Apostille Akta Kelahiran dan terjemahan tersumpah sering menjadi dua hal yang perlu di perhatikan ketika dokumen kelahiran Indonesia akan di gunakan di luar negeri. Keduanya memiliki fungsi berbeda. Apostille berkaitan dengan autentikasi dokumen, sedangkan terjemahan tersumpah berkaitan dengan pengubahan bahasa dokumen ke bahasa yang dapat di terima oleh pihak tujuan.
Pertanyaannya, apakah akta kelahiran harus mendapatkan Apostille sekaligus di terjemahkan oleh penerjemah tersumpah? Jawabannya tidak selalu. Kebutuhan tersebut bergantung pada negara tujuan, lembaga yang menerima dokumen, tujuan penggunaan, serta ketentuan mengenai bahasa dan autentikasi dokumen.
Oleh karena itu, jangan langsung mengurus kedua proses tersebut sebelum mengetahui persyaratan dari pihak yang akan menerima akta kelahiran.
Apa Itu Apostille Akta Kelahiran?
Apostille merupakan bentuk autentikasi dokumen publik yang di gunakan untuk keperluan lintas negara dalam kerangka sistem Apostille yang berlaku.
Pada akta kelahiran, Apostille berkaitan dengan autentikasi unsur formal tertentu, seperti tanda tangan pejabat yang berwenang, kapasitas pejabat tersebut, serta identitas cap atau stempel yang relevan.
Apostille tidak mengubah isi akta kelahiran. Selain itu, Apostille bukan pemeriksaan substantif terhadap seluruh informasi yang tercantum di dalam dokumen.
Dengan demikian, Apostille dan terjemahan memiliki fungsi yang berbeda dan tidak dapat di anggap sebagai proses yang saling menggantikan.
Apa Itu Terjemahan Tersumpah?
Terjemahan tersumpah adalah terjemahan dokumen yang di buat oleh penerjemah yang memiliki status atau kualifikasi sesuai ketentuan yang berlaku untuk penerjemahan resmi.
Tujuannya adalah menyediakan versi dokumen dalam bahasa yang dapat di pahami dan di terima oleh pihak yang membutuhkan.
Misalnya, akta kelahiran berbahasa Indonesia dapat di minta dalam bahasa Inggris atau bahasa resmi negara tujuan.
Namun, istilah dan persyaratan mengenai penerjemah resmi dapat berbeda antara satu negara dan lembaga dengan lainnya.
Karena itu, pemohon harus memastikan jenis terjemahan yang di terima oleh pihak tujuan.
Apakah Apostille dan Terjemahan Tersumpah Itu Sama?
Tidak.
Keduanya mempunyai fungsi berbeda.
Apostille berkaitan dengan autentikasi dokumen publik untuk di gunakan di negara lain dalam sistem yang berlaku.
Sementara itu, terjemahan tersumpah berkaitan dengan bahasa dokumen.
Secara sederhana:
| Proses | Fungsi |
|---|---|
| Apostille | Mengautentikasi unsur formal dokumen |
| Terjemahan tersumpah | Menyediakan versi dokumen dalam bahasa yang di perlukan |
| Legalisasi | Proses autentikasi melalui mekanisme yang berlaku untuk negara atau kondisi tertentu |
Karena fungsi berbeda, sebuah dokumen dapat saja membutuhkan Apostille sekaligus terjemahan.
Apakah Akta Kelahiran Harus Mendapat Apostille dan Terjemahan Tersumpah?
Tidak selalu harus keduanya.
Ada beberapa kemungkinan.
Hanya Membutuhkan Apostille
Jika pihak penerima menerima dokumen dalam bahasa Indonesia dan secara khusus meminta Apostille, terjemahan mungkin tidak di perlukan.
Namun, kondisi seperti ini harus di pastikan kepada pihak penerima.
Hanya Membutuhkan Terjemahan
Dalam kondisi tertentu, pihak penerima mungkin hanya membutuhkan terjemahan dokumen tanpa meminta Apostille.
Hal ini dapat terjadi apabila autentikasi dokumen tidak di persyaratkan untuk tujuan tersebut.
Membutuhkan Apostille dan Terjemahan
Ini dapat terjadi apabila pihak penerima meminta dokumen yang telah di autentikasi sekaligus mengharuskan dokumen tersedia dalam bahasa tertentu.
Dalam situasi tersebut, pemohon perlu memenuhi kedua persyaratan.
Kapan Akta Kelahiran Biasanya Membutuhkan Terjemahan?
