Surat pernyataan proses stuffing dalam proses ekspor komoditas pertanian, kepatuhan terhadap peraturan karantina adalah hal mutlak untuk memastikan keamanan hayati dan kelancaran arus barang. Maka, sebelum kargo pertanian di muat ke dalam kontainer (stuffing) dan di timbun sementara di area karantina, seringkali di perlukan surat pernyataan resmi dari eksportir kepada Kepala Balai Besar Karantina Pertanian. Surat ini bertujuan untuk mengonfirmasi kesiapan dan tanggung jawab eksportir terhadap proses tersebut. Artikel ini akan menjelaskan pentingnya surat pernyataan ini dan menyediakan contoh yang dapat Anda gunakan sebagai referensi.
Mengapa Surat Pernyataan Proses Stuffing Ini Penting?
Surat pernyataan proses stuffing kepada Kepala Balai Besar Karantina Pertanian untuk proses stuffing dan penimbunan kargo memegang peranan krusial karena beberapa alasan:
Konfirmasi Kesiapan Surat Pernyataan Proses Stuffing:
Surat ini menyatakan bahwa eksportir telah menyiapkan semua dokumen, barang, dan fasilitas yang di perlukan untuk pemeriksaan karantina sebelum stuffing dan penimbunan.
Jaminan Tanggung Jawab:
Eksportir menegaskan komitmen untuk mematuhi semua prosedur dan ketentuan karantina yang berlaku selama proses stuffing dan penimbunan, termasuk menjaga integritas kargo dari kontaminasi atau hama penyakit.
Mempercepat Proses:
Maka, dengan adanya surat pernyataan ini, pihak karantina dapat memiliki informasi awal dan kepastian mengenai rencana stuffing dan penimbunan, yang berpotensi memperlancar penjadwalan pemeriksaan.
Dasar Hukum:
Surat pernyataan ini dapat menjadi dasar formal bagi Balai Besar Karantina Pertanian untuk memberikan persetujuan atau melakukan supervisi terhadap aktivitas stuffing dan penimbunan.
Audit dan Pelacakan:
Selanjutnya, dokumen ini menjadi bagian dari catatan resmi yang dapat di gunakan untuk audit atau pelacakan jika di kemudian hari timbul masalah terkait kargo.
Poin-Poin Penting dalam Surat Pernyataan Proses Stuffing
Surat pernyataan proses stuffing yang efektif harus mencakup informasi penting dan jelas. Berikut adalah beberapa poin yang umumnya harus ada:
Identitas Eksportir:
- Nama perusahaan,
- Alamat,
- Nomor kontak.
Identitas Kepala Balai Besar Karantina Pertanian:
Pihak yang di tuju.
Informasi Kargo:
- Jenis komoditas.
- Kemudian, Jumlah/berat.
- Nomor dan jenis kontainer,
- Selanjutnya, tujuan ekspor.
Rencana Waktu dan Lokasi:
Tanggal dan perkiraan waktu surat pernyataan proses stuffing serta lokasi penimbunan kargo (jika di luar gudang eksportir).
Pernyataan Kesiapan Surat Pernyataan Proses Stuffing :
Oleh karena itu, harap konfirmasi bahwa barang siap di periksa dan telah memenuhi standar karantina.
Pernyataan Tanggung Jawab:
Selanjutnya, komitmen untuk menjaga kondisi kargo dan mematuhi peraturan karantina.
Tanda Tangan dan Stempel:
Validasi resmi dari eksportir.
Contoh Surat Pernyataan Proses Stuffing, Surat Karantina Pertanian dan Penimbunan Kargo
Berikut adalah contoh format Surat Pernyataan Proses Stuffing yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda:
[Kop Surat Perusahaan Eksportir Anda]
[Tempat], [Tanggal]
Nomor : [Nomor Surat Anda]
Lampiran : –
Perihal : **Surat Pernyataan Kesediaan untuk Proses Stuffing dan Penimbunan Kargo Ekspor**
Yth.
