Penggunaan dokumen resmi Indonesia di luar negeri sering kali memerlukan persiapan khusus agar dokumen tersebut dapat diterima oleh instansi yang dituju. Dokumen seperti akta kelahiran, akta perkawinan, ijazah, transkrip nilai, surat kuasa, dokumen perusahaan, hingga surat keterangan kepolisian mungkin perlu melalui proses legalisasi dan penerjemahan sebelum digunakan di negara lain.

Dua proses yang sering menjadi persyaratan adalah legalisasi berlapis dan penerjemahan tersumpah. Meskipun keduanya sama-sama berkaitan dengan keabsahan dokumen untuk keperluan lintas negara, fungsi keduanya berbeda.

DAFTAR ISI

Legalisasi berlapis berkaitan dengan pengesahan tanda tangan, cap, atau kewenangan pejabat yang menerbitkan maupun mengesahkan dokumen. Sementara itu, penerjemahan tersumpah bertujuan menerjemahkan isi dokumen ke bahasa yang dibutuhkan dengan dilakukan oleh penerjemah tersumpah.

Kapan kedua proses tersebut diperlukan? Apakah semua dokumen harus diterjemahkan terlebih dahulu sebelum dilegalisasi? Jawabannya bergantung pada jenis dokumen, negara tujuan, bahasa yang disyaratkan, serta ketentuan instansi penerima.

Apa Itu Legalisasi Berlapis?

Legalisasi berlapis adalah rangkaian pengesahan dokumen melalui beberapa instansi atau pejabat berwenang untuk memenuhi persyaratan penggunaan dokumen di luar negeri.

Proses ini bertujuan membantu instansi di negara tujuan memverifikasi keaslian tanda tangan, cap, atau kapasitas pejabat yang tercantum dalam dokumen. Legalisasi bukan berarti seluruh isi dokumen otomatis dinyatakan benar secara substantif.

Tahap legalisasi dapat berbeda-beda sesuai dengan jenis dokumen dan negara tujuan. Dalam kondisi tertentu, dokumen perlu memperoleh pengesahan dari instansi penerbit atau instansi terkait, kemudian melalui Kementerian Hukum atau Kementerian Luar Negeri, serta kedutaan atau konsulat negara tujuan apabila prosedur tersebut diwajibkan.

Namun, tidak semua dokumen harus melewati seluruh tahapan tersebut. Untuk negara dan dokumen yang memenuhi ketentuan apostille, proses apostille dapat digunakan sebagai pengganti legalisasi diplomatik atau konsuler berlapis. Penerimaan apostille tetap harus diperiksa berdasarkan negara tujuan, jenis dokumen, dan ketentuan instansi penerima.

Kapan Penerjemahan Tersumpah Diperlukan?

Penerjemahan tersumpah diperlukan ketika instansi penerima meminta dokumen diterjemahkan oleh penerjemah yang memenuhi persyaratan resmi. Terjemahan ini biasanya dilengkapi identitas, tanda tangan, cap, atau keterangan penerjemah sesuai ketentuan yang berlaku.

Berikut beberapa kondisi yang sering memerlukan penerjemahan tersumpah.

1.Mengurus Visa dan Izin Tinggal

Pengajuan visa, izin tinggal, atau dokumen imigrasi di negara lain dapat mensyaratkan dokumen berbahasa Indonesia diterjemahkan ke bahasa resmi negara tujuan atau bahasa lain yang ditentukan oleh kedutaan.

Dokumen yang mungkin diminta antara lain:

Akta kelahiran.
Akta perkawinan atau buku nikah.
Kartu keluarga.
Surat keterangan kerja.
Surat keterangan kepolisian.
Dokumen pendukung permohonan visa.

Bahasa terjemahan harus mengikuti persyaratan instansi penerima. Tidak semua permohonan visa mensyaratkan penerjemah tersumpah, sehingga ketentuan kedutaan atau otoritas imigrasi perlu diperiksa terlebih dahulu.

