Apa Itu Apostille Document?
Secara sederhana, Apostille adalah sebuah sertifikat atau segel resmi yang memvalidasi keaslian tanda tangan, stempel, dan kapasitas pejabat yang menandatangani sebuah dokumen publik sehingga dokumen tersebut dapat diakui secara hukum di luar negeri.Layanan ini dirancang untuk memangkas birokrasi legalisasi internasional yang dulunya sangat panjang dan rumit. Berikut adalah poin-poin utama untuk memahami Apostille:
Dasar Hukum
Apostille didasarkan pada Konvensi Den Haag 1961 (The Hague Convention). Indonesia sendiri resmi bergabung dan menerapkan sistem ini sejak 14 Juni 2022 melalui Peraturan Presiden No. 2 Tahun 2021.
Apa Perbedaannya dengan Legalisasi Biasa?
Sebelum ada Apostille, jika Anda ingin membawa dokumen (misalnya Ijazah) ke luar negeri, alurnya adalah:Legalisasi Biasa: Notaris/Instansi Asal, Kemenkumham, Kementerian Luar Negeri, Kedutaan Besar negara tujuan. Apostille: Cukup satu pintu melalui Kemenkumham (Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum).
Apa yang Sebenarnya Disahkan?
Penting untuk dipahami bahwa sertifikat Apostille tidak mengesahkan isi dari dokumen tersebut, melainkan hanya mengesahkan:Keaslian tanda tangan pejabat yang tertera.Kapasitas orang yang menandatangani dokumen tersebut.Keaslian stempel atau segel pada dokumen.
Syarat Penggunaan Apostille
Hanya berlaku jika:Negara asal dokumen adalah anggota Konvensi Apostille (termasuk Indonesia).Negara tujuan dokumen juga merupakan anggota Konvensi Apostille (saat ini lebih dari 120 negara seperti Amerika Serikat, Jepang, Korea Selatan, dan sebagian besar negara Eropa).Contoh Bentuk Fisik Hasil dari proses ini biasanya berupa selembar kertas sertifikat khusus atau stiker (Allonge) yang ditempelkan di bagian belakang dokumen asli Anda. Di dalamnya terdapat nomor unik dan QR Code yang bisa dipindai untuk verifikasi keaslian secara internasional.
Fungsi dan Keuntungan Apostille
Layanan Apostille hadir untuk memecahkan masalah kerumitan birokrasi internasional. Berikut adalah rincian mengenai fungsi utama dan keuntungan yang didapat saat menggunakan layanan ini:
Fungsi Utama Sertifikat Apostille
Secara teknis, fungsi Apostille adalah sebagai sertifikat autentikasi tunggal. Berikut peran spesifiknya:
- Verifikasi Identitas Pejabat: Mengonfirmasi bahwa tanda tangan pada dokumen dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
- Validasi Cap/Segel: Memastikan stempel instansi pada dokumen adalah asli dan terdaftar dalam database negara.
- Standarisasi Internasional: Mengubah format legalisasi domestik menjadi format yang diakui secara universal oleh lebih dari 120 negara anggota Konvensi Den Haag.
- Pintu Keamanan: Mencegah pemalsuan dokumen publik dalam transaksi atau hubungan antarnegara.
Keuntungan Menggunakan Apostille
Dibandingkan dengan sistem legalisasi konvensional, Apostille memberikan keuntungan yang signifikan bagi masyarakat:
Efisiensi Waktu yang Luar Biasa
Dahulu, legalisasi dokumen bisa memakan waktu berminggu-minggu karena harus melewati empat instansi (Instansi Asal, Kemenkumham, Kemenlu, dan Kedutaan). Dengan Apostille, proses dipangkas menjadi satu pintu di Kemenkumham saja.
Biaya Lebih Terjangkau
Anda tidak perlu lagi membayar biaya legalisasi di setiap kementerian dan membayar biaya konsuler di kedutaan besar yang sering kali cukup mahal. Di Indonesia, biaya PNBP untuk sertifikat Apostille relatif sangat murah (sekitar Rp150.000 per dokumen).
