Dalam berbagai urusan administrasi, seringkali kita di minta untuk melampirkan salinan dokumen identitas seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga (KK). Namun, beberapa instansi mensyaratkan salinan tersebut harus “di legalisir”, sebuah proses yang seringkali menimbulkan pertanyaan. Artikel ini akan mengupas tuntas mengenai legalisir KTP dan KK, mulai dari pengertian, tempat pengurusan, hingga opsi layanan profesional.
Apa Itu Legalisir KTP dan KK?
Legalisir adalah proses pengesahan atau verifikasi salinan dokumen agar memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen aslinya. Dalam konteks KTP dan KK, legalisir di lakukan untuk memastikan bahwa salinan yang di serahkan adalah benar-benar duplikat dari dokumen asli yang sah. Proses ini penting untuk mencegah pemalsuan dan memastikan keabsahan data dalam salinan dokumen.
Meskipun saat ini banyak instansi yang mulai menerima salinan dokumen tanpa legalisir, ada beberapa situasi yang masih mensyaratkannya, misalnya:
- Pendaftaran sekolah atau universitas
- Pengajuan pinjaman atau kredit di lembaga keuangan
- Proses pengurusan tanah atau properti
- Pendaftaran pekerjaan di beberapa perusahaan swasta atau BUMN
Legalisir KTP dan KK di Mana?
Secara tradisional, proses legalisir KTP dan KK di lakukan di instansi pemerintah yang berwenang, yaitu Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) setempat. Berikut adalah langkah-langkah umum yang biasanya perlu Anda ikuti:
- Siapkan Dokumen Asli dan Salinan: Bawa KTP dan KK asli, serta beberapa lembar salinan yang ingin di legalisir. Pastikan salinan tersebut jelas dan tidak buram.
- Kunjungi Kantor Dukcapil: Datanglah ke kantor Dukcapil di wilayah Anda. Pastikan untuk datang pada jam kerja.
- Ambil Nomor Antrian: Ikuti prosedur yang ada, seperti mengambil nomor antrian untuk layanan legalisir.
- Serahkan Dokumen: Serahkan KTP dan KK asli beserta salinan kepada petugas.
- Proses Verifikasi dan Legalisir: Petugas akan memeriksa keaslian dokumen Anda, lalu membubuhkan cap dan tanda tangan sebagai tanda legalisir pada salinan yang Anda berikan.
- Selesai: Dokumen yang sudah di legalisir dapat Anda gunakan untuk keperluan administrasi.
Penting: Selalu konfirmasikan persyaratan legalisir dengan instansi yang memintanya, karena beberapa instansi mungkin memiliki prosedur khusus atau bahkan menerima verifikasi dokumen secara elektronik.
Legalisir KTP apakah bisa di kelurahan?
Menurut aturan yang berlaku, kewenangan untuk melegalisir dokumen kependudukan seperti KTP dan KK berada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) atau instansi yang menerbitkan dokumen tersebut.
Meskipun demikian, ada beberapa hal yang perlu di perhatikan terkait legalisir di kelurahan:
Aturan yang Berbeda di Setiap Daerah:
Meskipun secara umum Dukcapil adalah instansi yang berwenang, kebijakan dan mekanisme pelayanan bisa berbeda di setiap daerah. Beberapa kelurahan atau kecamatan mungkin memiliki layanan service point Dukcapil yang memungkinkan masyarakat mengurus beberapa dokumen kependudukan, termasuk legalisir, di lokasi tersebut. Ini bertujuan untuk mempermudah akses bagi masyarakat.
Kewenangan Legalisir Surat Keterangan:
Kelurahan memiliki kewenangan untuk melegalisir dokumen yang mereka terbitkan sendiri, seperti Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) atau surat keterangan lainnya. Namun, untuk dokumen resmi negara seperti KTP dan KK, yang di terbitkan oleh Dukcapil, kewenangan legalisir utamanya tetap berada di Dukcapil.
KTP-el dan QR Code:
Dengan di terapkannya KTP elektronik (KTP-el) dan penggunaan tanda tangan elektronik (TTE) pada dokumen kependudukan digital, kebutuhan akan legalisir manual sudah semakin berkurang. Dokumen dengan TTE dan QR Code secara hukum sudah sah dan tidak memerlukan legalisir. Instansi yang membutuhkan verifikasi cukup memindai QR Code untuk mengecek keaslian data.
