Akta kelahiran merupakan salah satu dokumen sipil penting yang memuat identitas seseorang, seperti nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, serta informasi orang tua. Ketika seseorang perlu menggunakan akta kelahiran untuk keperluan administrasi luar negeri, dokumen tersebut sering kali membutuhkan terjemahan ke bahasa asing.

Namun, terjemahan biasa belum tentu memenuhi ketentuan instansi luar negeri. Karena itu, banyak keperluan administrasi internasional membutuhkan terjemahan tersumpah akta kelahiran. Layanan ini semakin penting ketika akta kelahiran masuk dalam proses legalisasi atau apostille.

DAFTAR ISI

Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum atau Ditjen AHU menjelaskan bahwa terjemahan tersumpah dapat digunakan untuk berbagai dokumen resmi, termasuk akta lahir dan akta nikah. Hasil terjemahan juga memiliki pernyataan tertulis dari penerjemah tersumpah mengenai keakuratan hasil terjemahan.

Lalu, apa sebenarnya fungsi terjemahan tersumpah akta kelahiran? Kapan seseorang membutuhkan legalisasi atau apostille? Berikut penjelasan lengkapnya.

Baca juga : Legalisir Akta Kelahiran Dukcapil Panduan Lengkap

Apa Itu Terjemahan Tersumpah Akta Kelahiran?

Terjemahan tersumpah akta kelahiran merupakan hasil penerjemahan akta kelahiran oleh penerjemah tersumpah yang memiliki kualifikasi sesuai ketentuan profesinya.

Berbeda dengan penerjemahan umum, penerjemah tersumpah memiliki tanggung jawab profesional terhadap hasil terjemahan dokumen resmi. Hasil pekerjaannya biasanya memuat pernyataan atau affidavit yang menerangkan bahwa terjemahan tersebut akurat dan sesuai dengan dokumen sumber.

Karena itu, terjemahan tersumpah sering menjadi pilihan ketika dokumen harus masuk dalam proses administrasi resmi lintas negara.

Misalnya, seseorang dari Indonesia hendak menikah di luar negeri. Negara tujuan mungkin meminta akta kelahiran dalam bahasa Inggris atau bahasa negara tersebut. Dalam situasi seperti ini, terjemahan tersumpah dapat menjadi salah satu dokumen pendukung.

Selain pernikahan, kebutuhan serupa dapat muncul untuk proses visa, imigrasi, kewarganegaraan, studi, pekerjaan, reunifikasi keluarga, hingga keperluan hukum.

Baca juga : Apa Itu Legalisir Akta Kelahiran Dukcapil dan Kapan Dibutuhkan?

Mengapa Akta Kelahiran Perlu Terjemahan Tersumpah?

Pada dasarnya, setiap negara memiliki aturan administrasi sendiri. Karena itu, format dokumen yang diterima oleh satu negara belum tentu sama dengan negara lainnya.

Sebagai contoh, sebuah instansi luar negeri mungkin meminta akta kelahiran dalam bahasa Inggris. Sementara itu, pemohon hanya memiliki akta kelahiran berbahasa Indonesia.

Jika pemohon menggunakan terjemahan biasa, instansi tujuan mungkin meminta dokumen dengan format terjemahan yang lebih formal. Karena itu, penggunaan penerjemah tersumpah dapat membantu memenuhi persyaratan administratif yang meminta jenis terjemahan tersebut.

Selain itu, terjemahan akta kelahiran perlu menjaga ketepatan berbagai informasi penting, seperti:

Nama lengkap.
Tempat dan tanggal lahir.
Nama ayah dan ibu.
Nomor atau identitas dokumen.
Keterangan pencatatan sipil.
Tanggal penerbitan dokumen.
Cap, tanda tangan, dan keterangan resmi yang relevan.

Dengan demikian, penerjemah tidak cukup hanya memahami bahasa. Penerjemah juga perlu memahami istilah administrasi dan hukum agar makna dokumen tetap tepat.

Baca juga : Syarat Legalisir Akta Kelahiran Dukcapil Dokumen & Ketentuannya

Terjemahan Tersumpah untuk Legalisasi Akta Kelahiran

Legalisasi merupakan proses yang bertujuan memberikan pengesahan tertentu terhadap dokumen agar dapat memenuhi kebutuhan administrasi lintas negara.

