Kehilangan paspor bisa membuat seseorang panik, apalagi jika dokumen tersebut dibutuhkan untuk perjalanan ke luar negeri dalam waktu dekat. Namun, jangan terburu-buru mengajukan permohonan paspor baru sebelum menyelesaikan pelaporan kehilangan kepada pihak kepolisian.
Salah satu dokumen yang perlu disiapkan adalah surat keterangan kehilangan paspor dari kepolisian. Surat ini menjadi bukti bahwa pemilik paspor telah melaporkan kejadian kehilangan dan dapat digunakan sebagai dokumen pendukung ketika mengurus paspor pengganti di kantor imigrasi.
Lantas, bagaimana cara mendapatkan surat kehilangan paspor? Apa saja persyaratannya, apakah harus datang langsung ke kantor polisi, dan berapa lama proses pembuatannya? Berikut penjelasan lengkap yang bisa dijadikan panduan.

Apa Itu Surat Kehilangan Paspor dari Kepolisian?

Surat kehilangan paspor dari kepolisian adalah dokumen resmi yang diterbitkan setelah seseorang melaporkan kehilangan paspor kepada pihak kepolisian.
Dokumen tersebut berisi keterangan mengenai identitas pelapor dan informasi kejadian kehilangan berdasarkan laporan yang disampaikan. Surat ini dapat digunakan sebagai bukti pelaporan untuk mendukung proses administrasi penggantian paspor.
Dalam praktiknya, surat kehilangan bukan pengganti paspor dan tidak dapat digunakan sebagai dokumen perjalanan ke luar negeri.
Pemilik paspor tetap harus mengikuti prosedur pemeriksaan dan penerbitan paspor pengganti melalui kantor imigrasi.

DAFTAR ISI

Fungsi Surat Kehilangan Paspor

Surat keterangan kehilangan memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

Menjadi bukti bahwa kehilangan paspor telah dilaporkan kepada kepolisian.
Mendukung proses pemeriksaan kehilangan paspor di kantor imigrasi.
Membantu menjelaskan kronologi kehilangan berdasarkan keterangan pelapor.
Menjadi dokumen pendukung ketika mengajukan penerbitan paspor pengganti.
Membantu proses administrasi apabila paspor hilang akibat pencurian atau kejadian tertentu.
Perlu dipahami bahwa surat kehilangan dari kepolisian tidak otomatis membuat pemohon mendapatkan paspor baru. Keputusan penerbitan tetap mengikuti pemeriksaan dan ketentuan yang berlaku di Direktorat Jenderal Imigrasi.

Syarat Membuat Surat Kehilangan Paspor di Kepolisian

Sebelum mendatangi kantor polisi, sebaiknya siapkan dokumen yang dapat membantu petugas memastikan identitas dan memproses laporan.
Persyaratan dapat berbeda sesuai kebijakan pelayanan kepolisian setempat dan kondisi kehilangan. Namun, beberapa dokumen berikut umumnya perlu dipersiapkan.

1. Kartu Tanda Penduduk (KTP)

KTP digunakan untuk memastikan identitas orang yang melaporkan kehilangan paspor.
Pastikan membawa KTP asli. Jika diperlukan, siapkan juga salinannya untuk melengkapi administrasi laporan.

2. Kartu Keluarga (KK)

Kartu Keluarga dapat digunakan sebagai dokumen pendukung untuk mencocokkan data pribadi pelapor.
Dokumen ini terutama berguna apabila terdapat perbedaan informasi atau petugas membutuhkan identitas tambahan.

3. Fotokopi atau Foto Paspor yang Hilang

Jika masih memiliki fotokopi, hasil pemindaian, atau foto halaman identitas paspor, sebaiknya bawa dokumen tersebut.
Informasi seperti nomor paspor, nama lengkap, tanggal lahir, dan tanggal penerbitan dapat membantu petugas mengidentifikasi dokumen yang hilang.