Secara umum, legalisir KTP tidak bisa di lakukan di kelurahan, melainkan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) setempat. Namun, selalu ada kemungkinan adanya layanan khusus di daerah tertentu. Untuk kepastiannya, sangat di sarankan untuk menghubungi kantor kelurahan atau Dukcapil setempat.
Jika Anda membutuhkan salinan yang sah, cara terbaik saat ini adalah dengan memastikan dokumen KTP dan KK Anda sudah berupa KTP-el atau dokumen digital yang memiliki QR Code, karena ini sudah memiliki kekuatan hukum yang setara dengan dokumen yang di legalisir.
Apakah KTP sekarang harus di legalisir?
Secara umum, KTP-el (Kartu Tanda Penduduk Elektronik) yang sekarang di gunakan secara luas di Indonesia tidak perlu di legalisir. Hal ini di tegaskan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan, khususnya pada Pasal 19 ayat (6).
Berikut adalah poin-poin penting yang perlu di pahami:
Kekuatan Hukum KTP-el:
KTP-el di anggap sebagai dokumen yang memiliki keabsahan data yang kuat karena sudah terintegrasi dengan basis data kependudukan nasional.
Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan QR Code:
Banyak dokumen kependudukan, termasuk Kartu Keluarga (KK) dan Akta, sekarang di cetak dengan tanda tangan elektronik (TTE) dan di lengkapi dengan QR Code. QR Code ini berfungsi sebagai alat verifikasi. Instansi yang membutuhkan verifikasi cukup memindai QR Code tersebut untuk memastikan keaslian data.
Menggantikan Legalisir:
Dengan adanya KTP-el dan dokumen kependudukan digital yang di lengkapi TTE, proses legalisir manual (pembubuhan cap dan tanda tangan basah) sudah tidak di perlukan. Kekuatan hukumnya sudah setara.
Pengecualian dan Situasi Khusus
Meskipun secara aturan tidak wajib, ada beberapa situasi di mana legalisir mungkin masih di butuhkan:
Dokumen Kependudukan Lama:
Jika Anda masih memiliki dokumen kependudukan model lama (bukan KTP-el atau dokumen digital dengan TTE), legalisir mungkin masih di perlukan.
Persyaratan Khusus Instansi Tertentu:
Meskipun jarang, beberapa instansi (misalnya, untuk pendaftaran TNI/Polri, sekolah kedinasan, atau keperluan lain) mungkin masih meminta legalisir sebagai bagian dari persyaratan internal mereka. Dalam kasus seperti ini, Anda dapat mengurus legalisirnya di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) setempat.
Masalah Teknis:
Jika fotokopi KTP-el Anda buram atau sulit terbaca, instansi yang bersangkutan mungkin meminta legalisir untuk memastikan keabsahan salinan tersebut.
Pada dasarnya, Anda tidak perlu lagi melegalisir KTP-el. Kebijakan ini bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat pelayanan publik. Namun, untuk menghindari kendala, selalu konfirmasi terlebih dahulu dengan instansi yang meminta salinan dokumen. Jika mereka masih mensyaratkan legalisir, Anda dapat mengurusnya di kantor Dukcapil.
Berapa lama proses legalisir KTP dan KK?
Proses legalisir KTP dan KK di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) pada umumnya berlangsung cukup cepat, biasanya satu hari kerja atau bahkan bisa selesai dalam hitungan menit jika semua persyaratan sudah lengkap dan kondisi pelayanan tidak terlalu ramai.
Namun, durasi ini bisa bervariasi tergantung pada beberapa faktor:
Kebijakan dan Prosedur di Setiap Daerah:
Meskipun ada standar nasional, setiap Dukcapil di kabupaten/kota bisa memiliki prosedur internal yang sedikit berbeda. Ada yang bisa menyelesaikannya langsung di tempat (saat itu juga), ada juga yang membutuhkan waktu beberapa hari kerja.
Jumlah Antrean:
Jika jumlah pemohon legalisir sedang banyak, waktu tunggu di loket pelayanan tentu akan lebih lama.
Kelengkapan Dokumen:
Waktu proses akan menjadi sangat singkat jika Anda sudah membawa semua persyaratan yang di butuhkan, yaitu KTP dan KK asli, serta salinan yang akan di legalisir. Petugas hanya perlu memverifikasi kesesuaian data dan membubuhkan stempel serta tanda tangan.
Jam Operasional:
Pastikan Anda datang pada jam kerja yang sudah di tentukan oleh Dukcapil setempat. Datang lebih awal biasanya akan memangkas waktu tunggu.
