Dalam hukum perdata, dokumen tertulis memiliki peran penting sebagai alat bukti untuk menunjukkan adanya suatu peristiwa, pernyataan, atau hubungan hukum. Namun, tidak semua dokumen mempunyai kedudukan dan kekuatan pembuktian yang sama. Dua jenis dokumen yang sering digunakan dalam perjanjian maupun transaksi adalah akta autentik dan akta di bawah tangan.
Keduanya sama-sama dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis. Perbedaannya terletak pada cara pembuatannya, keterlibatan pejabat umum, serta kekuatan pembuktiannya ketika terjadi sengketa.
Memahami perbedaan akta autentik dan akta di bawah tangan penting sebelum seseorang membuat perjanjian, memberikan kuasa, melakukan transaksi, atau menyusun dokumen hukum lainnya. Dengan begitu, para pihak dapat memilih bentuk akta yang sesuai dengan kebutuhan dan risiko hukum yang mungkin timbul.
Pengertian Akta Autentik
Akta autentik adalah akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang di tempat akta tersebut dibuat. Pengertian ini tercantum dalam Pasal 1868 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata).
Pejabat umum yang berwenang dapat berupa notaris atau pejabat lain yang diberikan kewenangan oleh peraturan perundang-undangan untuk membuat akta tertentu. Karena dibuat sesuai ketentuan hukum, akta autentik memiliki kedudukan pembuktian yang kuat.
Contoh akta autentik antara lain:
- Akta pendirian perseroan terbatas yang dibuat oleh notaris.
- Akta perjanjian tertentu yang dibuat di hadapan notaris.
- Akta jual beli tanah yang dibuat oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) sesuai kewenangannya.
- Akta hibah yang dibuat oleh pejabat berwenang sesuai ketentuan hukum.
- Akta berita acara tertentu yang dibuat oleh pejabat umum berdasarkan kewenangannya.
Untuk memahami kedudukan dokumen yang tidak dibuat oleh pejabat umum, penting juga mempelajari Pengertian Akta di Bawah Tangan dan Kedudukannya dalam Hukum Perdata.
Pengertian Akta di Bawah Tangan
Akta di bawah tangan adalah dokumen tertulis yang dibuat dan ditandatangani oleh para pihak tanpa dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang dalam bentuk akta autentik.
Ketentuan mengenai akta di bawah tangan dapat ditemukan dalam Pasal 1874 KUHPerdata. Dokumen ini dapat memuat perjanjian, pengakuan utang, pernyataan, pemberian kuasa, atau kesepakatan lain yang dibuat oleh para pihak.
Contoh akta di bawah tangan meliputi:
- Surat perjanjian kerja sama antara dua pihak.
- Perjanjian pinjam-meminjam uang.
- Surat pengakuan utang.
- Surat pernyataan tanggung jawab.
- Perjanjian sewa-menyewa yang dibuat sendiri oleh para pihak.
- Surat kuasa yang dibuat dan ditandatangani oleh pemberi kuasa.
Akta di bawah tangan tetap dapat menjadi alat bukti dalam perkara perdata. Namun, apabila tanda tangan atau kebenaran dokumen dibantah, pembuktiannya dapat memerlukan pemeriksaan lebih lanjut.
Para pihak juga dapat meminta pengesahan tanda tangan oleh notaris melalui proses legalisasi. Untuk mengetahui ketentuan yang harus dipenuhi, pelajari Syarat Pengesahan Akta di Bawah Tangan oleh Notaris.
Perbedaan Akta Autentik dan Akta di Bawah Tangan
Perbedaan utama kedua jenis akta terletak pada pihak yang membuatnya, prosedur pembentukan, dan kekuatan pembuktian menurut hukum.