2.Melanjutkan Pendidikan di Luar Negeri

Calon mahasiswa yang mendaftar ke universitas luar negeri mungkin diminta menyerahkan ijazah, transkrip nilai, surat keterangan akademik, atau dokumen pendidikan lainnya dalam bahasa tertentu.

Jika universitas mensyaratkan terjemahan tersumpah, calon mahasiswa perlu memastikan nama, tanggal, nomor dokumen, nilai, dan informasi akademik lainnya diterjemahkan secara konsisten dengan dokumen asli.

Sebagian universitas menerima terjemahan resmi dari lembaga tertentu atau memiliki ketentuan tersendiri. Karena itu, jangan langsung menerjemahkan seluruh dokumen sebelum memeriksa petunjuk pendaftaran.

3.Menikah dengan Warga Negara Asing

Perkawinan campuran sering melibatkan dokumen dari dua negara yang memiliki sistem administrasi berbeda. Dokumen seperti akta kelahiran, surat keterangan belum menikah, surat cerai, atau putusan pengadilan mungkin harus diterjemahkan.

Penerjemahan tersumpah diperlukan apabila kantor pencatatan perkawinan, kedutaan, pengadilan, atau instansi terkait mewajibkannya.

Perlu diperhatikan bahwa penerjemahan dan legalisasi merupakan dua proses berbeda. Terjemahan yang benar belum tentu memenuhi persyaratan legalisasi, sedangkan dokumen yang sudah dilegalisasi belum tentu memenuhi ketentuan bahasa instansi penerima.

4.Mengurus Pekerjaan di Luar Negeri

Dokumen untuk melamar pekerjaan, mengurus pengakuan kualifikasi, atau memenuhi persyaratan administrasi tenaga kerja di luar negeri dapat memerlukan terjemahan resmi.

Contohnya adalah ijazah, sertifikat keahlian, surat pengalaman kerja, surat keterangan kepolisian, dan dokumen identitas tertentu.

Bagi calon Pekerja Migran Indonesia (PMI), jenis dokumen yang diterjemahkan bergantung pada negara tujuan, sektor pekerjaan, pemberi kerja, dan prosedur penempatan yang berlaku. Pastikan persyaratan berasal dari pihak yang berwenang agar tidak mengeluarkan biaya untuk terjemahan yang sebenarnya tidak dibutuhkan.

5.Keperluan Hukum dan Dokumen Perusahaan

Penerjemahan tersumpah juga dapat dibutuhkan untuk dokumen perusahaan yang digunakan dalam transaksi internasional, pendirian badan usaha, pengurusan izin, perjanjian, atau proses hukum lintas negara.

Contohnya meliputi akta pendirian perusahaan, anggaran dasar, surat kuasa, perjanjian bisnis, dokumen pengadilan, dan dokumen perpajakan tertentu.

Dalam urusan hukum, pemilihan bahasa dan penerjemah harus mengikuti instruksi instansi penerima. Dokumen perusahaan juga dapat memiliki prosedur legalisasi khusus, sehingga tidak cukup hanya mengandalkan terjemahan tersumpah.

Kapan Legalisasi Berlapis dan Penerjemahan Tersumpah Dibutuhkan Bersamaan?

Kedua proses tersebut diperlukan bersamaan ketika instansi di negara tujuan mensyaratkan pengesahan dokumen sekaligus terjemahan resmi.

Sebagai contoh, seseorang ingin menggunakan akta perkawinan Indonesia untuk mengurus administrasi keluarga di luar negeri. Instansi penerima mungkin meminta dokumen asli yang telah memperoleh pengesahan sesuai prosedur, disertai terjemahan ke bahasa yang ditentukan.

Dalam situasi seperti ini, pemohon perlu memastikan beberapa hal:

Dokumen asli diterbitkan oleh instansi yang berwenang.
Tanda tangan atau cap pada dokumen dapat diverifikasi.
Terjemahan dibuat oleh penerjemah yang memenuhi persyaratan instansi penerima.
Dokumen terjemahan juga dilegalisasi apabila diwajibkan.
Urutan pengesahan dan penerjemahan sesuai petunjuk negara tujuan.

