Di tengah pesatnya laju globalisasi, mobilitas individu untuk studi, bekerja, atau menetap di luar negeri kian meningkat. Namun, di balik semangat perpindahan tersebut, terdapat satu hambatan birokrasi klasik: pengakuan dokumen publik. Sebelum ini, mengesahkan keabsahan Ijazah, Akta Kelahiran, atau Surat Kuasa agar di akui di negara lain sering kali melibatkan proses legalisasi yang panjang, bertele-tele, dan memakan waktu berbulan-bulan melalui jalur Kementerian Luar Negeri dan Kedutaan Besar asing.
Kebutuhan akan mekanisme yang lebih cepat, efisien, dan terstandarisasi inilah yang melahirkan Apostille. Apostille (di ucapkan “A-pos-til”) adalah sertifikat khusus yang mengesahkan keaslian tanda tangan pejabat, kapasitas mereka, serta segel atau stempel yang di bubuhkan pada dokumen publik. Sertifikat ini merupakan hasil dari Konvensi Den Haag 1961, sebuah perjanjian internasional yang bertujuan menghapus persyaratan legalisasi diplomatik atau konsuler yang sebelumnya wajib di lakukan.
Pentingnya Apostille bagi Indonesia
Bagi Indonesia, penerapan Apostille adalah sebuah lompatan besar. Sejak Indonesia resmi menjadi anggota Konvensi Den Haag melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021, kini pengesahan dokumen publik cukup di lakukan satu kali di otoritas yang di tunjuk yakni Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) Kementerian Hukum dan HAM. Proses “satu atap” ini secara dramatis memotong waktu dan biaya legalisasi.
Artikel ini hadir untuk memandu Anda memahami seluk-beluk sertifikat pengesahan internasional ini. Kita tidak hanya akan membahas definisi Apostille dan dasar hukumnya, tetapi juga akan secara spesifik mengulas berbagai Contoh Apostille yang paling sering di butuhkan, mulai dari Ijazah untuk studi di Eropa hingga Akta Nikah untuk keperluan imigrasi.
Tujuan kami sederhana: memastikan Anda siap menghadapi persyaratan dokumen internasional tanpa terjerat dalam labirin birokrasi yang rumit, dengan memahami persis dokumen apa yang butuh Apostille dan bagaimana cara mendapatkannya.
Apa Itu Apostille
Setelah memahami pentingnya Apostille sebagai pintu gerbang pengakuan dokumen internasional, mari kita bedah lebih jauh mengenai dasar hukum dan format standar dari sertifikat ini.
Dasar Hukum dan Pengakuan Internasional
Apostille bukanlah sertifikat yang di buat berdasarkan kebijakan domestik semata, melainkan memiliki pondasi hukum internasional yang kuat:
Konvensi Den Haag 1961:
Nama resminya adalah Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Dokumen Publik Asing (atau Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents). Konvensi inilah yang menetapkan Apostille sebagai satu-satunya bentuk sertifikasi yang di perlukan untuk membuat dokumen publik yang di keluarkan di satu negara anggota di akui di semua negara anggota lainnya.
Tujuan Utama:
Tujuan di keluarkannya Apostille adalah untuk menghapus rantai legalisasi yang panjang yang melibatkan kementerian luar negeri negara asal dan kedutaan/konsulat negara tujuan. Dengan Apostille, proses legalisasi di sederhanakan menjadi satu langkah tunggal.
Implementasi di Indonesia:
Di Indonesia, dasar hukumnya adalah Peraturan Presiden (Perpres) No. 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Apostille Convention. Otoritas yang di tunjuk sebagai Competent Authority atau pejabat yang berwenang mengeluarkan Apostille adalah Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) Kementerian Hukum dan HAM.