4. Kronologi Kehilangan Paspor

Pelapor perlu menjelaskan bagaimana paspor tersebut bisa hilang.
Catat informasi penting seperti:

Perkiraan tanggal dan waktu kehilangan.
Lokasi terakhir paspor diketahui.
Aktivitas yang dilakukan sebelum kehilangan.
Kondisi ketika paspor diketahui tidak ada.
Dugaan penyebab kehilangan, misalnya tertinggal atau dicuri.
Tidak perlu membuat kronologi yang berlebihan. Sampaikan kejadian secara runtut dan sesuai fakta.

5. Dokumen Identitas Pendukung

Jika tidak memiliki salinan paspor, siapkan dokumen identitas lain seperti akta kelahiran, ijazah, atau dokumen resmi yang memuat informasi pribadi.
Dokumen tambahan ini dapat membantu proses verifikasi apabila diperlukan oleh petugas.

Cara Mendapatkan Surat Kehilangan Paspor dari Kepolisian

Membuat surat kehilangan paspor pada dasarnya diawali dengan melaporkan kejadian kepada kepolisian. Agar tidak bolak-balik karena dokumen kurang lengkap, ikuti tahapan berikut.

1. Pastikan Paspor Benar-Benar Hilang

Sebelum membuat laporan, periksa kembali tempat penyimpanan dan lokasi terakhir paspor digunakan.
Periksa tas, koper, kendaraan, tempat tinggal, hotel, atau tempat lain yang sebelumnya dikunjungi. Langkah ini penting agar tidak membuat laporan kehilangan ketika paspor sebenarnya hanya tertinggal.

2. Datangi Kantor Polisi Terdekat

Setelah memastikan paspor tidak ditemukan, datangi kantor kepolisian yang melayani laporan kehilangan.
Sampaikan kepada petugas bahwa Anda ingin membuat laporan kehilangan paspor untuk keperluan pengurusan paspor pengganti di kantor imigrasi.
Jika kehilangan terjadi di wilayah tertentu, jelaskan lokasi kejadian secara spesifik agar petugas dapat menentukan penanganan laporan yang sesuai.

3. Sampaikan Identitas dan Kronologi Kehilangan

Petugas akan meminta informasi mengenai identitas pelapor dan kejadian yang dialami.
Jelaskan secara terbuka kapan paspor terakhir terlihat, di mana kemungkinan hilangnya, dan bagaimana Anda mengetahui dokumen tersebut tidak ada.
Jika paspor diduga dicuri, sampaikan dugaan tersebut berdasarkan keadaan yang benar-benar dialami. Jangan menyebutkan pencurian apabila tidak memiliki dasar yang jelas.

4. Serahkan Dokumen Persyaratan

Berikan KTP dan dokumen pendukung lain yang diminta petugas.
Apabila mempunyai fotokopi paspor, tunjukkan halaman identitasnya agar informasi dokumen yang hilang lebih mudah dicocokkan.

5. Periksa Keterangan dalam Laporan

Sebelum laporan diselesaikan, pastikan informasi yang dicatat sudah sesuai.
Perhatikan beberapa hal berikut:

Nama lengkap pelapor.
Nomor identitas.
Keterangan mengenai paspor yang hilang.
Perkiraan waktu kehilangan.
Lokasi kejadian.
Kesalahan penulisan data sebaiknya segera disampaikan kepada petugas agar dapat diperbaiki sesuai prosedur.

6. Terima Surat Keterangan Kehilangan

Setelah proses pelaporan selesai, petugas akan memberikan dokumen keterangan kehilangan sesuai mekanisme pelayanan yang berlaku.
Simpan surat tersebut dengan baik karena akan digunakan sebagai salah satu dokumen pendukung ketika melapor ke kantor imigrasi.