Dalam praktiknya, kebutuhan legalisasi sangat bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, serta aturan instansi penerima.

Oleh sebab itu, pemohon perlu mengetahui terlebih dahulu apakah negara tujuan meminta legalisasi, apostille, atau prosedur tambahan lainnya.

Untuk dokumen yang menggunakan bahasa asing dalam proses tertentu, aturan Kementerian Luar Negeri juga mengenal kebutuhan terjemahan oleh penerjemah tersumpah dalam kondisi tertentu.

Jadi, terjemahan tersumpah dan legalisasi merupakan dua hal yang berbeda. Terjemahan berhubungan dengan bahasa dokumen, sedangkan legalisasi berkaitan dengan pengesahan dokumen atau tanda tangan pejabat sesuai prosedur yang berlaku.

Baca juga : Cara Legalisir Akta Kelahiran di Dukcapil Panduan Step-by-Step

Terjemahan Tersumpah untuk Apostille Akta Kelahiran

Selain legalisasi, istilah apostille semakin sering muncul dalam urusan dokumen internasional.

Indonesia telah menjadi pihak pada Konvensi Apostille sejak 4 Juni 2022. Melalui mekanisme apostille, dokumen publik tertentu dapat memperoleh sertifikat apostille untuk penggunaan pada negara lain yang juga mengakui mekanisme tersebut.

Ditjen AHU menjelaskan bahwa permohonan apostille membutuhkan dokumen resmi Indonesia yang akan digunakan di luar negeri dan telah memperoleh legalisasi dari pejabat publik pada instansi atau lembaga penerbit. Selain itu, layanan apostille hanya berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat apostille.

Karena itu, pemohon tidak sebaiknya langsung menganggap semua akta kelahiran cukup dengan apostille. Pemohon perlu mengecek ketentuan negara tujuan dan instansi penerima.

Lebih lanjut, sejak Juni 2026, seluruh permohonan Apostille dan Legalisasi melalui layanan AHU menggunakan laman resmi layanan AHU.

Baca juga : Biaya Legalisir Akta Kelahiran Dukcapil Tarif dan Biaya Tambahan

Urutan Proses Terjemahan, Legalisasi, dan Apostille

Urutan proses dapat berbeda sesuai jenis dokumen dan negara tujuan. Namun, gambaran umumnya dapat membantu pemohon memahami tahapannya.

1. Siapkan akta kelahiran

Pertama, siapkan akta kelahiran yang masih dapat digunakan dan sesuai dengan kebutuhan administrasi. Periksa kembali nama, tempat lahir, tanggal lahir, serta data orang tua.

Jika terdapat kesalahan data, sebaiknya selesaikan koreksi terlebih dahulu melalui instansi yang berwenang.

Baca juga : Legalisir Akta Kelahiran untuk Luar Negeri Syarat dan Prosedur

2. Tentukan bahasa tujuan

Selanjutnya, tentukan bahasa yang diminta oleh instansi luar negeri.

Bahasa Inggris memang sering muncul dalam kebutuhan internasional. Namun, beberapa negara atau instansi mungkin meminta bahasa tertentu.

Karena itu, jangan hanya mengandalkan asumsi. Periksa persyaratan dari kedutaan, kantor imigrasi, universitas, pengadilan, kantor catatan sipil, atau instansi lain yang menerima dokumen.

3. Gunakan penerjemah tersumpah

Setelah mengetahui bahasa tujuan, gunakan penerjemah tersumpah yang memiliki kompetensi sesuai bahasa yang diperlukan.

Tahap ini penting karena kesalahan menerjemahkan nama, istilah hubungan keluarga, tanggal, atau keterangan administratif dapat menimbulkan masalah pada tahap berikutnya.

Ditjen AHU juga mencatat bahwa profesi penerjemah tersumpah memiliki peran penting dalam berbagai kebutuhan dokumen hukum dan administrasi internasional, termasuk dokumen yang berkaitan dengan legalisasi apostille.

