Syarat Membuat Akta Kematian di Indonesia perlu di pahami sebelum pengajuan di lakukan ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil atau Disdukcapil. Dokumen utama yang menjadi dasar pencatatan adalah surat kematian, tetapi bentuk surat tersebut dapat berbeda sesuai kondisi kematian dan status orang yang meninggal.
Pada kondisi umum, pencatatan kematian di wilayah Indonesia membutuhkan surat kematian. Bagi WNI bukan penduduk dan orang asing, terdapat ketentuan tambahan mengenai dokumen perjalanan. Karena itu, kelengkapan persyaratan perlu di sesuaikan dengan status kependudukan orang yang meninggal.
Selain itu, jenis surat kematian juga tidak selalu sama. Surat tersebut dapat berasal dari dokter, kepala desa atau lurah, kepolisian, pengadilan, maskapai penerbangan, maupun Perwakilan Republik Indonesia sesuai keadaan yang terjadi. Dengan demikian, pemohon perlu menentukan terlebih dahulu kategori kematian sebelum menyiapkan dokumen.
Baca Juga : Akta Kematian: Syarat, Cara Mengurus, Biaya, Prosedur Lengkap
Persyaratan Utama Membuat Akta Kematian
Persyaratan Membuat Akta Kematian di Indonesia pada dasarnya di tentukan berdasarkan bukti bahwa peristiwa kematian benar-benar terjadi. Dokumen tersebut menjadi dasar bagi petugas pencatatan sipil untuk melakukan verifikasi dan pencatatan.
Perpres Nomor 96 Tahun 2018 menetapkan bahwa pencatatan kematian di wilayah Indonesia membutuhkan surat kematian. Untuk WNI bukan penduduk, dokumen perjalanan Republik Indonesia juga menjadi persyaratan. Sementara itu, orang asing membutuhkan dokumen perjalanan sesuai statusnya.
Surat Kematian
Surat kematian merupakan persyaratan paling utama dalam pencatatan kematian. Bentuknya dapat berbeda tergantung siapa yang menerbitkan dan bagaimana peristiwa kematian tersebut terjadi.
Dalam kondisi normal, surat kematian dapat berupa:
- Surat kematian dari dokter.
- Surat kematian dari kepala desa atau lurah.
- Surat keterangan dari instansi yang berwenang sesuai kondisi khusus.
- Dokumen lain yang secara khusus di akui untuk keadaan tertentu.
Surat tersebut perlu memuat informasi yang dapat mengidentifikasi orang yang meninggal dan peristiwa kematiannya. Oleh sebab itu, data pada surat kematian sebaiknya di periksa sebelum dokumen di serahkan.
Dokumen Perjalanan bagi Kategori Tertentu
Untuk pencatatan kematian di wilayah Indonesia, Perpres membedakan persyaratan berdasarkan status kependudukan. WNI bukan penduduk perlu menyerahkan Dokumen Perjalanan Republik Indonesia, sedangkan orang asing membutuhkan Dokumen Perjalanan.
Dokumen perjalanan menjadi penting karena identitas orang yang meninggal perlu di cocokkan dengan data yang akan di catat. Apabila terdapat perbedaan nama atau nomor dokumen, pemohon dapat diminta memberikan dokumen pendukung.
Baca Juga : Apa Itu Akta Kematian dan Apa Fungsinya?
Syarat Berdasarkan Jenis Surat Kematian
Tidak semua peristiwa kematian memiliki kondisi yang sama. Karena itu, Syarat Membuat Akta Kematian perlu di bedakan berdasarkan sumber bukti kematian.
Perpres Nomor 96 Tahun 2018 secara khusus mengatur beberapa bentuk surat kematian. Ketentuan tersebut mencakup kematian yang terjadi secara normal, kematian dengan identitas tidak jelas, orang hilang atau tidak di temukan jenazahnya, serta kematian WNI di luar wilayah Indonesia.
Kematian yang Di nyatakan oleh Dokter
Apabila seseorang meninggal dan kematiannya dapat di nyatakan melalui fasilitas kesehatan, surat kematian dapat berasal dari dokter. Dokumen tersebut menjadi salah satu bentuk surat kematian yang di akui dalam pencatatan kematian.
Pemohon perlu memastikan data identitas pada surat tersebut sesuai dengan dokumen kependudukan. Nama, tanggal lahir, dan informasi identitas lainnya sebaiknya di periksa agar tidak menimbulkan perbedaan ketika data di input ke administrasi kependudukan.