Contoh Informasi dalam Surat Kehilangan Paspor

Setiap surat kehilangan diterbitkan berdasarkan format administrasi kepolisian. Karena itu, bentuk dan susunan dokumen dapat berbeda antara satu kantor kepolisian dengan kantor lainnya.
Secara umum, informasi yang dicantumkan dapat meliputi:

Identitas pelapor.
Nomor laporan atau nomor registrasi apabila diterbitkan.
Jenis dokumen yang dilaporkan hilang.
Nomor paspor jika diketahui.
Nama instansi penerbit paspor.
Waktu dan lokasi kehilangan.
Keterangan atau kronologi kejadian.
Identitas petugas atau pejabat yang menerbitkan surat.
Berikut gambaran sederhana informasi yang perlu disiapkan ketika membuat laporan:
| Informasi | Keterangan |
|—|—|
| Nama pelapor | Nama sesuai KTP |
| Jenis dokumen | Paspor Republik Indonesia |
| Nomor paspor | Jika masih diketahui |
| Waktu kehilangan | Tanggal atau perkiraan waktu |
| Lokasi kehilangan | Tempat kejadian |
| Kronologi | Penjelasan singkat kejadian |
Tabel tersebut merupakan panduan menyiapkan informasi, bukan format resmi surat kehilangan kepolisian.

Contoh Kronologi Kehilangan Paspor untuk Laporan Polisi

Salah satu bagian yang sering membuat pelapor bingung adalah menyampaikan kronologi kehilangan. Padahal, bagian ini cukup dijelaskan secara singkat, jelas, dan sesuai kejadian sebenarnya.
Berikut contoh yang dapat dijadikan referensi.

Contoh 1: Paspor Hilang di Rumah

“Saya menyadari bahwa paspor milik saya tidak ditemukan pada tanggal 8 November 2026. Sebelumnya, paspor tersebut disimpan di dalam lemari dokumen di rumah. Setelah melakukan pencarian di beberapa tempat penyimpanan, paspor belum berhasil ditemukan. Oleh karena itu, saya melaporkan kehilangan tersebut untuk keperluan pengurusan paspor pengganti.”

Contoh 2: Paspor Hilang di Perjalanan

“Pada tanggal 8 November 2026, saya melakukan perjalanan dari tempat tinggal menuju lokasi kegiatan. Setelah sampai di tujuan, saya menyadari bahwa paspor yang sebelumnya disimpan di dalam tas sudah tidak ada. Saya telah memeriksa kembali barang bawaan dan menghubungi beberapa lokasi yang dikunjungi, tetapi paspor belum ditemukan.”

Contoh 3: Paspor Diduga Dicuri

“Pada tanggal 8 November 2026, saya mengalami kehilangan tas yang berisi beberapa barang pribadi, termasuk paspor Republik Indonesia. Kejadian tersebut diketahui ketika saya berada di lokasi kegiatan. Saya menduga tas tersebut telah dicuri dan bermaksud melaporkan kejadian ini kepada pihak kepolisian untuk mendapatkan penanganan lebih lanjut.”
Catatan: Contoh di atas hanya sebagai referensi penyusunan kronologi. Sesuaikan tanggal, lokasi, dan kejadian dengan keadaan sebenarnya. Jangan menggunakan contoh pencurian apabila paspor hanya tidak diketahui keberadaannya.

Apakah Membuat Surat Kehilangan Paspor Bisa Diwakilkan?

Pada umumnya, pelaporan kehilangan sebaiknya dilakukan langsung oleh orang yang mengalami kehilangan karena petugas perlu memperoleh keterangan dari pelapor.
Pelaporan secara langsung juga memudahkan petugas melakukan klarifikasi apabila terdapat informasi yang perlu dipastikan.
Jika pemilik paspor sedang sakit, berada di luar kota, atau mengalami keadaan khusus, sebaiknya hubungi kantor kepolisian terlebih dahulu untuk menanyakan kemungkinan mekanisme pelaporan yang dapat digunakan.
Jangan berasumsi bahwa surat kehilangan dapat dibuat oleh siapa saja tanpa verifikasi identitas dan keterangan dari pihak yang mengalami kehilangan.

Berapa Biaya Membuat Surat Kehilangan Paspor?