Berikut perbandingan yang dapat membantu memahami karakteristik masing-masing dokumen.
| Aspek | Akta Autentik | Akta di Bawah Tangan |
|---|---|---|
| Dasar hukum | Pasal 1868 KUHPerdata | Pasal 1874 KUHPerdata |
| Pembuat | Pejabat umum yang berwenang | Para pihak sendiri atau pihak yang menyusunnya |
| Keterlibatan pejabat | Dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum | Tidak wajib melibatkan pejabat umum |
| Bentuk dokumen | Mengikuti bentuk yang ditentukan undang-undang | Lebih fleksibel selama memenuhi ketentuan hukum |
| Penandatanganan | Mengikuti prosedur dan ketentuan pejabat pembuat akta | Ditandatangani oleh para pihak |
| Kekuatan pembuktian | Memiliki kekuatan pembuktian sempurna sesuai ruang lingkupnya | Bergantung pada pengakuan atau pembuktian tanda tangan dan isinya |
| Risiko sengketa | Tetap dapat dipersoalkan jika ada cacat hukum atau pemalsuan | Lebih rentan dipersoalkan apabila tanda tangan atau isi dibantah |
| Contoh | Akta notaris dan akta PPAT | Surat perjanjian pribadi dan surat pengakuan utang |
1. Perbedaan dari Segi Pembuat Dokumen
Akta autentik harus dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang memiliki kewenangan berdasarkan undang-undang. Pejabat tersebut menjalankan tugas sesuai wilayah, jenis kewenangan, dan prosedur yang berlaku.
Sebaliknya, akta di bawah tangan dapat dibuat sendiri oleh para pihak tanpa kehadiran notaris. Para pihak menentukan isi kesepakatan berdasarkan kebutuhan, sepanjang tidak bertentangan dengan hukum.
2. Perbedaan dari Segi Prosedur Pembuatan
Pembuatan akta autentik harus mengikuti ketentuan formal yang berlaku bagi pejabat pembuatnya. Dalam pembuatan akta notaris, misalnya, terdapat ketentuan mengenai identitas penghadap, pembacaan akta, penandatanganan, saksi, dan tata cara lainnya.
Akta di bawah tangan memiliki prosedur yang lebih sederhana. Para pihak dapat menyusun dokumen, memeriksa isi kesepakatan, kemudian menandatanganinya sesuai persetujuan bersama.
3. Perbedaan dari Segi Bentuk dan Isi
Akta autentik mempunyai bentuk formal yang mengikuti peraturan perundang-undangan. Pejabat umum bertanggung jawab memastikan pembuatan akta sesuai kewenangannya dan ketentuan yang berlaku.
Sementara itu, akta di bawah tangan lebih fleksibel dalam penyusunan. Meskipun demikian, isi dokumen tetap harus jelas, tidak bertentangan dengan hukum, dan memenuhi persyaratan sahnya perjanjian apabila dokumen tersebut merupakan perjanjian.
4. Perbedaan dari Segi Kekuatan Pembuktian
Akta autentik mempunyai kekuatan pembuktian sempurna bagi para pihak dan pihak yang memperoleh hak dari mereka, sepanjang memenuhi ketentuan hukum. Akta tersebut dapat membuktikan hal-hal yang dinyatakan oleh pejabat dalam batas kewenangannya serta pernyataan para pihak yang dituangkan di dalamnya.
Akta di bawah tangan yang tanda tangannya diakui atau dianggap diakui menurut hukum juga dapat mempunyai kekuatan pembuktian yang kuat. Pasal 1875 KUHPerdata mengatur bahwa akta di bawah tangan yang diakui oleh pihak yang menandatanganinya memiliki kekuatan bukti sempurna terhadap para penanda tangan, ahli waris, dan orang-orang yang memperoleh hak dari mereka.
Kekuatan Hukum Akta Autentik
Akta autentik memiliki kekuatan pembuktian yang diakui secara khusus dalam hukum perdata. Kedudukan tersebut berasal dari proses pembuatannya yang melibatkan pejabat umum berwenang dan mengikuti bentuk yang ditetapkan undang-undang.
Secara umum, kekuatan pembuktian akta autentik mencakup tiga aspek.
1. Kekuatan Pembuktian Lahiriah
Kekuatan pembuktian lahiriah berkaitan dengan kemampuan suatu akta untuk menunjukkan dirinya sebagai akta autentik berdasarkan bentuk dan ciri formalnya.
