Anggota Konvensi Apostille

Konvensi Apostille

Konvensi Apostille adalah sebuah perjanjian internasional yang bertujuan untuk menyederhanakan proses autentikasi dokumen publik agar dapat diakui secara sah di luar negeri. Secara resmi, perjanjian ini bernama Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Den Haag 5 Oktober 1961 tentang Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing).

Berikut adalah poin-poin utama untuk memahami Konvensi Apostille:

Fungsi Utama: Menyederhanakan Birokrasi

Sebelum adanya konvensi ini, dokumen yang akan digunakan di luar negeri harus melalui proses “Legalisasi Tradisional” yang panjang (berlapis-lapis), mulai dari kementerian terkait, Kementerian Luar Negeri, hingga Kedutaan Besar negara tujuan.

Dengan Apostille: Proses tersebut dipangkas. Anda hanya perlu datang ke satu otoritas yang berwenang di negara asal untuk mendapatkan Sertifikat Apostille. Setelah sertifikat ini ditempelkan, dokumen tersebut otomatis diakui di semua negara anggota konvensi.

Apa itu Sertifikat Apostille?

Sertifikat ini adalah lembaran atau stempel resmi yang menyatakan keabsahan tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani, serta stempel/segel pada dokumen tersebut. Sertifikat ini bukan membuktikan kebenaran isi dokumen, melainkan membuktikan bahwa dokumen tersebut asli dan diterbitkan oleh otoritas yang sah.

Implementasi di Indonesia

Indonesia resmi menjadi anggota konvensi ini sejak 4 Juni 2022 melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021.

• Otoritas di Indonesia: Layanan ini dikelola oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU).
• Akses: Masyarakat bisa mengajukan permohonan secara daring melalui situs resmi apostille.ahu.go.id.

Contoh Dokumen yang Bisa di-Apostille

Tidak semua dokumen bisa menggunakan layanan ini, hanya yang bersifat “dokumen publik”, seperti:

1. Dokumen Pendidikan: Ijazah dan transkrip nilai.
2. Dokumen Kependudukan: Akta kelahiran, akta kematian, akta nikah, dan KTP.
3. Dokumen Hukum: SKCK, surat kuasa, dan dokumen notaris.
4. Dokumen Bisnis: Sertifikat ekspor/impor dan dokumen perjanjian perusahaan.

Manfaat Nyata

• Efisiensi Waktu & Biaya: Tidak perlu lagi bolak-balik ke Kedutaan Besar yang seringkali memakan waktu berminggu-minggu dan biaya tinggi.
• Mendukung Globalisasi: Mempermudah WNI yang ingin kuliah, bekerja, atau menikah di luar negeri, serta menarik investor asing untuk berbisnis di Indonesia karena kemudahan administrasi.

Mengenal Anggota Konvensi Apostille

Hingga saat ini, Konvensi Apostille telah diikuti oleh lebih dari 125 negara di seluruh dunia. Bergabungnya suatu negara ke dalam konvensi ini menandakan bahwa negara tersebut sepakat untuk saling mengakui dokumen publik hanya dengan satu sertifikat standar (Apostille).

Berikut adalah pengelompokan dan poin penting untuk mengenal negara-negara anggota Konvensi Apostille:

Pengelompokan Negara Anggota Berdasarkan Wilayah

Daftar negara anggota terus bertambah setiap tahunnya. Berikut adalah beberapa contoh negara besar di setiap wilayah yang merupakan anggota:

Asia Tenggara (ASEAN):

• Indonesia (Bergabung 2022)
• Filipina, Singapura, Brunei Darussalam.

Catatan: Malaysia, Thailand, dan Vietnam saat ini belum menjadi anggota penuh (masih menggunakan jalur legalisasi manual di Kedutaan).

Eropa (Hampir Seluruhnya):

Inggris, Prancis, Jerman, Belanda, Italia, Spanyol, Swiss, Belgia, Turki, Rusia, dan semua negara Uni Eropa lainnya.

