atau Stiker Apostille

Setelah memenuhi ketentuan pembayaran, ikuti instruksi untuk mencetak atau mengambil sertifikat maupun stiker apostille pada lokasi layanan yang berwenang.

Bawa dokumen dan bukti yang petugas minta. Selanjutnya, periksa kembali hasil apostille, nomor sertifikat, serta kesesuaian data sebelum meninggalkan loket.

Dengan mengikuti setiap tahapan tersebut, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan administratif selama proses pengurusan.

Baca juga : Apakah Surat Keterangan Bisa Diapostille?

Berapa Biaya Apostille Ijazah?

Biaya apostille menjadi salah satu hal yang perlu pemohon perhitungkan sejak awal. Namun, total pengeluaran tidak selalu sama karena kebutuhan setiap pemohon dapat berbeda.

Pemohon sebaiknya memisahkan beberapa komponen biaya berikut.

Biaya layanan apostille resmi: ikuti tarif Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada sistem pemerintah.
Biaya pengesahan tambahan: mungkin muncul jika dokumen membutuhkan pengesahan dari instansi penerbit atau pihak lain.
Biaya penerjemahan tersumpah: berlaku apabila negara tujuan atau institusi penerima meminta terjemahan resmi.
Biaya pengiriman dan transportasi: bergantung pada lokasi pemohon serta metode pengambilan dokumen.
Biaya jasa konsultasi atau bantuan administrasi: berlaku jika pemohon menggunakan penyedia jasa untuk membantu proses pengurusan.

Sebagai catatan, Permenkum Nomor 50 Tahun 2025 mengatur layanan apostille dan mulai berlaku pada 17 Desember 2025. Peraturan tersebut menggantikan ketentuan sebelumnya. Karena itu, gunakan informasi tarif dan prosedur terbaru dari portal resmi, bukan hanya mengandalkan artikel lama.

Baca juga : Dokumen Apa yang Tidak Bisa Diapostille? Penyebab & Solusinya

Berapa Lama Proses Apostille Ijazah?

Lama proses apostille bergantung pada kelengkapan dokumen, hasil verifikasi, kebutuhan autentikasi tambahan, dan antrean layanan. Oleh karena itu, tidak ada satu estimasi waktu yang dapat menjamin semua permohonan selesai pada hari yang sama.

Jika dokumen sudah memenuhi persyaratan, proses dapat berjalan lebih lancar. Sebaliknya, perbedaan nama, tanda tangan yang sulit diverifikasi, atau dokumen pendukung yang belum lengkap dapat memperpanjang waktu pengurusan.

Untuk mengantisipasi keterlambatan, ajukan permohonan jauh sebelum batas akhir pendaftaran kuliah, beasiswa, atau rekrutmen kerja. Selain itu, jangan menunggu hingga beberapa hari menjelang keberangkatan untuk memeriksa persyaratan dokumen.

Apakah Ijazah Harus Diterjemahkan Sebelum Apostille?

Tidak semua kebutuhan apostille mengharuskan pemohon menerjemahkan ijazah terlebih dahulu. Keputusan tersebut bergantung pada persyaratan negara tujuan dan institusi yang menerima dokumen.

Misalnya, universitas di luar negeri meminta ijazah asli berbahasa Indonesia beserta terjemahan bahasa Inggris oleh penerjemah tersumpah. Dalam kondisi tersebut, pemohon perlu memastikan urutan pengesahan yang tepat.

Sebagian kebutuhan mungkin memerlukan apostille pada dokumen asli, sedangkan kebutuhan lain mungkin melibatkan dokumen terjemahan yang memenuhi persyaratan tersendiri. Oleh sebab itu, tanyakan terlebih dahulu apakah pihak penerima meminta apostille pada ijazah asli, hasil terjemahan, atau keduanya.

Langkah ini membantu Anda menghindari biaya tambahan akibat menerjemahkan atau mengesahkan dokumen yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Apa Perbedaan Apostille dan Legalisasi Ijazah?

Apostille dan legalisasi sama-sama berkaitan dengan autentikasi dokumen untuk penggunaan lintas negara. Namun, mekanisme dan cakupan penerapannya berbeda.

Apostille memungkinkan dokumen memenuhi persyaratan autentikasi formal untuk negara peserta Konvensi Apostille. Sebaliknya, dokumen yang menuju negara di luar mekanisme tersebut mungkin memerlukan prosedur legalisasi lain, sesuai ketentuan negara tujuan.

Karena itu, jangan langsung memilih layanan hanya berdasarkan istilah yang tercantum pada informasi umum. Periksa negara tujuan, jenis dokumen, serta instruksi dari lembaga penerima.

Mengapa Permohonan Apostille Ijazah Bisa Mengalami Kendala?

Ada beberapa faktor yang dapat menghambat proses pengurusan apostille. Memahami faktor tersebut membantu pemohon menyiapkan dokumen secara lebih teliti.

Pertama, hasil scan mungkin kurang jelas sehingga petugas kesulitan memeriksa informasi. Kedua, tanda tangan atau cap pada dokumen mungkin membutuhkan verifikasi tambahan. Ketiga, data identitas pemohon bisa berbeda dari data pada ijazah.

Selain itu, pemohon mungkin memilih jenis layanan yang tidak sesuai dengan negara tujuan. Kesalahan lain dapat muncul ketika pemohon belum memenuhi persyaratan dari institusi penerbit atau belum menyiapkan dokumen pendukung yang diperlukan.

Untuk mengurangi risiko tersebut, lakukan pemeriksaan dokumen sebelum mengajukan permohonan. Jika Anda menemukan masalah, hubungi instansi penerbit ijazah atau mintalah bantuan konsultasi agar memperoleh arahan sesuai kondisi dokumen.

Apakah Bisa Menggunakan Jasa Pengurusan Apostille Ijazah?

Ya, pemohon dapat menggunakan jasa konsultasi atau bantuan administrasi untuk mempersiapkan pengurusan apostille ijazah. Layanan ini bermanfaat bagi orang yang memiliki keterbatasan waktu, belum memahami prosedur, atau membutuhkan bantuan untuk memeriksa kelengkapan dokumen.

Penyedia jasa dapat membantu memeriksa berkas, menjelaskan persyaratan, memberikan arahan mengenai tahapan pengajuan, serta membantu pemohon memahami kebutuhan penerjemahan atau autentikasi tambahan.

Namun, pemohon tetap perlu memilih penyedia jasa secara cermat. Pastikan penyedia jasa menjelaskan biaya, ruang lingkup bantuan, dan estimasi waktu secara transparan. Selain itu, hindari pihak yang menjanjikan kelulusan apostille tanpa pemeriksaan atau menawarkan dokumen yang tidak sah.

Perlu Anda pahami pula bahwa keputusan akhir tetap berada pada otoritas pemerintah yang berwenang. Jasa konsultasi membantu persiapan administrasi, bukan menggantikan kewenangan petugas dalam memverifikasi dokumen.