Selama tidak terbukti sebaliknya, akta yang memenuhi ketentuan formal dapat diperlakukan sebagai akta autentik. Namun, status tersebut tetap dapat dipersoalkan apabila ditemukan cacat formal atau pelanggaran terhadap ketentuan kewenangan pejabat.
2. Kekuatan Pembuktian Formal
Kekuatan pembuktian formal berkaitan dengan kebenaran formal mengenai hal-hal yang dilakukan atau dinyatakan dalam proses pembuatan akta.
Sebagai contoh, akta notaris dapat membuktikan bahwa para penghadap telah hadir, memberikan keterangan, dan menandatangani akta sesuai prosedur yang dicatat oleh notaris. Kekuatan ini berkaitan dengan fakta formal yang berada dalam lingkup kewenangan pejabat pembuat akta.
3. Kekuatan Pembuktian Material
Kekuatan pembuktian material berkaitan dengan kebenaran isi atau pernyataan yang tercantum dalam akta terhadap pihak-pihak yang terikat olehnya.
Meskipun demikian, akta autentik tidak berarti menjamin bahwa seluruh keterangan atau peristiwa material yang disampaikan para pihak pasti benar. Akta juga tidak otomatis membuktikan bahwa setiap kewajiban dalam perjanjian telah dilaksanakan.
Kekuatan Hukum Akta di Bawah Tangan
Akta di bawah tangan juga mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti tertulis. Namun, kekuatan pembuktiannya perlu dilihat dari pengakuan para pihak, keaslian tanda tangan, dan keadaan yang berkaitan dengan dokumen tersebut.
Pasal 1875 KUHPerdata memberikan kedudukan pembuktian yang kuat kepada akta di bawah tangan yang diakui oleh orang yang menandatanganinya.
1. Akta Diakui oleh Para Pihak
Apabila pihak yang menandatangani akta mengakui tanda tangan dan isi dokumen sesuai ketentuan hukum, akta tersebut dapat menjadi bukti yang kuat terhadap pihak yang bersangkutan.
Dalam keadaan ini, akta di bawah tangan dapat mempunyai kekuatan pembuktian sempurna terhadap para penanda tangan, ahli waris, dan penerima hak mereka. Artinya, dokumen tersebut tidak dapat diabaikan begitu saja hanya karena tidak dibuat oleh notaris.
2. Akta Dibantah oleh Salah Satu Pihak
Jika salah satu pihak menyangkal tanda tangannya, pihak yang mengajukan dokumen mungkin perlu membuktikan keaslian tanda tangan tersebut.
Pengadilan dapat mempertimbangkan alat bukti lain, termasuk pemeriksaan tulisan atau tanda tangan, keterangan saksi, dan bukti pendukung lainnya. Hasil pemeriksaan akan memengaruhi penilaian terhadap kekuatan dokumen.
3. Akta Tidak Dilegalisasi Notaris
Akta di bawah tangan tidak harus selalu dilegalisasi notaris agar dapat digunakan sebagai alat bukti. Dokumen yang dibuat dan ditandatangani secara sah tetap dapat mempunyai kekuatan hukum sesuai ketentuan yang berlaku.
Namun, legalisasi dapat memberikan kepastian mengenai identitas penanda tangan, kehadiran mereka di hadapan notaris, dan waktu penandatanganan. Untuk memahami manfaat pengesahan tersebut, simak Cara Legalisasi Akta di Bawah Tangan di Hadapan Notaris.
Pengaruh Legalisasi Notaris terhadap Akta di Bawah Tangan
Legalisasi merupakan salah satu tindakan notaris terhadap akta di bawah tangan sebagaimana diatur dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a Undang-Undang Jabatan Notaris, yaitu Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014.
Dalam proses legalisasi, para pihak menandatangani dokumen di hadapan notaris setelah identitas mereka diperiksa. Notaris kemudian mencatat pengesahan tersebut dalam buku khusus.
Legalisasi memberikan kepastian mengenai tanda tangan dan tanggal penandatanganan. Akan tetapi, tindakan tersebut tidak mengubah akta di bawah tangan menjadi akta autentik dan tidak otomatis menjamin kebenaran seluruh isi dokumen.