Amerika:

Amerika Serikat, Kanada (baru bergabung Jan 2024), Brasil, Argentina, Meksiko, Chile.

Australia & Oceania:

Australia, Selandia Baru, Fiji.

Asia Timur & Selatan:

Jepang, Korea Selatan, India, Pakistan, Tiongkok (Tiongkok bergabung secara penuh pada November 2023).

Status Keanggotaan Indonesia

Indonesia telah meratifikasi konvensi ini melalui Perpres No. 2 Tahun 2021. Sejak 4 Juni 2022, dokumen Indonesia yang akan dibawa ke negara anggota lain (misalnya ijazah untuk sekolah di Jerman atau akta nikah untuk tinggal di Belanda) tidak perlu lagi dilegalisasi di Kedutaan Besar negara tersebut. Cukup melalui Kemenkumham RI.

Cara Memastikan Suatu Negara adalah Anggota

Karena daftar negara anggota bisa berubah (ada negara yang baru bergabung), cara paling akurat untuk mengeceknya adalah melalui:

• Situs Resmi HCCH: Mengunjungi situs Hague Conference on Private International Law (www.hcch.net) pada bagian “Status Table” untuk Konvensi No. 12.
• Situs Apostille AHU: Jika Anda di Indonesia, situs apostille.ahu.go.id menyediakan daftar negara tujuan yang bisa dipilih saat mengajukan permohonan.

Penting: Prinsip Resiprokal (Timbal Balik)Penting untuk dipahami bahwa kemudahan Apostille hanya berlaku jika kedua negara (negara asal dokumen dan negara tujuan dokumen) adalah anggota konvensi.

• Skenario A: Dokumen Indonesia dibawa ke Jepang (Keduanya Anggota), Cukup Apostille.
• Skenario B: Dokumen Indonesia dibawa ke Malaysia (Indonesia Anggota, Malaysia Bukan), Tetap menggunakan prosedur legalisasi manual (Kemenkumham), Kemenlu, Kedutaan Malaysia).

Mengapa Suatu Negara Memilih Menjadi Anggota?

Negara-negara bergabung dalam Konvensi Apostille karena alasan strategis:

1. Kemudahan Investasi: Mempercepat verifikasi dokumen legal perusahaan asing.
2. Mobilitas Warga Negara: Membantu warga negaranya yang ingin studi atau bekerja di luar negeri agar tidak terhambat birokrasi.
3. Modernisasi Administrasi: Mengurangi beban kerja kantor konsuler dan kementerian luar negeri dalam hal administrasi dokumen.

Daftar Negara Anggota (Contoh Populer)

Berikut adalah daftar negara anggota Konvensi Apostille yang telah diperbarui hingga awal tahun 2026. Saat ini, terdapat lebih dari 125 negara yang tergabung dalam kesepakatan internasional ini.

Untuk memudahkan Anda, berikut adalah tabel pengelompokan berdasarkan wilayah serta daftar negara-negara yang paling sering berinteraksi dengan Indonesia:

Tabel Negara Anggota Berdasarkan Wilayah

Wilayah	Negara-Negara Populer
Asia Tenggara	Indonesia, Singapura, Filipina, Brunei Darussalam.
Asia Timur & Tengah	Jepang, Korea Selatan, Tiongkok (termasuk HK & Macau), India, Pakistan, Kazakhstan, Mongolia.
Eropa	Jerman, Belanda, Inggris (UK), Prancis, Italia, Spanyol, Swiss, Turki, Rusia, Belgia, Polandia, Swedia, Norwegia.
Amerika	Amerika Serikat (USA), Kanada, Brasil, Meksiko, Argentina, Chili, Peru, Kolombia.
Australia & Pasifik	Australia, Selandia Baru, Fiji, Samoa, Vanuatu.
Timur Tengah & Afrika	Arab Saudi, Uni Emirat Arab (dalam proses/terbatas), Afrika Selatan, Maroko, Tunisia, Israel, Oman.