Proses Digital & Transparan
Permohonan dilakukan secara online melalui portal AHU. Anda bisa memantau status dokumen dari rumah tanpa harus bolak-balik ke kantor pemerintahan, kecuali saat pengambilan sertifikat fisik atau melalui kantor wilayah (Kanwil).
Jangkauan Pengakuan yang Luas
Satu sertifikat Apostille yang Anda miliki berlaku di semua negara anggota konvensi. Misalnya, jika Anda memiliki dokumen ber-Apostille untuk studi di Jerman, dokumen yang sama juga bisa langsung diakui di Belanda atau Amerika Serikat tanpa legalisasi ulang.
Mendukung Mobilitas Global
Sistem ini mempermudah masyarakat Indonesia untuk:
- Melanjutkan studi ke luar negeri dengan cepat.
- Mengurus pernikahan beda negara tanpa kendala dokumen.
- Melakukan ekspansi bisnis atau perjanjian kontrak internasional secara lebih formal dan terpercaya.
Tabel Perbandingan Ringkas:
| Fitur | Legalisasi Biasa (Non-Apostille) | Layanan Apostille |
| Instansi | 3-4 Instansi (Kemenkumham, Kemenlu, Kedubes) | 1 Instansi (Kemenkumham) |
| Waktu | Bisa hitungan minggu | Hitungan hari kerja |
| Biaya | Tinggi (akumulasi banyak lembaga) | Rendah (satu kali PNBP) |
| Masa Berlaku | Tergantung aturan kedutaan | Umumnya mengikuti masa berlaku dokumen asli |
Jenis Dokumen yang Dapat Di-Apostille
Tidak semua dokumen bisa langsung mendapatkan sertifikat Apostille. Secara umum, dokumen yang dapat diproses adalah dokumen publik yang diterbitkan oleh otoritas resmi atau pejabat yang spesimen tanda tangannya telah terdaftar di database Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham).
Berikut adalah daftar lengkap jenis dokumen yang dapat di-Apostille, dikelompokkan berdasarkan kategorinya:
Dokumen Kependudukan & Sipil
Ini adalah jenis dokumen yang paling sering diajukan untuk keperluan imigrasi, pernikahan beda negara, atau penyatuan keluarga.
- Akta Kelahiran
- Akta Perkawinan / Buku Nikah (dari KUA atau Catatan Sipil)
- Akta Cerai
- Akta Kematian
- Surat Keterangan Belum Menikah (Surat CNI/SKBM)
Dokumen Pendidikan
Digunakan bagi siswa atau mahasiswa yang ingin melanjutkan studi ke luar negeri.
- Ijazah (SD, SMP, SMA, hingga Perguruan Tinggi)
- Transkrip Nilai
- Surat Keterangan Lulus (SKL)
- Sertifikat Kompetensi / Sertifikat Profesi (seperti sertifikat Guru, Perawat, atau Dokter)
- Sertifikat Lembaga Kursus
Dokumen Hukum & Kepolisian
Diperlukan untuk persyaratan kerja, izin tinggal, atau urusan legal di negara tujuan.
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
- Surat Izin Mengemudi (SIM) Internasional
- Salinan Putusan atau Penetapan Pengadilan (yang telah berkekuatan hukum tetap/BHT)
- Surat Kuasa (Power of Attorney)
Dokumen Bisnis & Perusahaan
Diperlukan bagi perusahaan yang ingin melakukan ekspansi, membuka kantor cabang, atau melakukan transaksi kontrak internasional.
- Akta Pendirian Perusahaan
- Anggaran Dasar Perusahaan
- NIB (Nomor Induk Berusaha) atau Izin Usaha (SIUP)
- Surat Pernyataan Direksi
- Laporan Keuangan (yang telah disahkan otoritas terkait)
Dokumen Lainnya
Dokumen Terjemahan: Hasil terjemahan oleh Penerjemah Tersumpah (Sworn Translator) yang sudah terdaftar.
- Dokumen Kesehatan: Sertifikat medis atau hasil tes laboratorium tertentu.
- Sertifikat Halal: Diterbitkan oleh BPJPH/Kementerian Agama.
- Dokumen Notaris: Segala bentuk dokumen yang dilegalisasi atau dibuat di hadapan Notaris.