Format Standar Apostille: 10 Poin Wajib
Salah satu ciri khas utama yang membuat Apostille di terima secara universal adalah formatnya yang sangat baku dan terstandarisasi. Sertifikat Apostille selalu berbentuk persegi (kotak) dan berisi 10 poin bernomor yang informasinya harus di isi, biasanya dalam bahasa Prancis dan bahasa resmi otoritas penerbit (misalnya Inggris atau Indonesia).
Berikut adalah 10 poin wajib yang harus ada dalam setiap sertifikat Apostille, dan ini merupakan contoh format Apostille yang Anda cari:
| No. | Informasi yang Di cantumkan | Penjelasan Singkat |
| 1. | Country (Negara) | Nama negara penerbit Apostille (Misalnya: Indonesia). |
| 2. | Signed by (Di tandatangani oleh) | Nama pejabat publik yang tanda tangannya di sahkan (Pejabat yang mengeluarkan dokumen asli). |
| 3. | Acting in the capacity of (Bertindak dalam kapasitas sebagai) | Jabatan resmi pejabat pada poin 2 (Misalnya: Notaris, Kepala Dinas Pendidikan, dll.). |
| 4. | Bears the seal/stamp of (Dibubuhi segel/stempel) | Nama institusi yang memiliki segel atau stempel pada dokumen asli. |
| Sertifikasi | ||
| 5. | Certificated (Di sertifikasi) | Lokasi penerbitan sertifikat Apostille. |
| 6. | The (Tanggal) | Tanggal sertifikat Apostille di terbitkan. |
| 7. | By (Oleh) | Otoritas yang mengeluarkan Apostille (Di Indonesia: Ditjen AHU Kemenkumham). |
| 8. | No. (Nomor) | Nomor unik registrasi sertifikat Apostille. |
| 9. | Seal/stamp (Segel/Stempel) | Segel resmi otoritas penerbit Apostille. |
| 10. | Signature of authority (Tanda tangan) | Tanda tangan pejabat Ditjen AHU yang berwenang. |
Perbedaan Utama: Apostille vs. Legalisasi Konvensional
Implementasi Apostille secara fundamental mengubah proses pengesahan dokumen. Perbedaan kuncinya adalah:
| Kriteria | Apostille | Legalisasi Konvensional |
| Proses | Satu langkah ke otoritas yang di tunjuk (Ditjen AHU). | Multi-langkah: (1) Otoritas Lokal → (2) Kemenlu RI → (3) Kedutaan Besar negara tujuan. |
| Penerimaan | Otomatis di akui di 126+ Negara Anggota Konvensi Den Haag. | Hanya di akui di satu negara tujuan yang Kedutaannya memberikan stempel. |
| Kecepatan | Jauh lebih cepat (umumnya hitungan hari). | Lambat (bisa berminggu-minggu hingga berbulan-bulan). |
| Biaya | Biaya lebih efisien karena hanya ada satu proses resmi. | Biaya lebih mahal karena melibatkan tarif legalisasi di Kedutaan asing. |
Singkatnya, Apostille adalah penanda mutu internasional, mengonfirmasi kepada dunia bahwa dokumen publik Indonesia telah di periksa dan di sahkan keasliannya oleh otoritas yang kredibel dan di akui secara global.
Contoh Dokumen yang Membutuhkan dan Menerima Apostille
Apostille di perlukan untuk semua “dokumen publik” yang di keluarkan di satu negara anggota Konvensi Den Haag dan akan di gunakan di negara anggota Konvensi Den Haag lainnya. Secara umum, dokumen-dokumen ini dapat di kelompokkan ke dalam empat kategori utama.