Kematian yang Di laporkan melalui Desa atau Kelurahan
Dalam kondisi tertentu, surat kematian dapat berasal dari kepala desa atau lurah atau pejabat yang memiliki fungsi setara. Dokumen ini dapat menjadi dasar pencatatan kematian di wilayah Indonesia.
Persyaratan tambahan pada tingkat desa atau kelurahan dapat berbeda sesuai mekanisme pelayanan daerah. Karena itu, dokumen yang di minta pada tahap awal perlu di konfirmasi kepada kantor desa atau kelurahan tempat pelaporan di lakukan.
Baca Juga : Cara Mengurus Akta Kematian di Dukcapil
Syarat Jika Identitas Orang yang Meninggal Tidak Jelas
Kondisi tertentu dapat menyebabkan identitas orang yang meninggal tidak dapat langsung di pastikan. Situasi seperti ini memiliki persyaratan berbeda karena pencatatan tidak cukup hanya menggunakan surat kematian biasa.
Perpres mengatur bahwa untuk kematian seseorang yang tidak jelas identitasnya, surat keterangan kepolisian dapat di gunakan sebagai bentuk surat kematian.
Dokumen dari Kepolisian
Dalam keadaan identitas tidak jelas, keterangan kepolisian menjadi dokumen penting. Informasi yang di hasilkan dari pemeriksaan kepolisian kemudian dapat menjadi dasar bagi proses pencatatan.
Pemohon perlu mengikuti persyaratan yang di tetapkan oleh instansi terkait karena kasus seperti ini membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut. Dokumen identitas tambahan juga dapat di perlukan apabila identitas kemudian berhasil di pastikan.
Data yang Perlu Di pastikan
Ketika identitas telah di ketahui, data sebaiknya di cocokkan dengan dokumen kependudukan yang tersedia. Pemeriksaan tersebut penting agar akta kematian tidak memuat data yang keliru.
Beberapa informasi yang perlu di periksa meliputi:
- Nama lengkap.
- NIK jika tersedia.
- Tempat dan tanggal lahir.
- Jenis kelamin.
- Status kependudukan.
- Data keluarga.
- Tanggal dan tempat kematian.
Baca Juga : Cara Mengurus Akta Kematian Jika Surat Kematian Tidak Ada
Syarat untuk Orang yang Hilang atau Tidak Di temukan Jenazahnya
Kondisi orang yang hilang atau di nyatakan meninggal tetapi jenazahnya tidak di temukan membutuhkan bukti hukum yang berbeda. Dalam situasi tersebut, surat kematian biasa tidak selalu dapat di gunakan.
Perpres Nomor 96 Tahun 2018 menetapkan bahwa salinan penetapan pengadilan dapat menjadi dasar untuk seseorang yang tidak jelas keberadaannya karena hilang atau meninggal tetapi jenazahnya tidak di temukan.
Penetapan Pengadilan
Penetapan pengadilan menjadi penting karena terdapat keadaan ketika kematian tidak dapat di buktikan melalui pemeriksaan jenazah. Dengan adanya penetapan tersebut, status kematian memiliki dasar hukum yang dapat di gunakan untuk pencatatan.
Dokumen pengadilan yang di gunakan perlu berupa salinan penetapan sesuai ketentuan. Data dalam penetapan juga perlu di cocokkan dengan identitas orang yang bersangkutan.
Pernyataan dari Maskapai Penerbangan
Peraturan juga mengatur surat pernyataan kematian dari maskapai penerbangan untuk kondisi tertentu ketika seseorang hilang atau meninggal dan jenazahnya tidak di temukan. Ketentuan ini berlaku sesuai peristiwa dan persyaratan yang di atur dalam peraturan perundang-undangan.
Karena itu, dokumen tidak dapat di pilih secara bebas. Jenis bukti harus mengikuti kondisi sebenarnya dari peristiwa kematian.
Syarat Membuat Akta Kematian untuk WNI
WNI yang meninggal di wilayah Indonesia pada kondisi normal pada dasarnya di catat berdasarkan surat kematian. Status WNI membuat dokumen identitas kependudukan menjadi bagian penting dalam proses verifikasi data.
Sebelum pengajuan, pemohon sebaiknya menyiapkan dokumen yang dapat membantu memastikan identitas orang yang meninggal. Walaupun persyaratan inti dalam Perpres adalah surat kematian, petugas dapat melakukan verifikasi terhadap data kependudukan yang tersedia.
