Akta notaris merupakan dokumen hukum yang memiliki peran penting dalam berbagai urusan pribadi maupun bisnis. Misalnya, seseorang mungkin membutuhkan akta pendirian perusahaan untuk membuka usaha di luar negeri. Selain itu, pasangan yang menikah di Indonesia dapat memerlukan dokumen notaris untuk mengurus kepentingan keluarga di negara lain. Begitu pula dengan pengusaha yang ingin menjalin kerja sama internasional atau investor yang perlu membuktikan keabsahan dokumen hukum perusahaannya.
Namun, penggunaan akta notaris di luar negeri sering menimbulkan pertanyaan: apakah akta notaris bisa diapostille? Apa saja jenis akta yang memenuhi persyaratan, dan bagaimana cara mengurusnya agar negara tujuan dapat menerima dokumen tersebut?
Jawabannya, akta notaris pada prinsipnya dapat mengajukan Apostille, karena dokumen yang berasal dari notaris termasuk dalam kategori dokumen yang tercakup dalam layanan Apostille Indonesia. Meski demikian, setiap permohonan tetap harus memenuhi ketentuan administrasi dan melewati proses verifikasi oleh pihak berwenang.
Oleh karena itu, pemohon perlu memahami jenis akta, persyaratan, prosedur, serta ketentuan negara tujuan sebelum memulai pengurusan. Dengan persiapan yang tepat, proses administrasi dapat berjalan lebih terarah dan risiko penolakan akibat kekurangan dokumen dapat berkurang.
Baca juga : Dokumen Apa Saja yang Bisa Diapostille? Panduan Lengkap
Apa Itu Apostille Akta Notaris?
Apostille merupakan bentuk pengesahan yang membantu membuktikan keaslian tanda tangan pejabat, cap, atau segel resmi pada dokumen publik. Di Indonesia, Kementerian Hukum menyelenggarakan layanan ini melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum atau Ditjen AHU.
Secara sederhana, Apostille membantu instansi luar negeri memeriksa keaslian formal dokumen Indonesia tanpa harus melalui rangkaian legalisasi berjenjang seperti pada prosedur konvensional untuk negara yang menerima Apostille.
Namun, ada satu hal penting yang perlu pemohon pahami. Apostille tidak membuktikan bahwa seluruh isi akta benar, tidak menilai keabsahan setiap transaksi, dan tidak otomatis menjamin penerimaan dokumen oleh semua instansi luar negeri. Pengesahan ini berfokus pada tanda tangan, cap, segel, atau kewenangan pejabat sesuai ketentuan yang berlaku.
Sebagai contoh, seseorang hendak menggunakan akta pendirian perusahaan Indonesia untuk mengurus hubungan bisnis di negara anggota Konvensi Apostille. Dalam situasi tersebut, pemohon dapat memeriksa apakah akta tersebut memenuhi persyaratan layanan dan apakah instansi penerima menghendaki Apostille pada akta asli, salinan resmi, atau dokumen pendukung lainnya.
Selain itu, pemohon perlu memastikan bahwa negara tujuan mengakui Apostille dan jenis dokumen tersebut memenuhi ketentuan yang berlaku. Dengan demikian, pemohon tidak sekadar mengejar pengesahan, tetapi juga memastikan bahwa dokumen sesuai dengan kebutuhan hukum di negara tujuan.
Baca juga : Apakah Ijazah Bisa Diapostille? Syarat dan Cara Mengurusnya
Jenis Akta Notaris yang Dapat Mengajukan Apostille
Tidak semua dokumen yang berkaitan dengan notaris otomatis memperoleh persetujuan. Pihak berwenang tetap memeriksa bentuk dokumen, tanda tangan, cap, serta persyaratan administrasinya. Berikut beberapa jenis akta yang dapat pemohon konsultasikan untuk pengurusan Apostille.
1. Akta Pendirian Perusahaan
Akta pendirian perusahaan memuat informasi mengenai pembentukan badan usaha, identitas pendiri, struktur perusahaan, serta ketentuan dasar organisasi. Dokumen ini dapat muncul dalam kebutuhan ekspansi usaha, kerja sama internasional, pembukaan rekening bisnis, atau administrasi perusahaan lintas negara.