 

Poin Penting Mengenai Daftar Anggota (Update 2026)

1. Anggota Terbaru: Bangladesh secara resmi menjadi anggota dan mulai memberlakukan sistem Apostille pada 30 Maret 2025. Selain itu, Kanada (Januari 2024) dan Tiongkok (November 2023) juga merupakan tambahan besar yang sangat mempermudah urusan dokumen global belakangan ini.
2. Negara ASEAN yang BELUM Bergabung: Hingga saat ini, Malaysia, Thailand, Vietnam, Laos, Kamboja, dan Myanmar belum bergabung. Jika Anda ingin mengirim dokumen ke negara-negara ini, Anda masih harus menggunakan jalur legalisasi manual (Kemenkumham, Kemenlu, Kedutaan negara tujuan).
3. Negara Timur Tengah: Meskipun Arab Saudi sudah bergabung, beberapa negara tujuan tenaga kerja atau bisnis seperti Qatar, Kuwait, dan Mesir masih memerlukan legalisasi konsuler tradisional.

Keuntungan Menjadi Negara Anggota

Menjadi anggota Konvensi Apostille memberikan keuntungan yang signifikan, tidak hanya bagi pemerintah, tetapi juga bagi warga negara dan pelaku bisnis. Secara garis besar, keuntungan utama adalah efisiensi global.

Berikut adalah rincian keuntungan menjadi negara anggota yang bisa Anda masukkan ke dalam artikel:

Penyederhanaan Birokrasi (Debirokratisasi)

Ini adalah keuntungan yang paling dirasakan secara langsung.

• Prosedur Satu Pintu: Menghapus rantai birokrasi yang panjang. Tanpa Apostille, dokumen harus melalui pengesahan di kementerian asal, kementerian luar negeri, dan kedutaan besar negara tujuan.
• Satu Sertifikat untuk Semua: Begitu sebuah dokumen mendapatkan sertifikat Apostille dari otoritas yang berwenang (di Indonesia adalah Kemenkumham), dokumen tersebut otomatis diakui di seluruh negara anggota konvensi (125+ negara).

Efisiensi Waktu dan Biaya

• Pemangkasan Waktu: Proses yang sebelumnya memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan (karena harus antre di berbagai instansi dan kedutaan) kini bisa selesai dalam hitungan hari.
• Hemat Biaya: Warga negara tidak perlu lagi membayar biaya legalisasi di tingkat konsuler kedutaan asing yang biasanya cukup mahal dan memerlukan biaya transportasi/logistik tambahan.

Meningkatkan Kemudahan Berusaha (Ease of Doing Business)

Bagi sebuah negara, bergabung dengan Konvensi Apostille meningkatkan daya saing ekonomi:

• Kecepatan Investasi: Investor asing lebih mudah mengurus dokumen legalitas perusahaan, kontrak, dan surat kuasa tanpa terhambat urusan administratif yang rumit.
• Dukungan Perdagangan Internasional: Mempercepat aliran dokumen komersial seperti sertifikat asal barang atau dokumen ekspor-impor.

Kepastian Hukum dan Standarisasi

• Format Universal: Sertifikat Apostille memiliki format standar internasional (berbentuk persegi dengan 10 poin informasi standar). Hal ini memudahkan petugas imigrasi atau instansi di luar negeri untuk memverifikasi keaslian dokumen tanpa ragu.
• Keamanan: Sistem Apostille modern (seperti e-Apostille di Indonesia) dilengkapi dengan kode QR atau nomor seri yang bisa divalidasi secara daring, sehingga memperkecil risiko pemalsuan dokumen.

Mendukung Mobilitas Warga Negara

Sangat membantu warga negara yang memiliki keperluan di luar negeri, seperti:

• Pendidikan: Mahasiswa yang ingin kuliah di luar negeri bisa lebih cepat memproses ijazah dan transkrip nilai.
• Pekerjaan: Tenaga kerja profesional bisa mengurus visa kerja dengan dokumen pendukung yang tervalidasi lebih cepat.
• Urusan Pribadi: Mempermudah pengurusan dokumen pernikahan lintas negara, adopsi anak internasional, hingga pengurusan warisan.