Dokumen Identitas yang Sebaiknya Di siapkan
Untuk mendukung pemeriksaan data, pemohon dapat menyiapkan:
- Kartu Keluarga.
- KTP-el orang yang meninggal apabila masih tersedia.
- Dokumen kependudukan lain yang memuat identitas.
- NIK orang yang meninggal.
- Surat kematian.
Dokumen pendukung tersebut membantu memastikan bahwa identitas yang akan di catat sesuai dengan data dalam administrasi kependudukan.
Kesesuaian Data Identitas
Kesesuaian data menjadi bagian penting dari persyaratan. Apabila terdapat perbedaan nama antara surat kematian dan data kependudukan, kondisi tersebut perlu di jelaskan terlebih dahulu.
Pemohon sebaiknya tidak mengubah data secara sepihak pada dokumen yang sudah di terbitkan. Apabila terdapat kesalahan, perbaikan perlu di lakukan melalui mekanisme administrasi yang sesuai.
Baca Juga : Berapa Biaya Membuat Akta Kematian?
Syarat bagi WNI Bukan Penduduk
WNI bukan penduduk merupakan WNI yang bertempat tinggal di luar wilayah Indonesia. Ketika pencatatan kematian di lakukan di Indonesia, terdapat persyaratan khusus mengenai dokumen perjalanan Republik Indonesia.
Perpres menetapkan bahwa pencatatan kematian di wilayah Indonesia bagi WNI bukan penduduk membutuhkan surat kematian dan Dokumen Perjalanan Republik Indonesia.
Dokumen yang Perlu Di siapkan
Persyaratan utama meliputi:
- Surat kematian.
- Dokumen Perjalanan Republik Indonesia.
Selain kedua dokumen tersebut, dokumen pendukung dapat di perlukan untuk memastikan data kependudukan. Sehingga, kebutuhan tambahan tersebut dapat bergantung pada kondisi data yang tersedia dalam sistem administrasi kependudukan.
Baca Juga : Cara Mengurus Akta Kematian yang Sudah Lama Meninggal
Syarat bagi Orang Asing yang Meninggal di Indonesia
Pencatatan kematian orang asing juga termasuk dalam pelayanan pencatatan sipil. Namun, persyaratan identitasnya berbeda karena orang asing tidak menggunakan dokumen kependudukan WNI.
Untuk orang asing, Perpres menetapkan surat kematian dan Dokumen Perjalanan sebagai persyaratan pencatatan kematian di wilayah Indonesia.
Dokumen Identitas Orang Asing
Secara umum, dokumen yang perlu di siapkan dapat berkaitan dengan:
- Surat kematian.
- Paspor atau Dokumen Perjalanan.
- Dokumen izin tinggal jika relevan.
- Dokumen pendukung lain untuk verifikasi identitas.
Dokumen perjalanan perlu di periksa agar data yang di cantumkan pada pencatatan kematian sesuai dengan identitas resmi orang yang meninggal.
Baca Juga : Akta Kematian WNI yang Meninggal di Luar Negeri
Syarat Berdasarkan Kondisi Administrasi Kependudukan
Kelengkapan data dalam administrasi kependudukan dapat memengaruhi dokumen yang perlu di siapkan. Jika orang yang meninggal sudah terdaftar dalam database kependudukan, pencocokan data dapat di lakukan berdasarkan informasi yang tersedia.
Sebaliknya, apabila seseorang tidak terdaftar dalam KK dan database kependudukan, terdapat ketentuan khusus. Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 menyatakan bahwa pencatatan kematian bagi penduduk yang tidak terdaftar dalam KK dan database kependudukan di lakukan melalui penetapan pengadilan.
Jika Data Penduduk Sudah Terdaftar
Jika data orang yang meninggal sudah tercatat, pemohon sebaiknya menyiapkan dokumen yang dapat mempercepat pencocokan identitas, seperti:
- KK.
- KTP-el.
- NIK.
- Surat kematian.
- Dokumen identitas lain jika di perlukan.
Data tersebut membantu petugas melakukan verifikasi dan validasi sebelum pencatatan di lakukan.
Jika Tidak Terdaftar dalam Database
Kondisi tidak terdaftar membutuhkan perhatian lebih karena pencatatan tidak dapat langsung di lakukan seperti kasus administrasi biasa. Penetapan pengadilan menjadi dasar yang di persyaratkan untuk pencatatan kematian dalam kondisi tersebut.
