Penerjemah tersumpah untuk dokumen kerja ke luar negeri dibutuhkan ketika dokumen berbahasa Indonesia harus diterjemahkan ke bahasa yang diterima oleh perusahaan, kedutaan, otoritas imigrasi, atau regulator profesi di negara tujuan. Proses ini dapat menjadi bagian penting dalam persiapan bekerja di luar negeri, terutama bagi warga negara Indonesia (WNI) yang harus menyerahkan dokumen pendidikan, sertifikat kompetensi, surat pengalaman kerja, atau dokumen administrasi lainnya.
Setiap negara dan instansi memiliki persyaratan berbeda. Ada pihak yang menerima dokumen berbahasa Inggris, sementara pihak lain meminta terjemahan ke bahasa lokal atau terjemahan oleh penerjemah yang memenuhi ketentuan tertentu. Karena itu, calon pekerja perlu memastikan persyaratan sebelum menggunakan jasa penerjemah.
Artikel ini membahas fungsi penerjemah tersumpah, jenis dokumen yang perlu diterjemahkan, prosedur pemesanan, perkiraan biaya, serta perbedaan antara terjemahan tersumpah, legalisasi, dan apostille.
Apa Itu Penerjemah Tersumpah untuk Dokumen Kerja?
Penerjemah tersumpah adalah penerjemah yang telah memenuhi persyaratan pengangkatan atau pengambilan sumpah sesuai ketentuan yang berlaku. Terjemahan yang dihasilkan dapat dilengkapi pernyataan atau tanda pengesahan penerjemah sesuai prosedur yang berlaku.
Dalam konteks kerja di luar negeri, penerjemah tersumpah dapat membantu menerjemahkan dokumen resmi agar informasi di dalamnya dapat dipahami oleh instansi penerima.
Dokumen yang mungkin membutuhkan terjemahan tersumpah antara lain:
- Ijazah dan transkrip nilai.
- Sertifikat kompetensi atau pelatihan.
- Surat pengalaman kerja.
- Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK).
- Akta kelahiran atau dokumen sipil jika diperlukan.
- Surat keterangan profesi atau registrasi.
- Dokumen pendukung visa dan izin kerja.
- Surat keterangan lain yang diminta perusahaan.
Namun, tidak semua dokumen harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah. Persyaratannya bergantung pada negara tujuan, jenis dokumen, dan kebijakan pihak yang menerima dokumen.
Mengapa Penerjemah Tersumpah Dibutuhkan untuk Kerja di Luar Negeri?
1. Memenuhi Persyaratan Perusahaan
Perusahaan di negara tujuan mungkin meminta dokumen dalam bahasa yang dapat dipahami oleh bagian sumber daya manusia atau tim administrasi. Terjemahan resmi dapat membantu proses pemeriksaan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja.
2. Mendukung Pengajuan Visa
Dalam beberapa proses imigrasi, dokumen pendukung harus diserahkan dalam bahasa tertentu. Apabila terjemahan tersumpah diwajibkan, pelamar perlu mengikuti ketentuan yang ditetapkan otoritas imigrasi.
Perlu diingat bahwa terjemahan dokumen tidak menjamin visa akan disetujui. Keputusan tetap berada pada otoritas yang berwenang.
3. Membantu Proses Pengakuan Kualifikasi
Profesi tertentu, seperti tenaga kesehatan, teknisi berlisensi, atau tenaga profesional lainnya, dapat memerlukan pemeriksaan ijazah dan sertifikat. Terjemahan membantu regulator memahami isi dokumen, tetapi tidak menggantikan proses penilaian kesetaraan atau pengakuan kualifikasi.
4. Mengurangi Risiko Kesalahan Informasi
Penerjemahan dokumen resmi membutuhkan ketelitian dalam menyalin nama, tanggal, nomor dokumen, gelar, nilai akademik, dan istilah teknis. Kesalahan dapat menyebabkan permintaan perbaikan atau memperlambat proses administrasi.
Jenis Dokumen Kerja yang Perlu Diterjemahkan
Dokumen yang harus diterjemahkan bergantung pada posisi pekerjaan dan persyaratan negara tujuan. Berikut beberapa contoh dokumen yang umum diminta dalam proses rekrutmen internasional.
| Jenis Dokumen | Tujuan Penggunaan | Hal yang Perlu Diperhatikan |
|---|---|---|
| Ijazah | Membuktikan pendidikan formal | Pastikan nama institusi dan gelar diterjemahkan secara tepat |
| Transkrip nilai | Menjelaskan mata kuliah dan nilai | Periksa konsistensi nama mata kuliah dan sistem penilaian |
| Sertifikat kompetensi | Membuktikan keahlian teknis | Pastikan istilah teknis sesuai bidang profesi |
| Surat pengalaman kerja | Membuktikan riwayat pekerjaan | Periksa jabatan, tanggal kerja, dan tanggung jawab |
| SKCK | Mendukung pemeriksaan latar belakang jika diwajibkan | Pastikan bahasa dan format diterima instansi tujuan |
| Surat registrasi profesi | Membuktikan status registrasi jika diperlukan | Periksa persyaratan regulator negara tujuan |
| Akta kelahiran | Mendukung administrasi identitas tertentu | Terjemahkan hanya jika diminta |
| Surat keterangan kesehatan | Memenuhi persyaratan kesehatan jika diwajibkan | Pastikan format dan istilah medis sesuai |
| Surat penawaran kerja | Menjelaskan posisi dan ketentuan pekerjaan | Periksa istilah kontrak dan informasi gaji |
| Dokumen pendukung visa | Memenuhi persyaratan administrasi imigrasi | Ikuti petunjuk bahasa dari otoritas imigrasi |
Tidak semua dokumen dalam tabel tersebut otomatis memerlukan terjemahan tersumpah. Sebelum memesan layanan, mintalah daftar dokumen dan ketentuan bahasa dari perusahaan atau instansi penerima.