Meskipun demikian, pemohon perlu memeriksa kebutuhan instansi penerima. Terkadang, pihak luar negeri juga meminta dokumen registrasi perusahaan, anggaran dasar terbaru, bukti kewenangan direksi, atau terjemahan resmi.
2. Akta Perubahan Perusahaan
Perusahaan dapat membuat akta perubahan ketika terjadi perubahan nama, alamat, susunan pengurus, modal, atau ketentuan lain yang memerlukan akta notaris. Dalam urusan internasional, dokumen tersebut mungkin berfungsi sebagai bukti perubahan data perusahaan.
Oleh sebab itu, pemohon perlu menentukan akta mana yang benar-benar diperlukan. Jika instansi luar negeri meminta informasi terbaru, akta perubahan yang relevan mungkin lebih sesuai daripada hanya mengandalkan akta pendirian lama.
Baca juga : Apakah Transkrip Nilai Bisa Diapostille? Ini Penjelasannya
3. Akta Perjanjian
Akta notaris dapat memuat perjanjian tertentu antara dua pihak atau lebih. Contohnya meliputi perjanjian kerja sama, perjanjian utang piutang, perjanjian investasi, serta perjanjian lain yang memenuhi ketentuan hukum.
Dalam konteks internasional, dokumen semacam ini dapat mendukung proses bisnis atau kepentingan hukum perdata. Namun, pemohon tetap perlu memeriksa apakah negara tujuan membutuhkan Apostille atas akta tersebut atau meminta bentuk pengesahan lain sesuai aturan setempat.
4. Akta Kuasa Notaris
Surat atau akta kuasa dapat membantu seseorang memberikan kewenangan kepada pihak lain untuk melakukan tindakan tertentu. Misalnya, pemilik perusahaan memberikan kuasa kepada perwakilannya untuk menangani administrasi di luar negeri.
Sebelum mengajukan Apostille, pastikan isi kuasa sesuai dengan kebutuhan penerima, identitas pemberi dan penerima kuasa benar, serta masa berlaku dan ruang lingkup kewenangannya memenuhi ketentuan yang relevan.
Baca juga : Apakah Akta Kelahiran Bisa Diapostille? Syarat dan Prosedurnya
5. Akta Pernyataan dan Dokumen Notaris Lainnya
Notaris juga dapat membuat akta pernyataan atau dokumen lain sesuai kewenangannya. Dokumen tersebut mungkin berkaitan dengan pernyataan pribadi, kepentingan keluarga, kegiatan usaha, atau kebutuhan administrasi lintas negara.
Namun, jenis dokumen yang dapat mengajukan Apostille bergantung pada karakter dokumen dan ketentuan layanan. Karena itu, pemohon sebaiknya tidak menganggap semua surat yang pernah memperoleh tanda tangan notaris pasti memenuhi syarat.
6. Salinan Resmi atau Dokumen yang Berkaitan dengan Akta
Dalam beberapa urusan, instansi luar negeri mungkin meminta salinan resmi akta, bukan dokumen asli. Akan tetapi, pemohon harus membedakan salinan biasa, salinan resmi yang dikeluarkan notaris, dan dokumen yang telah memperoleh pengesahan sesuai ketentuan.
Ketiganya tidak selalu memiliki kedudukan administrasi yang sama. Oleh karena itu, tanyakan terlebih dahulu bentuk dokumen yang diterima oleh instansi tujuan sebelum memilih jenis pengajuan Apostille.
Baca juga : Apakah Akta Perkawinan Bisa Diapostille? Panduan Lengkap
Persyaratan Apostille Akta Notaris
Persyaratan merupakan bagian penting dalam pengurusan Apostille. Dokumen yang lengkap membantu petugas memeriksa kesesuaian informasi dan keaslian tanda tangan atau cap. Sebaliknya, ketidaksesuaian data dapat menimbulkan permintaan perbaikan atau penolakan.
Secara umum, pemohon perlu menyiapkan beberapa hal berikut.
1. Akta Notaris yang Akan Digunakan di Luar Negeri
Siapkan akta yang sesuai dengan tujuan penggunaan dokumen. Pastikan seluruh halaman tersedia, tulisan dapat terbaca, dan dokumen tidak mengalami kerusakan yang mengganggu pemeriksaan.