Perlu dibedakan pula antara legalisasi dan waarmerking. Keduanya merupakan tindakan notaris yang berbeda, sebagaimana dijelaskan dalam Perbedaan Legalisasi dan Waarmerking pada Akta di Bawah Tangan.
Manfaat Legalisasi bagi Para Pihak
Legalisasi dapat memberikan beberapa manfaat praktis, antara lain:
- Memastikan identitas orang yang menandatangani dokumen telah diperiksa oleh notaris.
- Memberikan kepastian bahwa tanda tangan dilakukan di hadapan notaris.
- Memberikan kepastian tanggal penandatanganan.
- Mengurangi risiko penyangkalan tanda tangan.
- Membantu memperkuat aspek pembuktian formal dokumen.
Namun, legalisasi bukan pengganti pemeriksaan terhadap substansi perjanjian. Para pihak tetap harus memastikan bahwa isi dokumen benar, jelas, dan tidak bertentangan dengan hukum.
Contoh Penggunaan Akta Autentik dan Akta di Bawah Tangan
Pemilihan jenis akta perlu disesuaikan dengan tujuan transaksi, ketentuan hukum, dan tingkat risiko yang mungkin muncul. Tidak semua perjanjian harus dibuat dalam bentuk akta autentik, tetapi beberapa perbuatan hukum memang mensyaratkan bentuk tertentu.
Contoh Penggunaan Akta Autentik
Akta autentik umumnya digunakan ketika undang-undang mensyaratkan keterlibatan pejabat umum atau para pihak membutuhkan kepastian formal yang lebih tinggi.
Contohnya meliputi:
- Pendirian perseroan terbatas melalui akta notaris.
- Pembuatan akta jual beli tanah oleh PPAT sesuai kewenangannya.
- Pembuatan akta hibah untuk perbuatan hukum yang mensyaratkan bentuk autentik.
- Pembuatan perjanjian tertentu yang membutuhkan akta notaris berdasarkan ketentuan hukum atau kesepakatan para pihak.
Contoh Penggunaan Akta di Bawah Tangan
Akta di bawah tangan dapat digunakan untuk berbagai kesepakatan perdata yang tidak diwajibkan oleh undang-undang dibuat dalam bentuk autentik.
Contohnya meliputi:
- Perjanjian pinjam-meminjam antara individu.
- Surat kesepakatan pembayaran utang.
- Perjanjian kerja sama sederhana.
- Surat pernyataan kesanggupan.
- Perjanjian sewa-menyewa yang dibuat sendiri oleh para pihak, sepanjang memenuhi ketentuan hukum.
Untuk mengetahui dokumen apa saja yang dapat memperoleh pengesahan tanda tangan, pembaca dapat mempelajari Jenis Dokumen yang Dapat Dilegalisasi sebagai Akta di Bawah Tangan.
Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Jenis Akta
Sebelum membuat dokumen hukum, para pihak sebaiknya mempertimbangkan beberapa hal agar bentuk akta yang digunakan sesuai dengan kebutuhan.
1. Ketentuan Peraturan Perundang-undangan
Periksa terlebih dahulu apakah perbuatan hukum yang dilakukan wajib dituangkan dalam akta autentik atau dapat dibuat melalui akta di bawah tangan.
Beberapa perbuatan hukum memiliki persyaratan bentuk khusus. Jika persyaratan tersebut tidak dipenuhi, dokumen atau perbuatan hukumnya dapat menimbulkan konsekuensi hukum tertentu.
2. Nilai dan Risiko Transaksi
Transaksi dengan nilai besar atau risiko sengketa yang tinggi dapat membutuhkan dokumentasi lebih formal. Dalam kondisi seperti ini, keterlibatan notaris dapat membantu para pihak memahami dan menuangkan kesepakatan secara lebih terstruktur.
Namun, pemilihan akta autentik tidak selalu menjadi kewajiban untuk setiap transaksi bernilai besar. Pertimbangannya tetap harus mengikuti ketentuan hukum dan kebutuhan para pihak.
