Mengajukan visa menjadi salah satu tahapan penting bagi seseorang yang ingin bepergian, bekerja, belajar, atau menetap sementara di luar negeri. Setelah menyerahkan dokumen dan menyelesaikan proses pengajuan, pemohon biasanya perlu menunggu keputusan dari kedutaan, konsulat, atau pusat aplikasi visa. Cara Mengecek Status dan Progres Namun, selama masa tunggu tersebut, pemohon tentu ingin mengetahui perkembangan permohonannya.
Oleh karena itu, mengetahui cara mengecek status dan progres pengajuan visa secara online sangat penting. Melalui layanan pelacakan digital, pemohon dapat memantau perkembangan aplikasi tanpa harus datang langsung ke kantor kedutaan atau pusat pelayanan visa. Selain menghemat waktu, cara ini juga membantu pemohon mengetahui apakah pihak terkait masih memproses dokumen, membutuhkan kelengkapan tambahan, atau sudah mengeluarkan keputusan.
Meskipun demikian, setiap negara memiliki sistem pemeriksaan visa yang berbeda. Ada negara yang menyediakan portal resmi imigrasi, sementara negara lainnya menggunakan layanan pelacakan dari VFS Global, TLScontact, atau pusat aplikasi visa tertentu.
Lantas, bagaimana cara mengecek status pengajuan visa secara online? Berikut penjelasan lengkap mengenai langkah-langkah, persyaratan, arti status, hingga solusi jika sistem tidak menampilkan perkembangan permohonan.
Baca Juga : Berapa Lama Visa Terbit? Estimasi Proses Pengajuan Visa Berbagai Negara
Apa Itu Status dan Progres Pengajuan Visa?
Status pengajuan visa merupakan informasi yang menunjukkan tahapan permohonan visa seseorang setelah pemohon menyerahkan dokumen kepada pihak berwenang. Informasi tersebut membantu pemohon mengetahui perkembangan pemeriksaan administrasi hingga keputusan akhir.
Sementara itu, progres pengajuan visa menggambarkan proses yang sedang berjalan sejak pemohon mengajukan permohonan sampai pihak imigrasi menyelesaikan pemeriksaan.
Sebagai contoh, sistem pelacakan dapat menunjukkan bahwa pihak kedutaan sudah menerima berkas, sedang memeriksa dokumen, atau telah menyelesaikan proses pengambilan keputusan.
Dengan demikian, pemohon dapat memantau permohonan secara berkala tanpa harus menanyakan perkembangan melalui kunjungan langsung.
Baca Juga : Berapa Lama Proses Visa Setelah Pengajuan ke Kedutaan?
Cara Mengecek Status dan Progres Pengajuan Visa Secara Online
Pada dasarnya, pemohon dapat mengecek status visa melalui situs resmi pemerintah negara tujuan atau portal penyedia layanan aplikasi visa. Namun, sebelum memulai pemeriksaan, siapkan terlebih dahulu informasi yang diperlukan.
Berikut beberapa langkah yang dapat Anda ikuti.
1. Siapkan Nomor Referensi Pengajuan Visa
Pertama, cari nomor referensi atau application reference number yang Anda terima setelah mengajukan visa. Nomor tersebut biasanya tercantum pada tanda terima, bukti pembayaran, atau email konfirmasi pengajuan.
Selanjutnya, siapkan informasi tambahan seperti:
- Nomor paspor.
- Nama lengkap sesuai paspor.
- Tanggal lahir.
- Nomor aplikasi visa.
- Alamat email yang digunakan saat pendaftaran.
Namun, tidak semua sistem meminta seluruh informasi tersebut. Oleh karena itu, sesuaikan data dengan kolom yang tersedia pada situs pelacakan resmi.
2. Kunjungi Website Resmi Pelacakan Visa
Setelah menyiapkan data, buka situs resmi lembaga yang menangani permohonan visa Anda.