Selain itu, periksa kembali nama, nomor akta, tanggal pembuatan, identitas pihak terkait, serta informasi lain yang tercantum dalam dokumen.
2. Identitas Pemohon
Pemohon perlu menyiapkan identitas yang berlaku, seperti KTP bagi warga negara Indonesia. Data identitas harus sesuai dengan informasi yang pemohon cantumkan pada formulir permohonan.
Jika perusahaan mengurus Apostille melalui perwakilan, pastikan pihak yang mengajukan memiliki kewenangan yang sesuai.
Baca juga : Apakah Akta Cerai Bisa Diapostille? Syarat & Cara Pengurusannya
3. Dokumen Pendukung dan Surat Kuasa
Apabila pemohon menunjuk orang lain untuk mengurus permohonan, siapkan surat kuasa serta identitas pihak yang menerima kuasa sesuai persyaratan layanan. Dengan demikian, petugas dapat memeriksa hubungan kewenangan antara pemohon dan perwakilannya.
Untuk dokumen perusahaan, pemohon juga sebaiknya menyiapkan dokumen pendukung yang berkaitan dengan kebutuhan penerima, jika memang diperlukan.
4. Hasil Pindaian Dokumen
Layanan Apostille menggunakan pengajuan elektronik. Oleh karena itu, pemohon perlu menyiapkan hasil pindai dokumen yang jelas, lengkap, dan sesuai dengan dokumen yang akan diajukan.
Pastikan seluruh halaman penting terlihat. Hindari hasil pindai yang buram, terpotong, miring, atau menutupi tanda tangan dan cap.
Baca juga : Apakah Surat Kuasa Bisa Diapostille? Syarat dan Prosedurnya
5. Informasi Negara Tujuan
Pemohon perlu mengetahui negara tempat penggunaan akta. Informasi ini penting karena layanan Apostille berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat Apostille sesuai ketentuan Konvensi.
Selain itu, pemohon perlu memeriksa persyaratan instansi penerima. Beberapa pihak mungkin meminta terjemahan tersumpah, salinan tertentu, atau dokumen tambahan untuk keperluan administratif mereka.
6. Data Notaris dan Akta
Pastikan informasi mengenai notaris, nomor akta, tanggal pembuatan, serta instansi atau pejabat yang terkait tercantum secara akurat. Selanjutnya, cocokkan informasi tersebut dengan dokumen asli sebelum mengirim permohonan.
Ditjen AHU akan memeriksa kesesuaian informasi serta tanda tangan, cap, atau segel resmi sesuai mekanisme verifikasi yang berlaku.
Baca juga : Dokumen Perusahaan Apa Saja yang Bisa Diapostille?
Cara Mengurus Apostille Akta Notaris
Setelah menyiapkan dokumen, pemohon dapat mengikuti tahapan pengurusan berikut.
1. Periksa Kebutuhan Negara Tujuan
Pertama, tanyakan kepada instansi penerima mengenai jenis akta yang mereka perlukan. Pastikan mereka menerima Apostille dan jelaskan apakah mereka meminta akta asli, salinan resmi, atau dokumen pendukung lainnya.
Langkah ini penting karena persyaratan setiap keperluan dapat berbeda.
2. Periksa Kelengkapan Akta
Selanjutnya, periksa kondisi akta dan kesesuaian datanya. Jika terdapat kesalahan penulisan atau kekurangan dokumen, konsultasikan perbaikannya kepada notaris terkait sebelum mengajukan permohonan.
Dengan begitu, pemohon dapat mengurangi risiko penundaan akibat dokumen yang tidak sesuai.
3. Ajukan Permohonan melalui Layanan Resmi
Gunakan portal resmi Ditjen AHU untuk mengikuti prosedur permohonan Apostille.
Sistem layanan resmi juga menyediakan informasi terkait pengajuan Apostille. Pemohon perlu mengikuti petunjuk yang muncul pada sistem, termasuk ketentuan akun dan dokumen pendukung.
4. Lengkapi Formulir dan Unggah Dokumen
Isi data pemohon, negara tujuan, jenis dokumen, informasi akta, serta data pejabat terkait sesuai formulir yang tersedia. Setelah itu, unggah hasil pindai dokumen dan persyaratan pendukung.