Bahasa yang Dibutuhkan untuk Dokumen Kerja di Luar Negeri
Bahasa terjemahan ditentukan oleh negara tujuan dan pihak yang menerima dokumen. Bahasa Inggris sering digunakan dalam proses rekrutmen internasional, tetapi beberapa negara mensyaratkan dokumen dalam bahasa lokal.
Contohnya:
- Jepang: dokumen tertentu dapat diminta dalam bahasa Jepang.
- Jerman: instansi atau regulator dapat meminta dokumen dalam bahasa Jerman.
- Australia: dokumen yang tidak berbahasa Inggris dapat memerlukan terjemahan sesuai ketentuan instansi terkait.
- Singapura: bahasa dan format dokumen mengikuti persyaratan perusahaan atau otoritas terkait.
- Korea Selatan: dokumen tertentu dapat diminta dalam bahasa Korea atau bahasa lain yang ditentukan pihak penerima.
- Arab Saudi: persyaratan bahasa bergantung pada instansi, pemberi kerja, dan proses administrasi yang dijalani.
Contoh tersebut bukan aturan universal untuk setiap dokumen. Pastikan bahasa yang diterima sebelum memulai penerjemahan agar tidak perlu membayar terjemahan ulang.
Syarat Menggunakan Jasa Penerjemah Tersumpah
Sebelum mengajukan dokumen, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan.
1. Dokumen Sumber yang Jelas
Siapkan dokumen asli atau salinan digital yang dapat dibaca dengan jelas. Jika menggunakan hasil pemindaian, pastikan seluruh halaman, cap, tanda tangan, dan informasi penting terlihat.
Apabila penerjemah atau instansi penerima membutuhkan dokumen asli, ikuti petunjuk penyerahan yang berlaku.
2. Bahasa Tujuan
Tentukan bahasa yang diperlukan berdasarkan instruksi perusahaan, regulator, atau otoritas imigrasi. Jangan memilih bahasa hanya berdasarkan kebiasaan atau asumsi.
3. Identitas dan Ejaan Nama
Pastikan ejaan nama pada dokumen konsisten dengan paspor dan identitas lainnya. Jika terdapat perbedaan penulisan, informasikan kepada penerjemah dan tanyakan apakah diperlukan dokumen pendukung.
4. Petunjuk dari Instansi Penerima
Jika memungkinkan, lampirkan instruksi tertulis mengenai format terjemahan, jenis penerjemah yang diterima, dan persyaratan pengesahan tambahan.
5. Tenggat Waktu
Sampaikan batas waktu penggunaan dokumen sejak awal. Waktu pengerjaan bergantung pada jumlah halaman, tingkat kesulitan, bahasa, serta kebutuhan pemeriksaan tambahan.
Prosedur Menggunakan Jasa Penerjemah Tersumpah
Berikut langkah yang dapat dilakukan untuk menyiapkan dokumen kerja ke luar negeri.
1. Identifikasi Dokumen yang Dibutuhkan
Minta daftar dokumen dari perusahaan atau instansi tujuan. Pisahkan dokumen yang harus diterjemahkan dari dokumen yang cukup diserahkan dalam bahasa aslinya.
Langkah ini membantu menghindari biaya yang tidak diperlukan.
2. Pastikan Bahasa dan Jenis Terjemahan
Konfirmasikan apakah pihak penerima meminta terjemahan tersumpah, terjemahan biasa, atau terjemahan yang dilakukan oleh penerjemah atau lembaga tertentu.
Ketentuan dapat berbeda untuk perusahaan swasta, regulator profesi, dan otoritas pemerintah.
3. Pilih Penerjemah yang Memenuhi Persyaratan
Periksa identitas penerjemah, pasangan bahasa yang dikuasai, pengalaman menerjemahkan dokumen sejenis, dan kesesuaian layanan dengan persyaratan instansi penerima.
Jangan hanya menilai layanan berdasarkan harga. Ketepatan istilah dan penerimaan hasil terjemahan juga penting.
4. Kirim Dokumen untuk Diperiksa
Kirimkan dokumen sesuai prosedur penyedia layanan. Pastikan semua halaman yang diperlukan telah disertakan.
Jika ada cap, catatan, atau bagian dokumen yang sulit dibaca, sampaikan informasi tersebut agar dapat ditangani dengan benar.
5. Konfirmasikan Biaya dan Waktu Pengerjaan
Mintalah rincian harga, estimasi penyelesaian, format hasil, serta ketentuan revisi. Pastikan biaya tambahan, jika ada, dijelaskan sejak awal.
6. Periksa Hasil Terjemahan
Setelah menerima hasilnya, periksa:
- Ejaan nama sesuai paspor.
- Tanggal dan nomor dokumen.
- Nama lembaga penerbit.
- Gelar pendidikan dan jabatan.
- Nilai, satuan, dan istilah teknis.
- Kelengkapan halaman dan tanda pengesahan penerjemah.
Jika menemukan kesalahan, segera ajukan koreksi kepada penyedia layanan.