Kebutuhan terjemahan biasanya berkaitan dengan bahasa yang di gunakan oleh pihak penerima.
Contohnya, akta kelahiran dapat di minta untuk:
- Pendaftaran sekolah di luar negeri.
- Pendaftaran universitas.
- Pernikahan di luar negeri.
- Pengajuan visa tertentu.
- Proses imigrasi.
- Reunifikasi keluarga.
- Administrasi kewarganegaraan.
- Keperluan hukum atau administrasi lainnya.
Namun, tidak semua proses tersebut otomatis membutuhkan terjemahan tersumpah.
Persyaratan tetap harus di periksa berdasarkan negara dan lembaga yang menerima dokumen.
Kapan Apostille Akta Kelahiran Dibutuhkan?
Apostille dapat di perlukan ketika pihak penerima meminta autentikasi dokumen publik dari negara asal.
Contohnya, otoritas di negara tujuan dapat meminta akta kelahiran yang telah melalui proses Apostille untuk mendukung administrasi keluarga atau imigrasi.
Namun, kebutuhan Apostille juga tidak otomatis berlaku untuk semua negara dan semua jenis proses.
Karena itu, pemohon harus membedakan antara:
“Dokumen harus di terjemahkan” dan “dokumen harus di autentikasi.”
Keduanya adalah persyaratan yang berbeda.
Apakah Terjemahan Tersumpah Juga Harus Diberi Apostille?
Bagian ini perlu di perhatikan secara khusus.
Tidak ada satu aturan universal yang menyatakan bahwa setiap hasil terjemahan tersumpah harus selalu mendapatkan Apostille.
Kebutuhannya bergantung pada pihak penerima dan prosedur yang berlaku.
Dalam beberapa kondisi, yang di minta adalah dokumen asli yang telah mendapatkan Apostille beserta terjemahannya. Dalam kondisi lain, mungkin terdapat persyaratan berbeda mengenai autentikasi terjemahan.
Oleh karena itu, jangan memberikan Apostille tambahan pada hasil terjemahan hanya berdasarkan asumsi.
Tanyakan secara spesifik kepada pihak penerima apakah Apostille di minta untuk dokumen asli, hasil terjemahan, atau keduanya.
Mana yang Dilakukan Lebih Dulu, Apostille atau Terjemahan?
Tidak ada satu urutan yang berlaku untuk semua kebutuhan.
Urutan dapat bergantung pada persyaratan negara tujuan dan lembaga penerima.
Salah satu kemungkinan adalah:
Akta kelahiran → Apostille → terjemahan → di serahkan kepada pihak penerima.
Namun, pada kondisi lain, pihak penerima dapat menentukan prosedur berbeda.
Misalnya, mereka dapat meminta terjemahan tertentu terlebih dahulu atau meminta autentikasi terhadap dokumen tertentu.
Karena itu, urutan pengurusan sebaiknya tidak di tentukan hanya berdasarkan kebiasaan.
Cara Menentukan Apakah Perlu Keduanya
Agar tidak salah mengurus dokumen, lakukan langkah berikut.
1. Tentukan Negara Tujuan
Ketahui negara tempat akta kelahiran akan di gunakan.
2. Tentukan Tujuan Penggunaan
Apakah dokumen di gunakan untuk:
- Kuliah?
- Sekolah?
- Menikah?
- Visa?
- Imigrasi?
- Kewarganegaraan?
- Administrasi keluarga?
Tujuan penggunaan dapat menentukan dokumen yang di minta.
3. Identifikasi Pihak Penerima
Cari tahu siapa yang akan menerima dokumen tersebut.
Persyaratan universitas bisa berbeda dengan persyaratan kantor imigrasi atau kantor catatan sipil.
4. Tanyakan Persyaratan Autentikasi
Pastikan apakah pihak penerima meminta Apostille, legalisasi, atau tidak memerlukan autentikasi tambahan.
5. Tanyakan Persyaratan Bahasa
Pastikan apakah dokumen berbahasa Indonesia dapat di terima.
Jika tidak, tanyakan bahasa yang di minta dan apakah harus menggunakan penerjemah tersumpah atau penerjemah yang memenuhi kualifikasi tertentu.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Menganggap Semua Dokumen Harus Diterjemahkan
Tidak semua akta kelahiran yang di gunakan di luar negeri otomatis membutuhkan terjemahan tersumpah.