Sebelum melanjutkan, cocokkan kembali setiap data. Kesalahan nomor akta, nama, atau informasi notaris dapat menghambat proses verifikasi.
Baca juga : Apakah Surat Keterangan Bisa Diapostille?
5. Tunggu Hasil Verifikasi
Petugas akan memeriksa permohonan sesuai ketentuan yang berlaku. Jika permohonan memenuhi persyaratan, pemohon dapat melanjutkan ke tahap pembayaran sesuai petunjuk layanan.
Namun, jika petugas meminta perbaikan atau dokumen tambahan, segera tindak lanjuti permintaan tersebut agar proses tidak berlarut-larut.
6. Lakukan Pembayaran dan Ikuti Petunjuk Penerbitan
Setelah sistem menyetujui permohonan, ikuti petunjuk pembayaran resmi. Selanjutnya, ikuti ketentuan penerbitan atau pencetakan sertifikat Apostille sesuai arahan layanan.
Simpan bukti pembayaran dan informasi permohonan untuk mempermudah pemeriksaan status.
7. Periksa Hasil Apostille
Setelah menerima hasil layanan, cocokkan kembali data sertifikat dengan dokumen yang bersangkutan. Pastikan nama, identitas akta, serta informasi lain sesuai kebutuhan.
Terakhir, periksa apakah instansi luar negeri juga meminta terjemahan atau dokumen pendukung. Dengan demikian, pemohon dapat menyiapkan berkas untuk tahap berikutnya.
Baca juga : Dokumen Apa yang Tidak Bisa Diapostille? Penyebab & Solusinya
Berapa Biaya Apostille Akta Notaris?
Biaya Apostille bergantung pada tarif resmi yang berlaku serta kebutuhan tambahan pemohon. Sebagai acuan, standar layanan Kementerian Hukum yang dipublikasikan pada 2026 mencantumkan tarif Penerimaan Negara Bukan Pajak atau PNBP sebesar Rp150.000 per dokumen untuk layanan pencetakan sertifikat Apostille. Pemohon sebaiknya memeriksa kembali tarif dan petunjuk pembayaran pada portal resmi sebelum mengajukan permohonan.
Selain tarif resmi tersebut, pemohon mungkin perlu menyiapkan anggaran untuk kebutuhan lain, seperti:
- Jasa konsultasi dan pemeriksaan dokumen.
- Pembuatan salinan resmi apabila instansi tujuan memintanya.
- Terjemahan tersumpah ke bahasa yang sesuai.
- Pengiriman dokumen atau perjalanan ke lokasi layanan.
- Perbaikan akta apabila terdapat kekeliruan yang memerlukan tindakan notaris.
Namun, biaya tambahan tersebut tidak selalu muncul pada setiap permohonan. Oleh sebab itu, tentukan kebutuhan dokumen sejak awal agar anggaran lebih terukur.
Berapa Lama Proses Apostille Akta Notaris?
Lama proses bergantung pada kelengkapan dokumen, hasil verifikasi, serta tindak lanjut pemohon. Karena itu, tidak tepat jika semua permohonan memiliki jangka waktu penyelesaian yang sama.
Pemohon dapat mempercepat persiapan dengan memeriksa dokumen sebelum mengirim pengajuan, menggunakan hasil pindai yang jelas, serta memastikan informasi pada formulir sesuai dengan akta.
Selain itu, jangan menunggu hingga mendekati tenggat penggunaan dokumen. Jika akta akan mendukung pendaftaran perusahaan, urusan keluarga, atau proses hukum di luar negeri, sediakan waktu tambahan untuk terjemahan dan pemeriksaan oleh instansi penerima.
Penyebab Pengajuan Apostille Akta Notaris Mengalami Kendala
Beberapa kendala dapat menghambat proses pengurusan. Dengan mengenali penyebabnya, pemohon dapat menyiapkan langkah pencegahan sejak awal.
Pertama, hasil pindai tidak jelas sehingga petugas sulit memeriksa informasi pada akta. Kedua, data pemohon tidak sesuai dengan identitas atau informasi dalam dokumen. Ketiga, tanda tangan, cap, atau informasi pejabat memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.