Contoh Waktu Proses di Beberapa Daerah:
Beberapa Dukcapil (seperti di Magetan atau Jember) mencantumkan waktu penyelesaian legalisir bisa secepat 15-30 menit jika dokumen sudah lengkap.
- Ada juga yang menetapkan waktu penyelesaian 1 hari kerja jika permohonan di ajukan di pagi hari.
- Sementara itu, ada juga Dukcapil yang menyebutkan durasi 2 hingga 4 hari kerja, namun biasanya ini berlaku untuk layanan lain yang lebih kompleks, bukan hanya legalisir.
Tips agar Proses Lebih Cepat:
- Siapkan Dokumen Lengkap: Bawa dokumen asli dan salinannya sesuai jumlah yang Anda butuhkan.
- Datang Lebih Awal: Datanglah saat jam operasional baru di mulai untuk menghindari antrean panjang.
- Cek Persyaratan: Hubungi Dukcapil setempat atau cek situs web mereka untuk memastikan tidak ada persyaratan tambahan yang perlu di siapkan.
Secara keseluruhan, proses legalisir KTP dan KK di Dukcapil adalah layanan yang di rancang untuk selesai dengan cepat dan efisien.
KTP dan KK Barcode di legalisir dimana?
Penting untuk di ketahui bahwa KTP dan KK yang sudah memiliki barcode atau tanda tangan elektronik (TTE) tidak perlu di legalisir. Ini adalah kebijakan nasional yang di keluarkan oleh Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) untuk mempermudah pelayanan publik dan menghemat penggunaan kertas.
Mengapa KTP dan KK Barcode Tidak Perlu Legalisir?
Tanda Tangan Elektronik (TTE):
Barcode atau QR Code yang tercetak pada dokumen kependudukan seperti KK, Akta Kelahiran, dan Akta Kematian, berfungsi sebagai pengganti tanda tangan basah dan cap basah. Barcode ini berisi data digital yang sah secara hukum.
Verifikasi Digital:
Instansi yang membutuhkan verifikasi keaslian dokumen cukup memindai barcode tersebut menggunakan aplikasi khusus (seperti aplikasi verifikasi yang di sediakan Dukcapil). Hasil pemindaian akan menunjukkan data asli dari pemilik dokumen yang tersimpan di database Dukcapil.
Peraturan Resmi:
Kebijakan ini sudah di atur dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 104 Tahun 2019, yang menyatakan bahwa dokumen kependudukan digital yang sudah di tandatangani secara elektronik tidak memerlukan legalisir.
Lalu, Bagaimana Jika Ada Instansi yang Masih Meminta Legalisir?
Meskipun aturannya sudah jelas, masih ada beberapa instansi yang mungkin belum sepenuhnya memahami atau mengadopsi kebijakan ini, sehingga mereka tetap meminta legalisir. Dalam situasi seperti ini, langkah yang bisa Anda lakukan adalah:
Berikan Penjelasan:
Jelaskan kepada pihak instansi bahwa dokumen yang Anda miliki sudah ber-barcode dan memiliki kekuatan hukum yang sama dengan dokumen yang di legalisir, sesuai dengan Permendagri. Anda juga bisa menawarkan untuk memverifikasi dokumen tersebut dengan cara memindai barcode.
Mengurus Legalisir di Dukcapil:
Jika instansi tetap bersikeras, satu-satunya tempat untuk melegalisir KTP dan KK (termasuk yang ber-barcode) adalah di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) setempat.
Jadi, jawaban singkatnya adalah tidak perlu di legalisir, tetapi jika ada instansi yang memaksa, Anda bisa mengurusnya di Dukcapil.
Prosedur Umum Legalisir KTP dan KK
Legalisir dokumen, termasuk KTP dan KK, adalah proses yang memastikan salinan dokumen memiliki kekuatan hukum yang sama dengan aslinya. Meskipun dokumen kependudukan digital dengan barcode tidak lagi memerlukan legalisir, beberapa instansi masih memintanya.
Berikut adalah prosedur umum legalisir KTP dan KK di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil).
Persiapan Dokumen
Langkah pertama yang paling penting adalah menyiapkan semua dokumen yang di perlukan. Pastikan Anda membawa:
Dokumen Asli: Bawa KTP dan KK asli Anda. Ini akan di gunakan oleh petugas untuk memverifikasi keaslian data pada salinan.
Salinan Dokumen: Siapkan beberapa lembar fotokopi KTP dan KK yang ingin Anda legalisir. Pastikan hasil fotokopi bersih dan jelas, tidak buram atau terpotong. Jumlah salinan bisa di sesuaikan dengan kebutuhan Anda, misalnya 5-10 lembar untuk cadangan.