Sebagai contoh, beberapa negara menggunakan portal imigrasi masing-masing. Sementara itu, negara lain bekerja sama dengan penyedia layanan seperti VFS Global atau TLScontact untuk menerima dokumen dan menyediakan fasilitas pelacakan.
Pastikan Anda membuka alamat website yang benar. Selain itu, hindari situs tidak resmi yang meminta pembayaran atau informasi pribadi tanpa dasar yang jelas.
3. Pilih Menu Pelacakan atau Visa Tracking
Berikutnya, cari menu yang menyediakan layanan pemeriksaan status permohonan. Setiap penyedia layanan dapat menggunakan istilah berbeda, misalnya:
- Track Your Application.
- Check Visa Status.
- Application Tracking.
- Visa Application Status.
- Track My Visa.
Setelah menemukan menu tersebut, klik bagian pelacakan untuk membuka halaman pemeriksaan.
Baca Juga : Faktor yang Memengaruhi Lama, Cepatnya Proses Penerbitan Visa
4. Masukkan Data Pengajuan Visa
Kemudian, masukkan nomor referensi dan informasi identitas sesuai permintaan sistem. Periksa kembali setiap angka dan huruf sebelum melanjutkan.
Kesalahan satu karakter saja dapat menyebabkan sistem gagal menemukan permohonan Anda. Oleh sebab itu, gunakan data yang tercantum pada bukti pengajuan.
Selain itu, beberapa portal meminta tanggal lahir atau nomor paspor sebagai verifikasi tambahan. Ikuti petunjuk yang tersedia sampai sistem menampilkan hasil pemeriksaan.
5. Klik Tombol Submit atau Check Status
Setelah seluruh data terisi, klik tombol Submit, Search, atau Check Status. Selanjutnya, sistem akan mencari informasi permohonan berdasarkan data yang Anda masukkan.
Jika data sesuai, halaman akan menampilkan status terbaru pengajuan visa. Namun, apabila sistem tidak menemukan permohonan, periksa kembali nomor referensi dan pastikan masa pembaruan data sudah berlangsung.
6. Periksa Hasil dan Simpan Informasinya
Terakhir, baca keterangan status yang muncul pada halaman pelacakan. Perhatikan apakah permohonan masih dalam pemeriksaan, membutuhkan dokumen tambahan, atau sudah mencapai keputusan akhir.
Selain itu, Anda dapat mengambil tangkapan layar sebagai catatan pribadi. Dengan demikian, Anda memiliki informasi perkembangan pengajuan untuk dibandingkan ketika melakukan pemeriksaan berikutnya.
Baca Juga : Berapa Lama Proses Visa Wisata? Ini Tahapan dan Estimasinya
Arti Status Pengajuan Visa yang Sering Muncul
Saat mengecek visa secara online, pemohon mungkin menemukan berbagai istilah dalam bahasa Inggris. Oleh karena itu, penting untuk memahami arti setiap status agar tidak salah menafsirkan perkembangan permohonan.
1. Application Received
Status Application Received berarti sistem atau penyedia layanan sudah menerima permohonan visa Anda.
Pada tahap ini, pihak terkait sudah mencatat pengajuan. Namun, status tersebut belum menunjukkan bahwa petugas telah menyelesaikan pemeriksaan dokumen.
2. Application Submitted
Selanjutnya, status Application Submitted menunjukkan bahwa pemohon sudah menyerahkan aplikasi melalui sistem atau pusat pelayanan terkait.
Meskipun demikian, pemohon tetap perlu menunggu tahapan pemeriksaan berikutnya.
3. Under Process
Status Under Process atau In Process berarti pihak berwenang sedang memproses permohonan visa.
Pada tahap ini, petugas dapat melakukan pemeriksaan administrasi, verifikasi dokumen, atau penilaian berdasarkan ketentuan imigrasi negara tujuan.
Oleh karena itu, pemohon sebaiknya menunggu pembaruan berikutnya dan memeriksa email secara berkala.
4. Additional Documents Required
Jika sistem menampilkan Additional Documents Required, artinya pihak berwenang membutuhkan dokumen atau informasi tambahan.