Selain itu, pemohon mungkin mengajukan jenis dokumen yang tidak sesuai dengan kebutuhan layanan atau belum menyiapkan dokumen pendukung yang relevan. Kendala juga dapat muncul ketika pemohon belum memastikan bahwa negara tujuan menerima Apostille untuk keperluan tersebut.
Oleh karena itu, periksa persyaratan resmi sebelum mengajukan permohonan. Jika kendala berkaitan dengan akta, mintalah arahan dari notaris yang bersangkutan. Sementara itu, untuk kendala administratif, ikuti petunjuk Ditjen AHU dan perbaiki data sesuai arahan petugas.
Apakah Akta Notaris yang Sudah Diapostille Pasti Berlaku di Luar Negeri?
Tidak selalu. Apostille membantu mengesahkan aspek formal dokumen, tetapi tidak otomatis menjamin bahwa seluruh isi akta memenuhi hukum negara tujuan.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin telah memperoleh Apostille atas akta pendiriannya. Namun, otoritas negara tujuan tetap dapat meminta registrasi tambahan, terjemahan resmi, bukti kewenangan pengurus, atau dokumen lain sesuai peraturan setempat.
Demikian pula, instansi penerima dapat meminta bentuk dokumen tertentu atau menerapkan ketentuan khusus untuk penggunaan akta dalam proses hukum. Karena itu, pemohon perlu memeriksa persyaratan penerima sebelum memulai pengurusan.
Jika negara tujuan tidak menerima Apostille atau dokumen termasuk pengecualian menurut ketentuan yang berlaku, pemohon mungkin perlu menempuh mekanisme legalisasi lain. Oleh sebab itu, jangan menyamakan Apostille dengan pengesahan universal untuk semua negara dan semua jenis dokumen.
Mengapa Menggunakan Jasa Konsultasi Apostille Akta Notaris?
Pengurusan Apostille membutuhkan ketelitian, terutama ketika akta akan mendukung urusan bisnis, keluarga, atau hukum lintas negara. Kesalahan dalam menentukan jenis dokumen dapat menyebabkan pemohon mengulang tahapan administrasi.
Melalui jasa konsultasi, pemohon dapat memperoleh bantuan untuk memeriksa kebutuhan dokumen, menyiapkan berkas, memahami tahapan pengajuan, serta mengidentifikasi kebutuhan terjemahan atau legalisasi tambahan.
Selain itu, konsultasi dapat membantu pemohon memahami perbedaan antara akta asli, salinan resmi, dan dokumen pendukung. Dengan demikian, pemohon dapat menentukan langkah yang lebih tepat sebelum mengeluarkan biaya.
Meski demikian, gunakan penyedia jasa yang transparan mengenai biaya, ruang lingkup layanan, serta perkiraan waktu. Pastikan pula penyedia jasa tidak menjanjikan persetujuan secara mutlak karena keputusan akhir tetap mengikuti pemeriksaan dan ketentuan otoritas berwenang.
Pengurusan Akta Notaris untuk Apostiile
Akta notaris pada prinsipnya dapat mengajukan Apostille untuk penggunaan di luar negeri, selama dokumen memenuhi ketentuan layanan dan negara tujuan mengakui Apostille. Jenis dokumen yang dapat pemohon konsultasikan antara lain akta pendirian perusahaan, akta perubahan perusahaan, akta perjanjian, akta kuasa, serta dokumen notaris lainnya yang sesuai dengan persyaratan.
Untuk memulai pengurusan, siapkan akta yang relevan, identitas pemohon, dokumen pendukung, hasil pindai yang jelas, dan informasi negara tujuan. Selanjutnya, ajukan permohonan melalui layanan resmi Ditjen AHU dan ikuti tahapan verifikasi, pembayaran, serta penerbitan sertifikat.
Pada akhirnya, persiapan yang teliti akan membantu pemohon mengurangi risiko kesalahan administrasi. Jika masih ragu mengenai jenis akta, persyaratan, biaya, atau mekanisme legalisasi untuk negara tujuan, konsultasikan kebutuhan tersebut sebelum mengajukan permohonan.
Konsultasikan Pengurusan Apostille Dokumen Anda Sekarang