Pelaporan kehilangan dokumen dan penerbitan surat keterangan kehilangan oleh kepolisian pada umumnya tidak dipungut biaya.
Namun, pemohon sebaiknya memastikan ketentuan pelayanan di kantor kepolisian yang dikunjungi.
Perlu dibedakan antara biaya pembuatan surat kehilangan dengan biaya pengurusan paspor pengganti. Setelah mendapatkan surat dari kepolisian, pemohon tetap perlu mengikuti proses pemeriksaan imigrasi dan membayar biaya penerbitan paspor serta denda kehilangan apabila dikenakan.
Dengan demikian, jangan menyamakan surat kehilangan gratis dengan keseluruhan proses penggantian paspor yang memiliki ketentuan biaya tersendiri.

Berapa Lama Proses Pembuatan Surat Kehilangan Paspor?

Waktu pembuatan surat kehilangan bergantung pada kelengkapan informasi, proses verifikasi, dan kondisi pelayanan di kantor kepolisian.
Apabila identitas jelas, kronologi mudah dipahami, serta dokumen pendukung tersedia, proses pelaporan umumnya dapat diselesaikan dalam satu kunjungan.
Namun, petugas dapat meminta klarifikasi tambahan apabila terdapat informasi yang belum lengkap atau kejadian membutuhkan penanganan lebih lanjut.
Agar lebih efisien, datanglah dengan membawa dokumen identitas dan informasi kehilangan yang sudah disiapkan.

Apa yang Harus Dilakukan Setelah Mendapatkan Surat Kehilangan?

Setelah memperoleh surat kehilangan dari kepolisian, langkah berikutnya adalah melaporkan kehilangan tersebut kepada kantor imigrasi.
Jangan langsung mengajukan permohonan seperti membuat paspor baru biasa karena kehilangan paspor memiliki prosedur pemeriksaan tersendiri.
Berikut tahapan yang perlu dilakukan.

1. Siapkan Dokumen untuk Imigrasi

Kumpulkan dokumen berikut:

Surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
KTP elektronik.
Kartu Keluarga.
Akta kelahiran atau ijazah.
Fotokopi atau foto paspor lama jika tersedia.
Dokumen pendukung lain sesuai kondisi kehilangan.
Pastikan seluruh dokumen memiliki data yang sesuai dan mudah dibaca.

2. Datangi Kantor Imigrasi

Sampaikan kepada petugas bahwa Anda ingin mengurus paspor yang hilang.
Petugas akan memberikan arahan mengenai proses pemeriksaan dan dokumen tambahan yang mungkin dibutuhkan.

3. Jalani Berita Acara Pemeriksaan (BAP)

Dalam penanganan kehilangan paspor, pemohon dapat diminta menjalani pemeriksaan atau BAP.
Petugas akan meminta keterangan mengenai penyebab, waktu, dan lokasi kehilangan serta memeriksa dokumen pendukung.

4. Tunggu Keputusan Petugas Imigrasi

Setelah pemeriksaan selesai, pejabat imigrasi akan menentukan tindak lanjut sesuai hasil pemeriksaan dan ketentuan yang berlaku.
Apabila permohonan dapat dilanjutkan, pemohon akan memperoleh informasi mengenai proses penerbitan paspor pengganti.

5. Bayar Biaya yang Ditetapkan

Pemohon perlu membayar biaya penerbitan paspor dan denda kehilangan apabila dikenakan.
Besaran biaya mengikuti jenis paspor serta ketentuan PNBP yang berlaku.

Bagaimana Jika Paspor Hilang di Luar Negeri?

Kehilangan paspor ketika berada di luar negeri membutuhkan penanganan yang berbeda karena pemiliknya juga harus mempertimbangkan status perjalanan dan izin tinggal.
Jika mengalami kondisi ini, jangan hanya menunggu sampai kembali ke Indonesia.

1. Laporkan kepada Kepolisian Setempat

Buat laporan kehilangan kepada kepolisian di negara tempat kejadian.
Mintalah bukti pelaporan yang dapat digunakan untuk mengurus dokumen perjalanan melalui perwakilan Indonesia.

2. Hubungi KBRI atau KJRI

Segera hubungi Kedutaan Besar Republik Indonesia atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia terdekat.
Sampaikan bahwa paspor hilang dan jelaskan kebutuhan perjalanan, terutama apabila sudah memiliki tiket kepulangan.