Hal Penting yang Perlu Diperhatikan:
- Status Dokumen: Dokumen harus berupa Asli atau Salinan Resmi yang telah dilegalisasi oleh instansi penerbit (misal: Ijazah dilegalisir Sekolah/Kampus, Akta dilegalisir Disdukcapil).
- Satu Dokumen, Satu Apostille: Sertifikat Apostille berlaku untuk satu dokumen secara utuh. Jika Anda memiliki Ijazah dan Transkrip, keduanya harus diajukan secara terpisah.
- Private vs Public: Dokumen yang bersifat pribadi (seperti surat perjanjian antar individu) biasanya harus dibawa ke Notaris terlebih dahulu agar statusnya menjadi dokumen publik yang bisa di-Apostille.
Alur Proses Pengurusan di Indonesia
Proses pengurusan Apostille di Indonesia dilakukan secara hibrida, yaitu diawali dengan pendaftaran online dan diakhiri dengan pengambilan fisik sertifikat. Seluruh proses ini berada di bawah wewenang Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU) Kemenkumham.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah alur pengurusannya:
Tahap Persiapan (Pra-Permohonan)
Sebelum masuk ke sistem, pastikan dokumen Anda memenuhi kriteria:
- Legalisasi Awal: Jika dokumen berupa fotokopi, harus sudah dilegalisir oleh instansi penerbit (misal: Ijazah oleh Dekan/Rektor).
- Tanda Tangan Pejabat: Pastikan tanda tangan pejabat di dokumen Anda sudah terdaftar di database Kemenkumham. Jika tidak ada di pilihan saat input, Anda harus meminta instansi terkait untuk mengirimkan spesimen tanda tangan pejabat tersebut ke Kemenkumham.
Pendaftaran Online (Portal AHU)
Semua permohonan dimulai melalui situs resmi apostille.ahu.go.id.
- Buat Akun: Daftarkan diri menggunakan NIK dan email aktif.
- Input Data: Pilih jenis dokumen, negara tujuan, dan instansi yang mengeluarkan dokumen.
- Unggah Dokumen: Scan dokumen asli (dalam format PDF/JPEG) dan unggah ke sistem. Pastikan hasil scan terlihat jelas.
Proses Verifikasi (Oleh Kemenkumham)
Setelah dokumen diunggah, petugas Kemenkumham akan melakukan verifikasi:
- Pengecekan keaslian tanda tangan pejabat dan stempel instansi.
- Waktu Tunggu: Proses ini biasanya memakan waktu 1 s.d. 3 hari kerja.
- Status: Jika disetujui, Anda akan menerima email pemberitahuan berisi kode pembayaran.
Pembayaran PNBP
- Biaya: Berdasarkan aturan saat ini, pembayaran setelah ada voucer dari kemenkumham
- Metode: Pembayaran dilakukan melalui bank (Teller/ATM/Mobile Banking) menggunakan kode bayar (Simponi) yang Anda terima.
Pencetakan dan Pengambilan Sertifikat
Setelah status di portal berubah menjadi “Siap Cetak”, Anda harus datang secara fisik untuk mendapatkan sertifikat Apostille (stiker khusus).
- Lokasi Pengambilan: Anda bisa memilih lokasi pengambilan saat mendaftar, baik di Gedung Cik’s (Jakarta) maupun di Kantor Wilayah (Kanwil) Kemenkumham di seluruh provinsi di Indonesia.
- Dokumen yang Dibawa: Bawa dokumen asli dan bukti bayar.
- Hasil Akhir: Petugas akan mencetak sertifikat Apostille yang berisi kode QR dan menempelkannya langsung pada dokumen asli Anda.
Estimasi Total Waktu
Seluruh proses dari pendaftaran hingga sertifikat di tangan biasanya memakan waktu 3 s.d. 5 hari kerja, tergantung pada antrean verifikasi dan ketersediaan waktu Anda untuk datang ke lokasi pengambilan.