Karena itu, pemohon perlu memastikan status data kependudukan terlebih dahulu sebelum menentukan dokumen yang harus di persiapkan.
Baca Juga : Legalisir Akta Kematian untuk Keperluan Luar Negeri
Kelengkapan Data yang Perlu Di periksa Sebelum Pengajuan
Selain memenuhi jenis dokumen yang di persyaratkan, pemohon perlu memastikan informasi di dalam dokumen tersebut konsisten. Pemeriksaan awal dapat membantu mengurangi kemungkinan dokumen harus di lengkapi kembali.
Data Identitas
Periksa:
- Nama lengkap.
- NIK.
- Tempat lahir.
- Tanggal lahir.
- Jenis kelamin.
- Alamat.
- Status kependudukan.
Data Peristiwa Kematian
Periksa pula:
- Tanggal kematian.
- Tempat kematian.
- Sumber surat kematian.
- Identitas pihak yang menerbitkan surat.
- Nomor surat jika tersedia.
- Kemudian, kesesuaian antara surat kematian dan dokumen identitas.
Data yang konsisten akan membantu proses verifikasi. Sebaliknya, perbedaan informasi dapat menyebabkan petugas meminta klarifikasi atau dokumen tambahan.
Baca Juga : Apostille Akta Kematian untuk Digunakan di Luar Negeri
Checklist Syarat Membuat Akta Kematian di Indonesia
Agar persiapan lebih mudah, berikut checklist yang dapat di gunakan sebelum dokumen di ajukan:
- Surat kematian sudah tersedia.
- Jenis surat kematian sesuai dengan kondisi peristiwa.
- Identitas orang yang meninggal dapat di verifikasi.
- KK tersedia jika masih di perlukan untuk pencocokan data.
- KTP-el tersedia jika masih tersedia.
- NIK sudah di periksa.
- Dokumen perjalanan tersedia bagi kategori yang di persyaratkan.
- Dokumen pengadilan tersedia jika kematian berkaitan dengan orang hilang atau jenazah tidak di temukan.
- Dokumen kepolisian tersedia jika identitas tidak jelas.
- Data pada seluruh dokumen sudah di cocokkan.
Checklist tersebut perlu di sesuaikan dengan kondisi masing-masing kasus. Tidak semua pemohon membutuhkan seluruh dokumen di atas karena persyaratan khusus bergantung pada keadaan kematian dan status kependudukan.
Baca Juga : Penerjemah Tersumpah Akta Kematian untuk Luar Negeri
Kesalahan yang Perlu Di hindari dalam Menyiapkan Persyaratan
Kesalahan pada tahap persiapan dapat membuat dokumen perlu di lengkapi atau di perbaiki. Karena itu, pemeriksaan sebaiknya di lakukan sebelum pengajuan.
Beberapa kesalahan yang perlu di hindari antara lain:
- Menggunakan surat kematian yang tidak sesuai kondisi.
- Mengabaikan perbedaan nama.
- Tidak memeriksa NIK.
- Tidak membawa dokumen identitas pendukung.
- Mengabaikan status WNI bukan penduduk.
- Tidak menyiapkan dokumen perjalanan bagi orang asing.
- Menganggap semua kasus kematian memiliki persyaratan yang sama.
- Tidak menyiapkan penetapan pengadilan untuk kondisi yang memang membutuhkannya.
Pada akhirnya, Syarat Membuat Akta Kematian perlu di lihat berdasarkan jenis peristiwa dan status orang yang meninggal. Perpres Nomor 96 Tahun 2018 menjadi dasar utama mengenai persyaratan pencatatan kematian, sedangkan Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 mengatur pelaksanaan pencatatan dan kondisi khusus dalam administrasi kependudukan.
Jasa Pengurusan Akta Kematian
Persiapan Syarat Membuat Akta Kematian dapat menjadi lebih mudah apabila setiap dokumen di periksa berdasarkan kondisi kasus. Pemeriksaan identitas, surat kematian, dokumen keluarga, serta dokumen pendukung perlu di lakukan secara teliti agar persyaratan yang di ajukan sesuai kebutuhan.
PT Jangkar Global Groups melalui Jangkar Groups menyediakan jasa pengurusan dokumen kependudukan dengan pendampingan administrasi sesuai kebutuhan. Pendampingan dapat membantu dalam pengecekan kelengkapan, pemeriksaan kesesuaian data, serta persiapan dokumen sebelum pengajuan di lakukan.
Konsultasi Dokumen Akta Kematian Sekarang