Dalam kondisi tersebut, segera baca instruksi yang diberikan. Kemudian, lengkapi persyaratan sesuai batas waktu dan metode penyerahan yang ditentukan.
Jangan menunda pengumpulan dokumen karena keterlambatan dapat memengaruhi proses pemeriksaan.
Baca Juga : Berapa Lama Proses Visa Bisnis? Panduan Pengajuan, Penerbitannya
5. Decision Made
Status Decision Made menunjukkan bahwa pihak berwenang sudah mengambil keputusan atas permohonan visa.
Namun, status ini belum tentu berarti visa disetujui. Pemohon perlu menunggu pemberitahuan resmi atau menerima paspor untuk mengetahui hasil akhirnya.
6. Passport Ready for Collection
Berikutnya, status Passport Ready for Collection berarti paspor sudah siap diambil di pusat aplikasi visa atau lokasi yang ditentukan.
Akan tetapi, status tersebut tidak otomatis menunjukkan bahwa visa disetujui. Oleh karena itu, periksa hasil keputusan melalui dokumen resmi atau informasi pada paspor.
7. Dispatched via Courier
Status Dispatched via Courier menunjukkan bahwa pihak penyedia layanan sudah mengirimkan paspor melalui jasa kurir.
Selanjutnya, pemohon dapat memeriksa informasi pengiriman menggunakan nomor pelacakan apabila penyedia layanan memberikan fasilitas tersebut.
Cara Mengecek Visa Berdasarkan Negara Tujuan
Setiap negara mempunyai mekanisme pemeriksaan visa yang berbeda. Oleh sebab itu, pemohon perlu menggunakan saluran resmi sesuai negara tujuan dan jenis visa yang diajukan.
Berikut beberapa contoh layanan yang dapat digunakan.
1. Mengecek Visa Schengen
Bagi pemohon visa Schengen, pemeriksaan status biasanya mengikuti sistem negara tujuan utama dan pusat aplikasi yang menangani permohonan.
Jika Anda mengajukan visa melalui VFS Global atau TLScontact, gunakan nomor referensi pada tanda terima untuk mengakses layanan pelacakan.
Selain itu, periksa email secara berkala karena kedutaan atau pusat aplikasi dapat mengirimkan pemberitahuan mengenai perkembangan permohonan.
Baca Juga : Berapa Lama Proses Untuk Visa Kerja? Tahapan Pengajuan hingga Terbit
2. Mengecek Visa Inggris
Pemohon visa Inggris dapat menggunakan layanan resmi UK Visas and Immigration (UKVI) untuk mendapatkan informasi mengenai proses permohonan.
Namun, ketersediaan informasi pelacakan bergantung pada jenis layanan dan jalur pengajuan yang digunakan.
Oleh karena itu, ikuti petunjuk pada email konfirmasi dan akun pengajuan visa Anda.
3. Mengecek Visa Amerika Serikat
Untuk permohonan visa Amerika Serikat, pemohon dapat menggunakan sistem resmi pemeriksaan status visa melalui CEAC.
Pada sistem tersebut, pemohon perlu memilih jenis permohonan dan memasukkan nomor aplikasi sesuai ketentuan.
Selanjutnya, sistem akan menampilkan perkembangan pemeriksaan konsuler apabila informasi sudah tersedia.
4. Mengecek Visa Australia
Pemohon visa Australia dapat memantau perkembangan aplikasi melalui akun ImmiAccount.
Setelah masuk ke akun, pilih permohonan yang ingin diperiksa. Kemudian, perhatikan bagian status dan pesan yang tersedia.
Selain itu, periksa bagian komunikasi karena pihak imigrasi Australia dapat menyampaikan permintaan dokumen tambahan melalui akun tersebut.
5. Mengecek Visa Jepang
Untuk visa Jepang, pemohon perlu mengikuti mekanisme pemeriksaan yang berlaku pada kedutaan, konsulat, atau Japan Visa Application Centre (JVAC) yang menangani permohonan.