3. Kepentingan Pembuktian
Apabila dokumen berpotensi digunakan sebagai alat bukti di kemudian hari, para pihak perlu memperhatikan kejelasan isi, identitas penanda tangan, tanggal, serta bukti pelaksanaan perjanjian.
Dokumen yang dibuat dengan baik dapat membantu mengurangi perbedaan penafsiran dan mempermudah pembuktian apabila muncul sengketa.
4. Penggunaan Dokumen di Luar Negeri
Dokumen yang akan digunakan di luar negeri mungkin memerlukan pengesahan tambahan. Persyaratannya bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, instansi penerima, serta ketentuan apostille atau legalisasi yang berlaku.
Tidak semua akta di bawah tangan dapat langsung diajukan untuk apostille. Status dokumen dan bentuk pengesahan notaris yang digunakan perlu diperiksa terlebih dahulu.
Apakah Akta di Bawah Tangan yang Dilegalisasi Setara dengan Akta Autentik?
Tidak. Akta di bawah tangan yang telah dilegalisasi tetap merupakan akta di bawah tangan. Legalisasi tidak mengubah jenis dokumen maupun menjadikannya akta autentik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1868 KUHPerdata.
Perbedaan tersebut penting karena legalisasi dan pembuatan akta autentik mempunyai fungsi serta akibat hukum yang berbeda. Dalam legalisasi, notaris mengesahkan tanda tangan dan kepastian tanggal penandatanganan, sedangkan dalam pembuatan akta autentik, notaris membuat akta sesuai kewenangan dan bentuk yang ditentukan undang-undang.
Oleh karena itu, jangan menganggap bahwa setiap dokumen yang telah memperoleh tanda tangan atau stempel notaris otomatis menjadi akta autentik. Kedudukan dokumen harus dilihat dari jenis tindakan notaris yang dilakukan dan ketentuan hukum yang mengaturnya.
Hal yang Perlu Diperhatikan agar Akta Memiliki Kekuatan Hukum
Baik akta autentik maupun akta di bawah tangan perlu disusun dengan cermat. Kekuatan pembuktian dokumen tidak hanya bergantung pada bentuknya, tetapi juga pada pemenuhan ketentuan hukum dan kejelasan isi.
Berikut beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan:
- Identitas para pihak: Pastikan nama, alamat, dan identitas penanda tangan sesuai dokumen resmi.
- Kecakapan hukum: Pastikan para pihak memiliki kecakapan untuk melakukan perbuatan hukum.
- Kejelasan kesepakatan: Tuliskan hak, kewajiban, objek, nilai, dan jangka waktu secara jelas.
- Persetujuan para pihak: Pastikan tidak terdapat paksaan, kekhilafan, atau penipuan dalam pembentukan kesepakatan.
- Ketentuan hukum: Pastikan isi dokumen tidak bertentangan dengan undang-undang, kesusilaan, maupun ketertiban umum.
- Tanda tangan: Pastikan penandatanganan dilakukan oleh pihak yang berwenang.
- Penyimpanan dokumen: Simpan dokumen asli dan bukti pendukung secara aman.
Ketentuan mengenai syarat sah perjanjian dapat dilihat dalam Pasal 1320 KUHPerdata, sedangkan Pasal 1338 KUHPerdata mengatur bahwa perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi pihak yang membuatnya.
Biaya dan Kebutuhan Pengesahan Akta
Biaya pembuatan akta autentik maupun legalisasi akta di bawah tangan dapat berbeda. Besarannya dipengaruhi oleh jenis dokumen, kompleksitas pekerjaan, jumlah dokumen, serta ketentuan tarif yang berlaku.
Karena itu, tidak tepat menyamaratakan biaya untuk seluruh jenis akta. Sebelum mengajukan pengesahan, sebaiknya tanyakan rincian biaya dan tindakan hukum yang akan dilakukan oleh notaris.
Untuk memahami komponen yang memengaruhi pengeluaran, simak Biaya Legalisasi Akta di Bawah Tangan di Notaris dan Faktor Penentunya.