Prosedur Penggunaan di Negara Anggota

Prosedur penggunaan Apostille dirancang untuk sangat sederhana bagi pengguna akhir. Secara teknis, proses ini mengubah pola legalisasi yang dulunya bersifat “multi-instansi” menjadi “satu pintu“.

Berikut adalah tahapan prosedur penggunaan di negara anggota, dengan fokus pada implementasi praktis di Indonesia sebagai referensi utama artikel Anda:

Tahap Pra-Permohonan (Verifikasi Dokumen Asli)

Sebelum mengajukan Apostille, pemilik dokumen harus memastikan dokumennya memenuhi kriteria:

1. Dokumen Publik: Dokumen diterbitkan oleh instansi pemerintah atau pejabat publik (Notaris, PPAT, Pejabat KUA, atau Dukcapil).
2. Tanda Tangan Pejabat: Pastikan tanda tangan pejabat yang tertera pada dokumen asli sudah terdaftar di pangkalan data otoritas berwenang.
3. Terjemahan (Jika Perlu): Jika negara tujuan meminta dokumen dalam bahasa mereka, dokumen biasanya harus diterjemahkan terlebih dahulu oleh Penerjemah Tersumpah.

Tahap Pengajuan (Otoritas Kompeten)

Pemilik dokumen datang atau mengakses layanan dari Otoritas Kompeten di negara asal. Di Indonesia, prosedurnya adalah:

1. Akses Digital: Pemohon masuk ke laman apostille.ahu.go.id.
2. Input Data: Mengunggah pindaian (scan) dokumen dan mengisi data mengenai jenis dokumen serta negara tujuan.
3. Verifikasi: Petugas Kemenkumham akan memverifikasi apakah tanda tangan pada dokumen tersebut sesuai dengan spesimen yang mereka miliki.

Tahap Pembayaran

Setelah verifikasi disetujui, pemohon akan menerima kode pembayaran (PNBP).

Biaya Terjangkau: Biaya di negara anggota biasanya jauh lebih murah dibandingkan biaya legalisasi di Kedutaan Besar.

Tahap Penerbitan Sertifikat Apostille

Setelah pembayaran terkonfirmasi, sertifikat Apostille akan diterbitkan.

• Bentuk Fisik/Stiker: Di Indonesia, pemohon biasanya harus datang ke kantor wilayah Kemenkumham atau lokasi yang ditunjuk untuk pencetakan sertifikat/stiker Apostille yang kemudian ditempelkan pada dokumen asli.
• Elektronik (e-Apostille): Beberapa negara anggota sudah menerapkan e-Apostille sepenuhnya di mana sertifikat dikirimkan dalam bentuk digital yang aman.

Tahap Penggunaan di Negara Tujuan

Setelah sertifikat Apostille terpasang, dokumen tersebut siap digunakan.

• Langsung Diakui: Anda bisa langsung membawa dokumen tersebut ke instansi di negara tujuan (misalnya universitas di Jerman atau kantor kependudukan di Belanda).
• Tanpa Verifikasi Kedutaan: Anda tidak perlu lagi membawa dokumen tersebut ke Kedutaan Besar negara tujuan yang ada di Jakarta.

Perbandingan Prosedur: Lama vs Baru

Fitur	Prosedur Lama (Legalisasi)	Prosedur Baru (Apostille)
Instansi Terlibat	Kemenkumham + Kemenlu + Kedutaan Asing	Cukup Kemenkumham
Waktu Proses	7 – 14 hari kerja (atau lebih)	2 – 4 hari kerja
Keabsahan	Hanya berlaku di 1 negara tujuan	Berlaku di 125+ negara anggota

 

“Pastikan Negara Tujuan Adalah Anggota!” Prosedur ini hanya berlaku jika negara tempat Anda akan menggunakan dokumen tersebut juga merupakan anggota Konvensi Apostille. Jika negara tujuan (seperti Malaysia atau Thailand) bukan anggota, Anda harus tetap menggunakan prosedur legalisasi tradisional.