Ringkasan Alur dalam Tabel
| No | Langkah | Lokasi/Media | Output |
| 1 | Registrasi & Upload | Online (apostille.ahu.go.id) | Nomor Permohonan |
| 2 | Verifikasi Petugas | Internal Kemenkumham | Persetujuan/Penolakan |
| 3 | Pembayaran | Bank/M-Banking | Bukti Bayar (MPN G3) |
| 4 | Verifikasi Fisik | Loket (Jakarta/Kanwil) | Validasi Dokumen Asli |
| 5 | Penyerahan | Loket (Jakarta/Kanwil) | Sertifikat Apostille Menempel |
Tips Penting Sebelum Mengajukan Apostille Document
Mengurus Apostille memang jauh lebih mudah daripada sistem lama, namun kesalahan kecil dalam persiapan bisa menyebabkan permohonan Anda ditolak (rejected).Berikut adalah tips krusial yang perlu Anda perhatikan sebelum menekan tombol “Submit” di portal AHU:
Pastikan Negara Tujuan adalah Anggota Konvensi
Apostille hanya berlaku jika negara tempat Anda akan menggunakan dokumen tersebut adalah anggota Konvensi Den Haag 1961.Contoh Negara Anggota: Amerika Serikat, Jepang, Korea Selatan, Jerman, Belanda, Australia, Filipina.Contoh Negara NON-Anggota: Kanada, Tiongkok (kecuali Hong Kong/Macau), sebagian besar negara Timur Tengah (seperti Arab Saudi atau UEA). Jika negara tujuan bukan anggota, Anda harus menggunakan jalur Legalisasi Konvensional (Kemenkumham, Kemenlu, Kedutaan).
Periksa “Spesimen Tanda Tangan” Pejabat
Ini adalah penyebab penolakan paling sering. Sistem Apostille mencocokkan tanda tangan di dokumen Anda dengan database mereka.Tips: Jika saat mengisi data online nama pejabat penandatangan tidak muncul di daftar pilihan, jangan dipaksakan. Anda harus menghubungi instansi penerbit dokumen agar mereka mengirimkan spesimen tanda tangan terbaru ke Kemenkumham, atau lakukan legalisasi ke pejabat yang namanya sudah terdaftar.
Satu Apostille untuk Satu Dokumen
Jangan menggabungkan beberapa dokumen (misal: Ijazah dan Transkrip) dalam satu permohonan meskipun mereka satu paket pendidikan.Aturan: Tiap dokumen fisik yang memiliki tanda tangan pejabat berbeda harus memiliki satu sertifikat Apostille masing-masing.
Perhatikan Urutan: Terjemahan Dahulu atau Apostille Dahulu?
Banyak orang bingung apakah dokumen harus diterjemahkan dulu atau langsung di-Apostille.
- Skenario A: Negara tujuan meminta dokumen asli yang di-Apostille. (Proses: Dokumen Asli, Apostille).
- Skenario B: Negara tujuan meminta terjemahannya juga di-Apostille. (Proses: Dokumen Asli, Terjemahkan oleh Penerjemah Tersumpah, Hasil terjemahan di-Apostille).Saran: Selalu tanyakan spesifikasi permintaan ke universitas atau instansi di negara tujuan Anda.
Pastikan Dokumen dalam Kondisi Prima
Jangan Dilaminating: Petugas perlu menempelkan stiker/sertifikat Apostille secara fisik dan terkadang memberikan stempel tambahan yang mengenai dokumen asli. Dokumen yang dilaminating akan sulit diproses.Hasil Scan Jelas: Saat mengunggah ke portal, pastikan hasil scan tidak terpotong, tidak blur, dan semua sudut dokumen terlihat.
Cek Masa Berlaku Dokumen
Beberapa dokumen memiliki masa berlaku singkat di mata internasional, seperti SKCK (biasanya hanya 3-6 bulan) atau Surat Keterangan Belum Menikah. Jangan mengurus Apostille terlalu dini jika dokumen aslinya akan segera kedaluwarsa saat Anda tiba di negara tujuan.
Ringkasan Persiapan (Checklist)
[ ] Apakah negara tujuan anggota Apostille?
[ ] Apakah nama pejabat penandatangan ada di pilihan sistem AHU?
[ ] Apakah dokumen sudah diterjemahkan (jika diminta)?
[ ] Apakah hasil scan sudah jelas dan berwarna (bukan fotokopi)?
[ ] Apakah saldo cukup untuk bayar PNBP?