3. Siapkan Dokumen Pendukung

Siapkan identitas Indonesia, fotokopi paspor jika tersedia, laporan kepolisian, dan dokumen perjalanan lainnya.
Petugas perwakilan RI akan memberikan informasi mengenai persyaratan yang harus dilengkapi.

4. Ajukan Dokumen Perjalanan Pengganti

Berdasarkan hasil pemeriksaan, perwakilan RI dapat memberikan layanan penerbitan paspor pengganti atau SPLP sesuai kondisi dan ketentuan.
SPLP dapat digunakan dalam keadaan tertentu untuk membantu warga negara Indonesia kembali ke tanah air.

Perbedaan Surat Kehilangan Polisi dan BAP Imigrasi

Sebagian pemohon menganggap surat kehilangan dari kepolisian sama dengan BAP yang dilakukan oleh petugas imigrasi. Padahal, keduanya merupakan dokumen atau proses yang berbeda.

Aspek	Surat Kehilangan Polisi	BAP Imigrasi
Instansi	Kepolisian	Kantor Imigrasi
Tujuan	Mencatat laporan kehilangan	Memeriksa kejadian kehilangan
Isi	Identitas dan keterangan kehilangan	Hasil pemeriksaan dan keterangan pemohon
Fungsi	Bukti pelaporan kehilangan	Dasar pertimbangan penanganan keimigrasian
Waktu	Sebelum mengurus penggantian paspor	Dalam proses penanganan paspor hilang
Keduanya dapat menjadi bagian dari proses pengurusan paspor pengganti. Oleh karena itu, pemohon perlu memahami bahwa memperoleh surat kehilangan dari kepolisian belum berarti seluruh proses penggantian paspor selesai.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Surat Kehilangan Paspor

Walaupun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan yang dapat membuat proses pelaporan menjadi kurang lancar.

1. Tidak Mengetahui Nomor Paspor

Sebagian orang tidak menyimpan salinan paspor sehingga kesulitan menyebutkan nomor dokumen yang hilang.
Untuk mengantisipasi hal tersebut, simpan foto halaman identitas paspor di tempat yang aman dan mudah diakses.

2. Kronologi Tidak Jelas

Keterangan seperti “paspor hilang beberapa hari lalu” mungkin belum cukup menjelaskan kejadian.
Sampaikan perkiraan waktu, lokasi terakhir, dan keadaan sebelum kehilangan secara lebih terperinci.

3. Data Identitas Tidak Sesuai

Perbedaan penulisan nama atau informasi pribadi dapat menyebabkan petugas membutuhkan klarifikasi tambahan.
Gunakan KTP dan dokumen resmi sebagai acuan ketika menyampaikan identitas.

4. Tidak Memeriksa Surat Sebelum Dibawa

Kesalahan penulisan nama atau informasi lainnya sebaiknya segera diklarifikasi.
Jangan menunggu sampai tiba di kantor imigrasi untuk mengetahui bahwa terdapat kesalahan pada dokumen pendukung.

5. Menganggap Surat Kehilangan Sudah Cukup

Surat kehilangan hanya merupakan salah satu dokumen pendukung.
Pemohon tetap harus menjalani pemeriksaan dan memenuhi persyaratan penerbitan paspor pengganti.

Tips Agar Pelaporan Kehilangan Paspor Tidak Mengalami Kendala

Supaya proses pelaporan berjalan lebih mudah, ada beberapa hal sederhana yang sebaiknya dilakukan.