Penting: Tidak ada satu urutan yang berlaku untuk semua dokumen. Ada prosedur yang mengharuskan dokumen asli disahkan terlebih dahulu sebelum diterjemahkan. Ada pula prosedur yang meminta dokumen asli dan terjemahannya diserahkan bersama atau menjalani pengesahan tambahan. Konfirmasikan urutannya sebelum memulai proses.

Apakah Dokumen Harus Diterjemahkan Sebelum atau Sesudah Legalisasi?

Jawabannya bergantung pada persyaratan negara tujuan dan instansi penerima. Secara umum, terdapat beberapa kemungkinan prosedur.

1.Legalisasi Dokumen Asli Terlebih Dahulu

Dalam prosedur tertentu, dokumen asli perlu disahkan terlebih dahulu oleh instansi berwenang. Setelah itu, dokumen diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah ke bahasa yang diminta.

Cara ini dapat digunakan apabila instansi penerima mengutamakan pengesahan dokumen sumber sebelum memeriksa terjemahannya.

2.Penerjemahan Sebelum Pengesahan Terjemahan

Pada prosedur lain, dokumen diterjemahkan terlebih dahulu, kemudian terjemahannya turut menjalani pengesahan apabila diwajibkan.

Prosedur ini dapat berlaku apabila kedutaan atau instansi penerima meminta dokumen asli beserta terjemahan yang telah memenuhi persyaratan formal.

3.Menggunakan Apostille

Jika negara tujuan menerima apostille dan dokumen termasuk dalam cakupan layanan tersebut, pemohon dapat menggunakan apostille sebagai pengganti legalisasi diplomatik atau konsuler berlapis.

Permohonan apostille di Indonesia dilakukan melalui layanan resmi Kementerian Hukum. Dokumen harus memenuhi persyaratan, termasuk pengesahan oleh pejabat publik yang berwenang apabila diperlukan.

Apostille tidak otomatis menghilangkan kewajiban penerjemahan. Apabila instansi penerima meminta terjemahan tersumpah, persyaratan bahasa tersebut tetap harus dipenuhi. Periksa juga apakah dokumen tertentu dikecualikan atau membutuhkan prosedur berbeda.

Dokumen yang Sering Memerlukan Kedua Proses

Berikut beberapa contoh dokumen yang mungkin memerlukan legalisasi dan penerjemahan tersumpah, tergantung penggunaannya.

Akta kelahiran: untuk administrasi keluarga, pendidikan, kewarganegaraan, atau keimigrasian.
Akta perkawinan: untuk pencatatan perkawinan, permohonan izin tinggal pasangan, atau administrasi keluarga.
Ijazah dan transkrip nilai: untuk melanjutkan pendidikan atau memenuhi persyaratan profesi di luar negeri.
Surat kuasa: untuk memberikan kewenangan kepada pihak lain dalam urusan hukum atau administrasi lintas negara.
Dokumen perusahaan: untuk pendirian usaha, transaksi internasional, atau pengurusan izin.
Putusan pengadilan: untuk keperluan hukum yang membutuhkan pengakuan atau penggunaan dokumen di negara lain.

Daftar tersebut bukan berarti setiap dokumen wajib melalui kedua proses. Keputusan akhirnya mengikuti aturan yang berlaku dan permintaan resmi instansi penerima.

Persyaratan yang Perlu Disiapkan

Sebelum mengajukan legalisasi berlapis dan penerjemahan tersumpah, siapkan dokumen sesuai kebutuhan berikut.

Dokumen asli atau salinan resmi sesuai persyaratan.
Identitas pemohon, seperti KTP atau paspor jika diminta.
Dokumen pendukung yang berkaitan dengan tujuan penggunaan.
Informasi negara tujuan dan nama instansi penerima.
Terjemahan tersumpah jika diwajibkan.
Bukti pengesahan sebelumnya, apabila diperlukan.
Formulir permohonan, bukti pembayaran, atau dokumen administrasi tambahan sesuai prosedur.