Kunjungi Kantor Dukcapil
Datangi kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) di wilayah Anda. Lokasi ini biasanya berada di ibu kota kabupaten atau kota.
Cek Jam Operasional: Pastikan Anda datang pada jam kerja. Beberapa kantor Dukcapil memiliki layanan khusus di hari Sabtu, jadi tidak ada salahnya untuk mengecek terlebih dahulu.
Mengambil Nomor Antrean: Setelah sampai, ambil nomor antrean untuk layanan legalisir.
Proses di Loket Pelayanan
Serahkan Berkas: Setelah nomor antrean Anda di panggil, serahkan dokumen asli KTP dan KK beserta salinan yang akan di legalisir kepada petugas loket.
Verifikasi Data: Petugas akan memeriksa kesesuaian data antara dokumen asli dan salinan. Mereka juga akan memverifikasi data Anda pada database kependudukan. Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen yang Anda miliki adalah sah.
Pemberian Stempel dan Tanda Tangan: Jika semua data sudah di verifikasi dan di nyatakan benar, petugas akan membubuhkan stempel legalisir dan tanda tangan pejabat yang berwenang pada setiap lembar salinan.
Pengambilan Dokumen
Setelah proses legalisir selesai, petugas akan mengembalikan dokumen asli Anda beserta salinan yang sudah di legalisir.
Pada beberapa kasus, proses legalisir bisa selesai dalam hitungan menit. Namun, jika kondisi antrean ramai, Anda mungkin perlu menunggu lebih lama.
Biaya Legalisir KTP dan KK
Menurut Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan, seluruh pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan, termasuk legalisir, tidak di pungut biaya (gratis).
Hal-hal yang Perlu Di perhatikan
- Legalisir KTP dan KK Barcode: Sekali lagi, KTP dan KK yang sudah memiliki barcode atau QR code tidak perlu di legalisir karena secara hukum sudah sah. Namun, jika ada instansi yang tetap meminta legalisir, ikuti prosedur di atas.
- Waktu Proses: Umumnya, legalisir adalah layanan yang cepat. Prosesnya bisa selesai dalam 15 menit hingga satu jam, tergantung pada jumlah pemohon dan kebijakan di kantor Dukcapil setempat.
- Persyaratan Tambahan: Pada beberapa kasus, ada kemungkinan di butuhkan formulir permohonan yang harus di isi. Tanyakan kepada petugas di tempat jika ada formulir khusus yang harus Anda lengkapi.
Apakah bisa legalisir KTP di luar domisili?
Berdasarkan informasi dari berbagai sumber, legalisir KTP dan KK tidak bisa di lakukan di luar domisili. Kewenangan untuk melegalisir dokumen kependudukan berada di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) yang menerbitkan dokumen tersebut, yaitu Dukcapil di kabupaten/kota sesuai alamat KTP Anda.
Ini di dasarkan pada prinsip asas domisili, di mana pelayanan administrasi kependudukan idealnya di lakukan di wilayah tempat tinggal yang terdaftar.
Berikut adalah beberapa poin penting terkait hal ini:
- Kewenangan Dukcapil: Hanya Dukcapil yang menerbitkan dokumen yang memiliki kewenangan penuh untuk memverifikasi keaslian data dan melegalisir salinannya. Hal ini bertujuan untuk mencegah pemalsuan dan memastikan data yang di legalisir valid dengan data yang tersimpan di database mereka.
- Perbedaan dengan Layanan Lain: Ada beberapa layanan Dukcapil yang kini bisa di urus di luar domisili, seperti perekaman dan cetak KTP-el. Namun, untuk legalisir, aturan umumnya tetap mengharuskan pemohon datang ke Dukcapil sesuai domisili.
- Alternatif: Jika Anda tidak bisa datang langsung ke Dukcapil domisili, beberapa opsi yang bisa Anda pertimbangkan:
- Menggunakan Jasa Profesional: Anda bisa menggunakan jasa profesional atau biro jasa yang terpercaya untuk mengurus legalisir. Mereka memiliki prosedur dan jaringan yang memungkinkan pengurusan dokumen tanpa kehadiran fisik Anda.
- Surat Kuasa: Dalam beberapa kasus, legalisir dapat di urus oleh orang lain dengan membawa surat kuasa bermaterai dari Anda. Namun, pastikan Anda mengkonfirmasi terlebih dahulu kebijakan ini dengan Dukcapil setempat, karena tidak semua layanan dapat di wakilkan.