Jika pengajuan menggunakan pusat aplikasi, periksa tanda terima dan informasi pelacakan yang diberikan oleh penyedia layanan.
Namun, apabila sistem tidak menyediakan pelacakan secara online, pemohon dapat menghubungi pusat pelayanan sesuai petunjuk resmi.
Baca Juga : Berapa Lama Pengurusan Visa Kunjungan Keluarga? Syarat, Estimasi
Mengapa Status Pengajuan Visa Tidak Berubah?
Tidak sedikit pemohon yang menemukan status pengajuan visa tetap sama selama beberapa hari. Kondisi tersebut tidak selalu menunjukkan adanya masalah.
Berikut beberapa penyebab yang mungkin terjadi.
1. Petugas Masih Memeriksa Dokumen
Pertama, pihak imigrasi mungkin masih memeriksa kelengkapan dan keabsahan dokumen. Proses ini membutuhkan waktu berbeda tergantung jenis visa, negara tujuan, serta kondisi permohonan.
2. Sistem Belum Memperbarui Informasi
Selain pemeriksaan dokumen, keterlambatan pembaruan sistem juga dapat menyebabkan status terlihat tidak berubah.
Sebagai contoh, petugas mungkin sudah memproses aplikasi, tetapi portal pelacakan belum menampilkan informasi terbaru.
3. Permohonan Membutuhkan Verifikasi Tambahan
Beberapa permohonan membutuhkan pemeriksaan lebih lanjut. Misalnya, petugas perlu memverifikasi dokumen pekerjaan, bukti keuangan, sponsor, atau tujuan perjalanan.
Oleh karena itu, proses pemeriksaan dapat berlangsung lebih lama dibandingkan perkiraan awal.
4. Terjadi Kendala Teknis
Selanjutnya, gangguan server, pemeliharaan website, atau kesalahan saat memasukkan nomor referensi dapat menghambat pemeriksaan status.
Jika hal tersebut terjadi, coba akses kembali beberapa waktu kemudian dan pastikan koneksi internet berjalan dengan baik.
Baca Juga : Penyebab Proses Visa Lama dan Cara Menghindari Keterlambatan
Apa yang Harus Dilakukan Jika Status Visa Tidak Bisa Dicek?
Apabila Anda tidak dapat melihat perkembangan permohonan, jangan langsung menganggap pengajuan mengalami penolakan. Sebaliknya, lakukan beberapa langkah berikut.
- Periksa nomor referensi. Pastikan nomor aplikasi sesuai dengan tanda terima pengajuan.
- Cek kembali nomor paspor. Gunakan nomor yang sama dengan data pendaftaran.
- Gunakan website resmi. Hindari portal pelacakan yang tidak memiliki hubungan dengan lembaga berwenang.
- Periksa email. Cari pemberitahuan dari kedutaan, imigrasi, atau pusat aplikasi visa.
- Tunggu pembaruan sistem. Jika aplikasi baru diajukan, informasi mungkin belum tersedia.
- Hubungi pusat pelayanan. Jika masalah berlanjut, mintalah bantuan melalui saluran komunikasi resmi.
Dengan mengikuti langkah tersebut, Anda dapat mengetahui penyebab kendala dan menentukan tindakan selanjutnya.
Berapa Lama Proses Pengajuan Visa Sampai Mendapatkan Keputusan?
Lama proses pengajuan visa berbeda-beda sesuai negara tujuan dan kategori visa. Visa kunjungan, visa pelajar, visa kerja, dan visa keluarga memiliki persyaratan serta tahapan pemeriksaan yang berbeda.
Selain itu, beberapa faktor dapat memengaruhi waktu penyelesaian, antara lain:
- Kelengkapan dokumen permohonan.
- Jenis visa yang diajukan.
- Jumlah permohonan yang sedang diproses.
- Kebutuhan pemeriksaan tambahan.
- Jadwal wawancara atau biometrik.
- Kebijakan kedutaan dan imigrasi negara tujuan.