Persyaratan dapat berbeda berdasarkan jenis dokumen dan tujuan penggunaannya. Untuk memeriksa ketentuan resmi, pemohon dapat mengakses layanan apostille di portal Apostille Kementerian Hukum dan layanan legalisasi dokumen di portal Legalisasi Kementerian Luar Negeri.

Kesalahan yang Harus Dihindari

Beberapa kesalahan dapat menyebabkan proses dokumen menjadi lebih lama atau terpaksa diulang.

Pertama, menerjemahkan dokumen tanpa memeriksa bahasa yang diminta. Negara tujuan belum tentu meminta terjemahan dalam bahasa nasionalnya. Sebagian instansi menerima bahasa Inggris, sedangkan yang lain menetapkan ketentuan berbeda.

Kedua, menganggap terjemahan tersumpah otomatis menggantikan legalisasi. Terjemahan resmi tidak selalu membuktikan bahwa dokumen asli telah memenuhi persyaratan pengesahan.

Ketiga, menganggap semua negara membutuhkan legalisasi berlapis. Negara yang menerapkan mekanisme apostille dapat memiliki prosedur berbeda. Jenis dokumen dan pengecualiannya tetap perlu diperiksa.

Keempat, tidak memastikan apakah terjemahan juga harus disahkan. Sebagian instansi meminta pengesahan pada dokumen asli saja, sedangkan prosedur lainnya dapat mensyaratkan pengesahan tambahan terhadap terjemahan.

Kelima, tidak memeriksa masa berlaku dokumen. Dokumen tertentu, seperti surat keterangan kepolisian atau surat keterangan administratif, dapat memiliki batas waktu penerimaan menurut instansi yang meminta.

Berapa Lama dan Berapa Biaya Prosesnya?

Lama pengerjaan dan biaya legalisasi berlapis serta penerjemahan tersumpah tidak dapat disamaratakan.

Waktu pengerjaan dipengaruhi oleh jenis dokumen, jumlah halaman, pasangan bahasa, kebutuhan koreksi, antrean layanan, dan jumlah tahapan pengesahan. Biaya penerjemahan biasanya bergantung pada bahasa, jumlah kata atau halaman, serta tingkat kesulitan dokumen. Sementara itu, biaya pengesahan mengikuti ketentuan layanan yang berlaku.

Untuk menghindari pengeluaran yang tidak perlu, mintalah rincian biaya penerjemahan dan legalisasi secara terpisah. Pastikan juga apakah biaya tersebut sudah mencakup pengesahan terjemahan, pengiriman dokumen, atau layanan tambahan lainnya.

Legalisasi berlapis dan penerjemahan tersumpah memiliki fungsi berbeda, tetapi dapat saling melengkapi ketika dokumen Indonesia akan digunakan di luar negeri. Legalisasi berkaitan dengan pengesahan tanda tangan, cap, atau kewenangan pejabat, sedangkan penerjemahan tersumpah memastikan isi dokumen tersedia dalam bahasa yang disyaratkan secara resmi.

Kedua proses diperlukan bersamaan apabila instansi tujuan meminta dokumen yang telah disahkan sekaligus terjemahan tersumpah. Namun, tidak semua dokumen membutuhkan kedua proses tersebut. Penggunaan apostille, kebutuhan pengesahan tambahan, dan urutan pengerjaan harus ditentukan berdasarkan ketentuan negara tujuan serta instansi penerima.

Karena itu, langkah paling aman adalah memeriksa persyaratan terlebih dahulu sebelum menerjemahkan atau mengajukan legalisasi. Dengan persiapan yang tepat, pemohon dapat mengurangi risiko penolakan dokumen, pengulangan proses, dan biaya tambahan.

KONSULTASI SEKARANG