- Verifikasi Digital: Jika instansi yang meminta legalisir KTP Anda menerima verifikasi digital, Anda bisa menyarankan mereka untuk memverifikasi keaslian dokumen melalui barcode atau QR code yang tertera pada KTP-el.
Secara umum, legalisir KTP dan KK tidak bisa di lakukan di luar domisili. Anda harus mengurusnya di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) sesuai dengan alamat KTP Anda. Untuk menghindari kesulitan, selalu konfirmasi terlebih dahulu dengan Dukcapil setempat atau pertimbangkan opsi lain seperti menggunakan jasa profesional jika Anda tidak dapat datang secara langsung.
Verifikasi Dokumen Elektronik
Seiring dengan perkembangan teknologi, pemerintah telah mengadopsi sistem digital untuk mempermudah verifikasi dokumen. Saat ini, banyak KTP dan KK yang di keluarkan dalam format digital atau memiliki elemen verifikasi elektronik, seperti QR Code.
QR Code ini berfungsi sebagai alat verifikasi yang dapat di pindai menggunakan aplikasi khusus. Ketika di pindai, QR Code akan mengarahkan ke data asli pemilik dokumen yang tersimpan di sistem Dukcapil. Verifikasi melalui QR Code ini seringkali sudah di anggap sah dan menggantikan kebutuhan akan legalisir manual.
Layanan Online KTP dan KK
Untuk mempermudah masyarakat, pemerintah terus mengembangkan layanan administrasi kependudukan secara online. Beberapa daerah telah menyediakan platform daring yang memungkinkan masyarakat untuk mengajukan permohonan cetak ulang dokumen atau bahkan mendapatkan dokumen kependudukan dalam format digital (e-document). Dokumen elektronik ini biasanya memiliki tanda tangan elektronik yang sah secara hukum, sehingga tidak memerlukan legalisir manual.
Jasa Legalisir KTP dan KK Jangkargroups
Meskipun pengurusan legalisir dapat di lakukan secara mandiri, proses ini terkadang membutuhkan waktu dan tenaga, terutama bagi mereka yang memiliki keterbatasan mobilitas atau kesibukan. Untuk menjawab kebutuhan ini, muncul layanan profesional seperti Jangkargroups yang menawarkan jasa pengurusan legalisir dokumen.
Mengapa Memilih Jasa Legalisir Jangkargroups?
- Efisiensi Waktu: Anda tidak perlu repot-repot datang ke kantor Dukcapil, mengantri, dan menunggu proses legalisir. Jangkargroups akan mengurus seluruhnya untuk Anda.
- Kemudahan Proses: Dengan bantuan tim profesional, Anda hanya perlu menyerahkan dokumen yang di perlukan. Jangkargroups akan memastikan semua prosedur legalisir berjalan lancar.
- Jangkauan Luas: Jasa seperti Jangkargroups dapat melayani legalisir berbagai jenis dokumen, tidak hanya KTP dan KK, tetapi juga dokumen lain seperti akta, ijazah, dan lain-lain.
- Keamanan Dokumen: Penyedia jasa profesional umumnya memiliki prosedur yang ketat untuk memastikan keamanan dan kerahasiaan dokumen klien.
Namun, penting untuk selalu memilih penyedia jasa yang terpercaya dan memiliki reputasi baik. Pastikan mereka memiliki izin usaha yang jelas dan tidak meminta informasi pribadi yang tidak relevan.
Legalisir KTP dan KK adalah proses penting yang memastikan keabsahan salinan dokumen. Meskipun tren kini mengarah pada verifikasi elektronik, legalisir manual masih dibutuhkan dalam beberapa situasi. Anda dapat mengurusnya secara mandiri di kantor Dukcapil atau menggunakan jasa profesional yang efisien seperti Jangkargroups, tergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda. Pilihlah cara yang paling sesuai untuk memastikan semua urusan administrasi Anda berjalan lancar dan tanpa hambatan.
PT Jangkar Global Groups berdiri pada tanggal 22 mei 2008 dengan komitmen yang kuat dari karyawan dan kreativitas untuk menyediakan pelayanan terbaik, tercepat dan terpercaya kepada pelanggan.
YUK KONSULTASIKAN DULU KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN
KUNJUNGI MEDIA SOSIAL KAMI
Website: Jangkargroups.co.id
Telp kantor : +622122008353 dan +622122986852
Pengaduan Pelanggan : +6287727688883
Google Maps : PT Jangkar Global Groups