Penggunaan Akta di Bawah Tangan untuk Keperluan Luar Negeri
Akta di bawah tangan yang akan digunakan di luar negeri membutuhkan perhatian khusus. Negara tujuan atau instansi penerima dapat meminta dokumen dalam bentuk tertentu, termasuk pengesahan tanda tangan, terjemahan tersumpah, apostille, atau legalisasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Langkah awal yang perlu dilakukan adalah memastikan persyaratan dari pihak penerima dokumen. Selanjutnya, periksa apakah dokumen tersebut memenuhi ketentuan untuk memperoleh apostille atau harus melalui prosedur pengesahan lainnya.
Perlu dipahami bahwa apostille mengesahkan asal-usul tanda tangan, kapasitas penanda tangan, atau identitas cap dan stempel pada dokumen publik. Apostille tidak mengesahkan kebenaran materi atau isi dokumen.
Pembahasan lebih lanjut tersedia dalam Legalisasi Akta di Bawah Tangan untuk Penggunaan Dokumen di Luar Negeri.
Pertanyaan Umum tentang Akta Autentik dan Akta di Bawah Tangan
Apakah akta di bawah tangan memiliki kekuatan hukum?
Ya. Akta di bawah tangan dapat memiliki kekuatan hukum sebagai alat bukti tertulis selama memenuhi ketentuan yang berlaku. Kekuatan pembuktiannya antara lain dipengaruhi oleh pengakuan tanda tangan dan isi dokumen oleh pihak yang bersangkutan.
Apakah akta di bawah tangan harus dilegalisasi notaris?
Tidak selalu. Akta di bawah tangan dapat dibuat tanpa legalisasi notaris, kecuali terdapat ketentuan khusus atau kebutuhan pembuktian yang membuat pengesahan tersebut diperlukan.
Apakah akta autentik lebih kuat daripada akta di bawah tangan?
Secara umum, akta autentik memiliki kekuatan pembuktian yang lebih kuat karena dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang sesuai ketentuan undang-undang. Namun, akta di bawah tangan yang diakui juga mempunyai kekuatan pembuktian sempurna terhadap pihak-pihak yang terikat sebagaimana diatur dalam Pasal 1875 KUHPerdata.
Apakah perjanjian tanpa notaris tetap sah?
Pada prinsipnya, perjanjian tidak selalu harus dibuat di hadapan notaris. Selama memenuhi syarat sah perjanjian dalam Pasal 1320 KUHPerdata dan tidak ada ketentuan khusus yang mewajibkan bentuk tertentu, perjanjian dapat dibuat sebagai akta di bawah tangan.
Apakah legalisasi notaris menjadikan dokumen sebagai akta autentik?
Tidak. Legalisasi hanya memberikan pengesahan terhadap tanda tangan dan kepastian tanggal penandatanganan sesuai prosedur yang berlaku. Dokumen tersebut tetap berkedudukan sebagai akta di bawah tangan.
Kapan sebaiknya menggunakan akta autentik?
Akta autentik sebaiknya digunakan ketika peraturan perundang-undangan mewajibkannya atau ketika para pihak membutuhkan bentuk pembuktian formal yang lebih kuat. Untuk transaksi tertentu, konsultasi dengan notaris atau ahli hukum dapat membantu menentukan bentuk dokumen yang tepat.
Memahami Kedudukan Akta Sebelum Menandatangani Perjanjian
Akta autentik dan akta di bawah tangan sama-sama memiliki fungsi penting dalam hubungan hukum perdata. Perbedaannya terletak pada proses pembuatan, keterlibatan pejabat umum, serta kekuatan pembuktian yang diberikan oleh undang-undang.
Akta autentik dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang, sedangkan akta di bawah tangan dibuat tanpa prosedur pembuatan akta autentik. Akta di bawah tangan tetap dapat menjadi alat bukti yang kuat apabila tanda tangan dan isinya diakui sesuai ketentuan hukum.
Sebelum menandatangani dokumen, pastikan bentuk akta telah sesuai dengan tujuan penggunaannya. Periksa pula persyaratan hukum yang berlaku agar dokumen dapat memberikan kepastian dan perlindungan bagi para pihak.