Oleh karena itu, gunakan estimasi waktu yang tercantum pada situs resmi negara tujuan. Jangan menjadikan pengalaman pemohon lain sebagai patokan pasti karena setiap aplikasi memiliki kondisi berbeda.
Baca Juga : Cara Mempercepat Proses Pengurusan Visa? Syarat, Tipsnya
Tips Memantau Progres Pengajuan Visa agar Tetap Aman
Saat memeriksa status visa secara online, pemohon perlu menjaga keamanan data pribadi. Sebab, informasi seperti nomor paspor, tanggal lahir, dan nomor aplikasi termasuk data penting.
Berikut beberapa tips yang perlu diperhatikan.
1. Gunakan Website Resmi
Selalu gunakan portal resmi kedutaan, imigrasi, atau penyedia layanan yang menangani permohonan Anda. Dengan demikian, Anda dapat mengurangi risiko penyalahgunaan data.
2. Jangan Membagikan Nomor Referensi Sembarangan
Nomor referensi pengajuan visa dapat membantu seseorang mengakses informasi aplikasi. Oleh karena itu, jangan membagikannya kepada pihak yang tidak berkepentingan.
3. Periksa Email Secara Berkala
Selain memantau portal online, periksa kotak masuk dan folder spam. Pihak berwenang mungkin mengirimkan pemberitahuan penting melalui email.
4. Simpan Bukti Pengajuan
Selanjutnya, simpan tanda terima, bukti pembayaran, nomor referensi, dan salinan dokumen yang berkaitan dengan permohonan visa.
Dokumen tersebut akan membantu ketika Anda perlu menghubungi pusat aplikasi atau meminta penjelasan mengenai perkembangan permohonan.
5. Jangan Percaya Informasi Kelulusan Tidak Resmi
Terakhir, jangan mudah percaya kepada pihak yang menjanjikan persetujuan visa hanya berdasarkan nomor aplikasi.
Keputusan visa sepenuhnya berada pada kewenangan pemerintah negara tujuan. Dengan demikian, pemohon perlu menunggu keputusan melalui saluran resmi.
Baca Juga : Visa Belum Terbit Menjelang Keberangkatan? Ini Solusinya
Apakah Mengecek Status Visa Secara Online Dikenakan Biaya?
Pada umumnya, fasilitas pelacakan status visa yang disediakan oleh portal resmi atau pusat aplikasi dapat digunakan tanpa biaya tambahan. Namun, beberapa penyedia layanan mungkin menawarkan layanan notifikasi atau fasilitas premium dengan ketentuan biaya tersendiri.
Oleh sebab itu, periksa informasi tarif pada website resmi sebelum menggunakan layanan tambahan.
Selain itu, hindari membayar pihak tidak resmi yang mengaku dapat mempercepat perubahan status visa. Pembayaran tersebut tidak menjamin kedutaan akan mempercepat pemeriksaan atau menyetujui permohonan.
Cara mengecek status dan progres pengajuan visa secara online dapat dilakukan melalui website resmi kedutaan, imigrasi, atau pusat aplikasi visa yang menangani permohonan. Pemohon hanya perlu menyiapkan nomor referensi, nomor paspor, serta informasi identitas sesuai kebutuhan sistem.
Selanjutnya, masukkan data pada halaman pelacakan dan periksa keterangan status yang muncul. Dengan memahami istilah seperti Application Received, Under Process, Additional Documents Required, dan Decision Made, pemohon dapat mengetahui tahapan permohonan secara lebih jelas.
Namun, setiap negara mempunyai sistem dan prosedur yang berbeda. Oleh karena itu, selalu gunakan sumber resmi, periksa email secara berkala, dan lengkapi dokumen tambahan apabila pihak berwenang memintanya. Dengan persiapan yang tepat, Anda dapat memantau perkembangan pengajuan visa secara lebih mudah, aman, dan terarah tanpa harus datang langsung ke kantor pelayanan setiap kali ingin mengetahui status permohonan.
Konsultasi Pengurusan Visa Sekarang!