Baca juga : Apostille Akta Kelahiran Apakah Masih Perlu Legalisir Dukcapil?

4. Cek kebutuhan legalisasi atau apostille

Setelah terjemahan selesai, cek kembali prosedur negara tujuan.

Jika negara tujuan mengakui apostille, pemohon dapat mengikuti mekanisme apostille sesuai ketentuan. Jika negara tujuan tidak menggunakan apostille, prosedur legalisasi mungkin tetap diperlukan.

5. Periksa dokumen sebelum pengajuan

Sebelum mengajukan dokumen, periksa seluruh informasi.

Pastikan nama pada akta dan paspor konsisten. Kemudian, periksa tanggal lahir, tempat lahir, nama orang tua, nomor dokumen, serta hasil terjemahan.

Langkah sederhana ini dapat membantu mengurangi risiko koreksi atau permintaan dokumen ulang.

Baca juga : Legalisir Akta Kelahiran untuk Visa Kapan Dibutuhkan

Dokumen yang Umumnya Perlu Disiapkan

Persyaratan dapat berbeda sesuai tujuan penggunaan. Namun, beberapa dokumen yang sering berkaitan dengan layanan ini antara lain:

Akta kelahiran.
Paspor atau identitas pemohon.
Hasil terjemahan tersumpah.
Dokumen pendukung lain sesuai permintaan instansi tujuan.
Surat kuasa apabila pemohon menggunakan jasa perwakilan.
Dokumen tambahan sesuai prosedur legalisasi atau apostille.

Ditjen AHU juga menyebut bahwa pihak yang namanya tercantum pada dokumen atau penerima kuasa dapat mengajukan permohonan apostille, dengan ketentuan surat kuasa tertentu bagi penerima kuasa.

Karena persyaratan dapat berubah, pemohon sebaiknya selalu melakukan pengecekan terhadap ketentuan terbaru sebelum memulai proses.

Baca juga : Legalisir Akta Kelahiran Setelah Perubahan Data Nama

Kesalahan yang Sering Terjadi

Proses dokumen internasional sering membutuhkan ketelitian. Oleh karena itu, beberapa kesalahan berikut sebaiknya Anda hindari.

Menggunakan terjemahan biasa

Tidak semua instansi menerima terjemahan umum. Jika persyaratan secara khusus meminta sworn translation atau terjemahan tersumpah, gunakan penerjemah yang memenuhi ketentuan tersebut.

Salah menentukan bahasa

Pemohon terkadang langsung memilih bahasa Inggris, padahal instansi tujuan meminta bahasa lokal tertentu. Akibatnya, pemohon perlu melakukan penerjemahan ulang.

Tidak mengecek negara tujuan

Apostille tidak berlaku secara otomatis untuk semua negara. Ditjen AHU menyatakan bahwa layanan apostille hanya berlaku bagi negara yang mengakui sertifikat apostille.

Karena itu, selalu cek aturan negara tujuan sebelum menentukan jalur pengurusan.

Tidak mencocokkan data

Perbedaan satu huruf pada nama atau perbedaan format tanggal dapat menimbulkan pertanyaan pada proses administrasi. Maka, pemeriksaan ulang menjadi bagian penting sebelum dokumen masuk tahap berikutnya.

Baca juga : Kenapa Legalisir Akta Kelahiran Ditolak? Ini Penyebabnya

Mengapa Memilih Jasa Terjemahan Tersumpah Akta Kelahiran?

Mengurus dokumen lintas negara membutuhkan ketelitian karena setiap tahap memiliki persyaratan tersendiri.

Dengan menggunakan jasa yang memahami terjemahan tersumpah sekaligus kebutuhan legalisasi dan apostille, pemohon dapat memperoleh bantuan mulai dari pemeriksaan dokumen, penerjemahan, hingga konsultasi mengenai tahapan berikutnya.

Selain itu, penyedia jasa dapat membantu menjelaskan dokumen apa saja yang perlu Anda siapkan berdasarkan tujuan penggunaan.

Namun, pemohon tetap perlu memberikan informasi secara lengkap. Negara tujuan, jenis keperluan, bahasa dokumen, dan instansi penerima dapat memengaruhi prosedur yang harus ditempuh.