Kategori Dokumen Publik dan Contoh Apostille
| Kategori Dokumen | Contoh Dokumen yang Wajib Di Apostille | Tujuan Penggunaan Internasional |
| 1. Dokumen Pendidikan | Ijazah (SD, SMP, SMA/SMK, S1/S2/S3), Transkrip Nilai, Surat Keterangan Lulus (SKL), Sertifikat Keahlian atau Kursus Resmi. | Melanjutkan studi, melamar beasiswa, atau melamar pekerjaan profesional di luar negeri. |
| 2. Dokumen Sipil & Pribadi | Akta Kelahiran, Akta Nikah, Akta Cerai, Surat Keterangan Belum Menikah (SKBM), Surat Keterangan Kematian, KTP/Kartu Keluarga (jika di minta otoritas asing). | Pernikahan di luar negeri, pengajuan visa pasangan/keluarga, proses imigrasi, atau klaim warisan. |
| 3. Dokumen Hukum & Notaris | Surat Kuasa, Akta Pendirian Perusahaan (yang di buat Notaris), Surat Pernyataan di bawah Sumpah, Putusan atau Penetapan Pengadilan, Dokumen Kepailitan. | Transaksi properti/bisnis, pembukaan kantor cabang, atau penyelesaian sengketa hukum di luar negeri. |
| 4. Dokumen Administrasi & Polisi | Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), Surat Izin Mengemudi (SIM) Internasional (terkadang), Surat Keterangan Sehat dari Rumah Sakit Pemerintah. | Persyaratan visa kerja, izin tinggal, pengajuan lisensi profesi (e.g., dokter, perawat), atau kebutuhan melamar pekerjaan. |
Contoh Kasus Penggunaan (Apostille dalam Aksi)
Untuk memberikan gambaran yang lebih nyata, berikut adalah tiga studi kasus yang menggambarkan mengapa dan bagaimana Apostille di gunakan:
Studi Kasus: Studi Lanjut dan Beasiswa
- Situasi: Seorang lulusan Indonesia (Ani) mendapatkan beasiswa S2 di Italia (negara anggota Konvensi Den Haag).
- Dokumen yang Di perlukan: Ijazah S1 dan Transkrip Nilai.
- Proses Apostille: Ani harus mengajukan Ijazah dan Transkrip Nilainya ke Ditjen AHU Kemenkumham untuk di bubuhkan sertifikat Apostille.
- Manfaat: Saat tiba di Italia, pihak universitas dan imigrasi Italia akan secara langsung mengakui keabsahan dokumen pendidikan Ani tanpa perlu di verifikasi ulang oleh Konsulat Italia di Indonesia.
Contoh Studi Kasus: Bekerja dan Izin Tinggal
- Situasi: Seorang profesional Indonesia (Budi) di terima bekerja di Belanda. Salah satu syarat visa kerjanya adalah melampirkan SKCK.
- Dokumen yang Di perlukan: Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK).
- Proses Apostille: Budi mengajukan SKCK yang sudah di legalisasi oleh instansi terkait ke Ditjen AHU untuk mendapatkan Apostille.
- Manfaat: Otoritas imigrasi Belanda hanya perlu melihat tanda Apostille yang melekat pada SKCK Budi untuk mengonfirmasi bahwa dokumen tersebut adalah asli dan di keluarkan secara sah oleh otoritas Indonesia.
Studi Kasus: Pernikahan di Luar Negeri
- Situasi: Warga Negara Indonesia (Citra) berencana menikah dengan Warga Negara Asing (WNA) di Jepang.
- Dokumen yang Di perlukan: Akta Kelahiran dan Surat Keterangan Belum Menikah (SKBM) dari Catatan Sipil.
- Proses Apostille: Citra mengurus Apostille untuk Akta Kelahiran dan SKBM-nya.
- Manfaat: Pejabat pendaftaran pernikahan di Jepang (sebagai negara anggota Konvensi) dapat memproses pernikahan Citra dengan cepat karena dokumen sipilnya telah terverifikasi secara internasional melalui Apostille.
Prosedur Mendapatkan Apostille (Di Indonesia)
Setelah mengetahui dokumen apa saja yang membutuhkan Apostille, langkah selanjutnya adalah memahami prosedur pengajuannya. Proses Apostille di Indonesia telah di rancang menjadi lebih efisien dan terpusat di satu lembaga.