Simpan salinan digital paspor sebelum melakukan perjalanan.
Catat nomor paspor dan tanggal penerbitannya.
Buat kronologi kehilangan sebelum mendatangi kantor polisi.
Bawa KTP asli dan dokumen identitas pendukung.
Pastikan informasi yang diberikan sesuai dengan kejadian.
Simpan surat kehilangan dalam kondisi baik.
Buat salinan digital surat kehilangan setelah diterbitkan.
Segera lanjutkan proses pelaporan ke kantor imigrasi.
Persiapan sederhana tersebut dapat menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan harus kembali ke kantor kepolisian karena dokumen belum lengkap.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Surat Kehilangan Paspor

1. Apakah surat kehilangan paspor harus dibuat di kantor polisi?

Pelaporan dilakukan melalui layanan kepolisian. Pemohon dapat mendatangi kantor polisi yang melayani laporan kehilangan dan mengikuti arahan petugas mengenai lokasi serta mekanisme penerbitan surat.

2. Apakah membuat surat kehilangan paspor dikenakan biaya?

Pelaporan kehilangan dan penerbitan surat keterangan kehilangan pada umumnya tidak dipungut biaya. Pastikan kembali informasi pelayanan kepada kantor kepolisian setempat.

3. Apakah bisa membuat surat kehilangan tanpa fotokopi paspor?

Bisa mengajukan laporan dengan membawa identitas pribadi dan memberikan informasi yang diketahui. Namun, fotokopi atau foto paspor sangat membantu proses identifikasi dokumen yang hilang.

4. Apakah surat kehilangan paspor memiliki masa berlaku?

Tidak ada satu ketentuan masa berlaku universal yang dapat diterapkan untuk semua kebutuhan administrasi. Pemohon sebaiknya memastikan kepada kantor imigrasi apakah surat yang sudah dimiliki masih dapat digunakan atau memerlukan pembaruan.

5. Apakah surat kehilangan dari polisi bisa digunakan untuk membuat paspor baru?

Surat tersebut dapat menjadi dokumen pendukung untuk mengurus paspor pengganti. Namun, pemohon tetap harus menjalani pemeriksaan khusus di kantor imigrasi.

6. Bagaimana jika paspor hilang tetapi tidak tahu nomor paspornya?

Pemohon tetap dapat melaporkan kehilangan menggunakan identitas pribadi. Informasi penerbitan paspor sebelumnya dapat ditelusuri melalui sistem keimigrasian oleh petugas yang berwenang.

7. Apakah surat kehilangan bisa dibuat secara online?

Mekanisme pelaporan dapat berbeda sesuai layanan kepolisian setempat. Untuk memastikan apakah pelaporan dapat dilakukan secara daring atau harus datang langsung, hubungi kantor kepolisian yang bersangkutan.

8. Apakah surat kehilangan bisa digunakan jika paspor ditemukan kembali?

Surat kehilangan bukan dokumen yang memberikan kewenangan untuk menggunakan kembali paspor lama. Jika paspor ditemukan, segera hubungi kantor imigrasi untuk memastikan status dokumen tersebut.

9. Apakah surat kehilangan harus dibawa dalam bentuk asli?

Sebaiknya bawa dokumen asli ketika mengurus paspor pengganti. Siapkan juga salinannya apabila dibutuhkan untuk keperluan administrasi.

10. Apakah kehilangan paspor karena dicuri tetap perlu dilaporkan?

Ya. Kehilangan akibat pencurian tetap perlu dilaporkan kepada kepolisian. Jelaskan kejadian berdasarkan fakta dan sertakan informasi pendukung yang tersedia.

Mengurus Surat Kehilangan Paspor dengan Persiapan yang Tepat

Mengurus surat kehilangan paspor dari kepolisian sebenarnya tidak terlalu rumit apabila identitas dan kronologi kejadian sudah dipersiapkan. Hal terpenting adalah menyampaikan laporan dengan jujur, membawa dokumen pendukung, serta memeriksa kembali informasi yang tercantum pada surat.
Setelah surat kehilangan diterbitkan, jangan lupa melanjutkan proses ke kantor imigrasi untuk menjalani pemeriksaan dan mengajukan penerbitan paspor pengganti. Dengan mengikuti tahapan yang benar, Anda dapat menyelesaikan persoalan kehilangan paspor secara lebih terarah tanpa kebingungan menghadapi persyaratan administrasi.

Surat Kehilangan Paspor dari Kepolisian: Syarat, Prosedur, dan Cara Mendapatkannya