**Kepala Balai Besar Karantina Pertanian [Nama Balai Besar, misal: Tanjung Priok/Surabaya/Makassar]**
di Tempat
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap Penanggung Jawab Perusahaan]
Jabatan : [Jabatan di Perusahaan, misal: Direktur Utama/Manajer Ekspor]
Nama Perusahaan : [Nama Lengkap Perusahaan Anda]
Alamat : [Alamat Lengkap Perusahaan Anda]
No. Telepon : [Nomor Telepon Perusahaan]
Email : [Alamat Email Perusahaan]
Dengan ini menyatakan hal-hal sebagai berikut terkait dengan kegiatan ekspor komoditas pertanian kami:
1. Bahwa kami akan melaksanakan proses **stuffing (pemuatan ke dalam kontainer)** dan **penimbunan sementara kargo ekspor** dengan rincian sebagai berikut:
* **Jenis Komoditas:** [Sebutkan jenis komoditas, misal: Biji Kopi Arabika, Buah Mangga Harum Manis, Kayu Olahan Meranti]
* **Jumlah/Volume:** [Sebutkan jumlah/volume, misal: 25.000 kg, 1 kontainer 40′ HC]
* **Nomor Kontainer (jika sudah di ketahui):** [Nomor Kontainer, misal: TEXU1234567]
* **Tujuan Ekspor:** [Negara Tujuan, misal: Jepang]
* **Tanggal Rencana Stuffing:** [Tanggal Rencana Stuffing, misal: 15 Juni 2025]
* **Lokasi Stuffing:** [Alamat lengkap lokasi stuffing, misal: Gudang PT. Agro Jaya, Jl. Raya Industri No. 10, Jakarta Utara]
* **Lokasi Penimbunan Sementara (jika berbeda dari lokasi stuffing):** [Alamat lengkap lokasi penimbunan, misal: Terminal Kontainer JICT, Pelabuhan Tanjung Priok]
2. Bahwa kami menjamin seluruh komoditas yang akan di ekspor telah melewati proses persiapan sesuai standar mutu dan persyaratan sanitasi/fitosanitasi yang berlaku, serta siap untuk di lakukan pemeriksaan karantina.
3. Bahwa kami bertanggung jawab penuh atas keamanan dan integritas kargo selama proses *stuffing* hingga penimbunan sementara di area yang telah di tentukan, memastikan tidak terjadi kontaminasi silang atau serangan Organisme Pengganggu Tumbuhan Karantina (OPTK) / Organisme Pengganggu Tumbuhan (OPT) selama periode tersebut.
4. Bahwa kami bersedia mematuhi setiap instruksi dan prosedur yang di tetapkan oleh petugas Balai Besar Karantina Pertanian selama proses pemeriksaan, *stuffing*, dan penimbunan kargo, serta siap menerima konsekuensi hukum apabila terjadi pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan karantina pertanian.
Demikian surat pernyataan proses stuffing ini kami buat dengan sebenar-benarnya dan penuh kesadaran untuk dapat di pergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Stempel Perusahaan]
Tips Tambahan Surat Pernyataan Proses Stuffing dan Penimbunan Cargo
Ajukan Lebih Awal:
Kirimkan Surat Pernyataan ini beberapa hari sebelum tanggal stuffing yang di rencanakan untuk memberi waktu bagi pihak karantina dalam mempersiapkan jadwal pemeriksaan.
Lampirkan Dokumen Pendukung Surat Pernyataan Proses Stuffing:
Oleh karena itu, jika ada dokumen pendukung seperti rencana jadwal stuffing atau denah lokasi, Anda bisa melampirkannya.
Komunikasi Aktif:
Tetap jalin komunikasi dengan petugas karantina yang menangani permohonan Anda untuk memastikan semua proses berjalan lancar.
Sehingga, dengan memahami dan menerapkan panduan serta contoh surat pernyataan proses stuffing ini, eksportir dapat menjalankan dan penimbunan kargo pertanian dengan lebih terstruktur, efisien, dan sesuai dengan ketentuan karantina yang berlaku maka, dapat mendukung kelancaran ekspor produk pertanian Indonesia.
PT Jangkar Global Groups berdiri pada tanggal 22 mei 2008 dengan komitmen yang kuat dari karyawan dan kreativitas untuk menyediakan pelayanan terbaik, tercepat dan terpercaya kepada pelanggan.
YUK KONSULTASIKAN DULU KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN
KUNJUNGI MEDIA SOSIAL KAMI
Email : [email protected]
Website: Jangkargroups.co.id
Telp kantor : +622122008353 dan +622122986852
Pengaduan Pelanggan : +6287727688883
Google Maps : PT Jangkar Global Groups