Otoritas Berwenang dan Sistem Layanan
- Pihak Berwenang: Sejak Indonesia meratifikasi Konvensi Den Haag, otoritas tunggal yang berwenang mengeluarkan sertifikat Apostille adalah Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia.
- Sistem Layanan: Seluruh proses permohonan di lakukan secara elektronik melalui platform resmi: AHU Online (Layanan Apostille Online). Hal ini memungkinkan pemohon dari seluruh wilayah Indonesia dapat mengajukan permohonan tanpa harus datang ke Jakarta.
Langkah-Langkah Proses Mendapatkan Apostille
Prosedur ini telah di sederhanakan menjadi beberapa tahap utama, menghilangkan kewajiban legalisasi berlapis ke Kementerian Luar Negeri.
Verifikasi Dokumen Pra-Apostille (Jika Di perlukan)
Meskipun proses legalisasi Kemenlu di hapuskan, beberapa dokumen, terutama yang bersifat privat atau di keluarkan oleh lembaga swasta, mungkin tetap memerlukan legalisasi/verifikasi awal oleh instansi yang berwenang sebelum di ajukan ke AHU.
- Contoh: Ijazah yang di keluarkan oleh perguruan tinggi swasta (PTS) mungkin memerlukan legalisasi oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan/Ristek (atau Dinas Pendidikan setempat) terlebih dahulu, untuk memastikan keabsahan tanda tangan pejabat di dokumen tersebut.
Pendaftaran dan Pengajuan Online
- Akses Portal: Pemohon mengakses laman Layanan Apostille pada portal AHU Online.
- Input Data: Pemohon membuat akun dan mengisi data diri, serta data dokumen yang akan di ajukan.
- Unggah Dokumen: Pemohon mengunggah softcopy dokumen yang akan di Apostille.
Verifikasi Administrasi dan Pembayaran PNBP
- Verifikasi AHU: Setelah dokumen di unggah, tim Ditjen AHU akan memverifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen (tanda tangan pejabat dan stempel pada dokumen).
- Penerbitan Kode Pembayaran: Jika dokumen lolos verifikasi, pemohon akan menerima kode pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) sesuai tarif yang berlaku (tarif ini di tetapkan per dokumen).
- Pembayaran: Pemohon melakukan pembayaran melalui bank yang di tunjuk.
Penyerahan Dokumen Fisik dan Penerbitan Sertifikat
- Penyerahan Fisik: Setelah pembayaran di konfirmasi, pemohon mengirimkan atau menyerahkan dokumen fisik asli yang akan di Apostille ke loket layanan Ditjen AHU (atau drop point yang di tentukan).
- Pembubuhan Apostille: Ditjen AHU akan mencetak dan membubuhkan stiker sertifikat Apostille pada dokumen fisik asli pemohon. Sertifikat ini berisi 10 poin wajib yang sudah kita bahas sebelumnya.
- Pengambilan/Pengiriman: Dokumen yang telah di bubuhkan Apostille dapat di ambil langsung atau di kirim kembali kepada pemohon.
Tips Penting agar Proses Lancar
- Cek Otoritas Penerbit: Pastikan tanda tangan pejabat yang tertera pada dokumen Anda adalah pejabat yang sah dan terdaftar di database AHU.
- Kondisi Dokumen: Dokumen yang di ajukan harus dalam kondisi baik, tidak rusak, dan merupakan dokumen asli atau salinan yang sudah di legalisasi resmi (jika di minta).
- Waktu Proses: Keuntungan utama Apostille adalah kecepatan. Umumnya, proses verifikasi dan penerbitan bisa selesai dalam hitungan hari kerja setelah dokumen fisik di terima dan pembayaran di konfirmasi.
Dengan mematuhi langkah-langkah ini, proses legalisasi dokumen publik Anda untuk keperluan internasional akan berjalan jauh lebih mulus dan cepat.