Menganggap Apostille Menggantikan Terjemahan
Apostille tidak mengubah bahasa dokumen. Jika terjemahan di wajibkan, Apostille tidak menggantikannya.
Menganggap Terjemahan Menggantikan Apostille
Sebaliknya, terjemahan juga tidak menggantikan autentikasi jika pihak penerima memang meminta Apostille.
Salah Memilih Penerjemah
Jika pihak penerima menentukan jenis penerjemah tertentu, pastikan penerjemah yang di gunakan memenuhi persyaratan tersebut.
Tidak Menanyakan Urutan Proses
Pengurusan Apostille dan terjemahan dalam urutan yang tidak sesuai dapat membuat pemohon harus melakukan proses tambahan.
Contoh Kebutuhan Berdasarkan Tujuan
Untuk memberikan gambaran, berikut beberapa contoh situasi.
Contoh 1: Kuliah di Luar Negeri
Universitas meminta akta kelahiran dalam bahasa Inggris tetapi tidak meminta autentikasi.
Dalam kondisi tersebut, pemohon mungkin hanya perlu memenuhi persyaratan terjemahan.
Contoh 2: Visa Keluarga
Otoritas meminta akta kelahiran yang telah di autentikasi dan di terjemahkan ke bahasa tertentu.
Dalam kondisi tersebut, pemohon perlu memenuhi kedua persyaratan sesuai instruksi penerima.
Contoh 3: Administrasi Pernikahan
Kantor perkawinan di negara tujuan meminta akta kelahiran dengan autentikasi tertentu serta terjemahan resmi.
Dalam kondisi ini, Apostille dan terjemahan dapat menjadi dua bagian dari satu rangkaian persyaratan.
Contoh tersebut hanya menggambarkan kemungkinan. Persyaratan sebenarnya harus mengikuti instruksi pihak penerima.
Tips Mengurus Apostille dan Terjemahan Tersumpah
Agar proses lebih aman, perhatikan beberapa hal berikut:
- Minta daftar persyaratan resmi dari pihak penerima.
- Pastikan apakah Apostille di perlukan.
- Pastikan apakah terjemahan di perlukan.
- Tanyakan apakah terjemahan harus di buat oleh penerjemah tersumpah atau penerjemah tertentu.
- Tanyakan bahasa yang di terima.
- Pastikan urutan Apostille dan terjemahan.
- Periksa kesesuaian nama pada akta dengan paspor.
- Simpan salinan dokumen asli dan terjemahan.
- Jangan mengurus terlalu dekat dengan batas waktu.
Dengan persiapan tersebut, risiko pengurusan ulang dapat di minimalkan.
Apakah Apostille Menjamin Terjemahan Di terima?
Tidak.
Apostille berkaitan dengan autentikasi dokumen, sedangkan penerimaan terjemahan di tentukan oleh persyaratan bahasa dan standar pihak penerima.
Begitu juga sebaliknya, terjemahan tersumpah tidak secara otomatis membuat dokumen memenuhi persyaratan autentikasi.
Karena itu, apabila pihak penerima meminta dokumen yang telah di autentikasi dan di terjemahkan, kedua persyaratan tersebut harus di penuhi sesuai ketentuannya.
Apostille Akta Kelahiran dan terjemahan tersumpah tidak selalu harus dilakukan bersamaan. Kebutuhan keduanya bergantung pada negara tujuan, tujuan penggunaan dokumen, serta persyaratan sekolah, universitas, kantor imigrasi, kantor perkawinan, atau lembaga lain yang menerima akta kelahiran.
Apostille berfungsi dalam proses autentikasi dokumen, sedangkan terjemahan tersumpah berkaitan dengan bahasa dokumen. Karena itu, keduanya tidak dapat di anggap sebagai pengganti satu sama lain.
Jika pihak penerima meminta akta kelahiran yang telah mendapatkan Apostille sekaligus terjemahan resmi, pemohon perlu memenuhi kedua persyaratan tersebut. Sebaliknya, jika hanya salah satunya yang di minta, tidak selalu di perlukan untuk melakukan proses tambahan.
Sebelum mengurus dokumen, pastikan terlebih dahulu negara tujuan, lembaga penerima, tujuan penggunaan, bahasa yang di butuhkan, jenis terjemahan, serta bentuk autentikasi yang dipersyaratkan. Ketentuan dapat berbeda dan dapat berubah, sehingga informasi terbaru dari pihak resmi penerima dokumen menjadi acuan utama.
Konsultasi Pengurusan Apostille Akta Kelahiran Sekarang