Layanan Jasa Apostille Jangkargroups
Jangkargroups menawarkan perannya sebagai perantara atau fasilitator untuk mempermudah masyarakat, pelajar, maupun perusahaan dalam mengurus legalisasi dokumen Apostille, terutama bagi mereka yang tidak memiliki waktu, kesulitan dengan sistem online, atau berada di luar Jakarta.
Jenis Dokumen yang Di layani
Mereka melayani pengurusan Apostille untuk berbagai jenis dokumen publik yang sering di ajukan, termasuk:
- Dokumen Pendidikan: Ijazah, Transkrip Nilai.
- Dokumen Sipil: Akta Kelahiran, Akta Nikah, Akta Cerai, Surat Keterangan Belum Menikah (SKBM).
- Dokumen Hukum: Putusan Pengadilan (misalnya Putusan Cerai), Surat Kuasa, dan Akta Notaris.
- Dokumen Perusahaan: Akta Pendirian, SIUP, TDP, dll.
Peran Jangkargroups dalam Proses
Peran utama mereka adalah mengurus aspek birokrasi dan logistik, meliputi:
- Konsultasi Awal: Memahami kebutuhan klien dan persyaratan dokumen yang spesifik.
- Verifikasi Dokumen: Memastikan dokumen klien lengkap, asli, dan sudah di legalisasi oleh instansi awal yang berwenang (jika di perlukan) sesuai standar Kemenkumham.
- Pendaftaran Online: Mengurus pendaftaran, upload dokumen, dan permohonan melalui sistem AHU Online.
- Administrasi & Pembayaran: Menangani pembayaran biaya PNBP resmi.
- Penyerahan dan Pengambilan: Menyerahkan dokumen fisik ke Ditjen AHU dan mengambil dokumen yang telah selesai di-Apostille.
Keunggulan yang Di tawarkan
- Efisiensi Waktu: Proses di klaim lebih cepat (dapat selesai dalam hitungan hari kerja setelah semua persyaratan terpenuhi).
- Kemudahan: Klien tidak perlu repot mengurus administrasi di Jakarta atau berhadapan langsung dengan sistem birokrasi online.
- Legalitas Terjamin: Mereka menjamin legalitas proses sesuai dengan standar Kemenkumham.
Contoh Paket Layanan
Beberapa sumber menyebutkan adanya paket layanan Apostille, meskipun biaya pasti dapat bervariasi tergantung jenis dokumen, kerumitan, dan kecepatan yang diminta:
| Paket Layanan | Fokus Dokumen | Keterangan |
| Reguler | Surat-surat pribadi, ijazah, akta (standar). | Proses normal. |
| Kilat/Urgent | Dokumen penting, dokumen bisnis (urgent). | Proses lebih cepat. |
| Premium | Dokumen kompleks atau dalam jumlah banyak. | Layanan prioritas penuh. |
Catatan Penting
Saat menggunakan jasa pihak ketiga seperti Jangkargroups, penting untuk mengingat:
- Biaya: Anda akan membayar biaya jasa kepada Jangkargroups di luar biaya Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) resmi yang di tetapkan oleh Kemenkumham.
- Keaslian Dokumen: Pastikan Anda menyerahkan dokumen asli atau salinan legalisir yang sah, karena Apostille harus di bubuhkan pada dokumen yang valid.
Jika Anda tertarik menggunakan layanan mereka, di sarankan untuk menghubungi Jangkargroups langsung melalui kontak resmi mereka untuk mendapatkan konsultasi dan penawaran harga yang akurat sesuai dengan jenis dokumen Anda.
PT. Jangkar Global Groups berdiri pada tanggal 22 mei 2008 dengan komitmen yang kuat dari karyawan dan kreativitas untuk menyediakan pelayanan terbaik, tercepat dan terpercaya kepada pelanggan.
YUK KONSULTASIKAN DULU KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN
KUNJUNGI MEDIA SOSIAL KAMI
Website: Jangkargroups.co.id
Telp kantor : +622122008353 dan +622122986852
Pengaduan Pelanggan : +6287727688883
Google Maps : PT Jangkar Global Groups
