Surat perjalanan dinas adalah sebuah surat resmi yang diberikan oleh atasan kepada bawahannya sebagai izin untuk melakukan perjalanan dinas. Namun, setiap pelaksana surat perjalanan dinas harus memenuhi syarat dan ketentuan yang ada, termasuk persyaratan dokumen pertanggungjawaban.
Apa Saja Dokumen Pertanggungjawaban yang Dibutuhkan?
Dokumen pertanggungjawaban merupakan dokumen yang harus disiapkan oleh pelaksana surat perjalanan dinas sebagai bukti pelaksanaan tugas dan pengeluaran yang dilakukan selama perjalanan dinas. Dokumen tersebut antara lain:
1. Laporan Pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah dokumen tertulis yang berisi tentang rincian pengeluaran yang dilakukan selama perjalanan dinas. Laporan tersebut harus disetujui oleh atasan langsung sebelum diserahkan kepada pihak yang berwenang.
Dalam laporan pertanggungjawaban, harus mencantumkan:
- Tanggal pelaksanaan perjalanan dinas
- Tujuan perjalanan dinas
- Rincian biaya yang dikeluarkan
- Bukti fisik pengeluaran
- Perhitungan biaya
2. Kwitansi/Kuitansi
Kwitansi atau kuitansi adalah bukti pembayaran yang sah. Setiap pengeluaran yang dilakukan selama perjalanan dinas harus memiliki kwitansi yang sah sebagai bukti pengeluaran tersebut benar-benar terjadi.
Kwitansi/kuitansi yang harus disiapkan antara lain:
- Kwitansi/kuitansi transportasi (pesawat, kereta api, taksi, dan sejenisnya)
- Kwitansi/kuitansi penginapan
- Kwitansi/kuitansi makan/minum
- Kwitansi/kuitansi sewa kendaraan
- Kwitansi/kuitansi pengiriman dokumen (jika ada)
3. Tanda Terima
Tanda terima adalah bukti penerimaan barang atau jasa yang diterima selama perjalanan dinas. Dokumen tersebut berisi nama penerima barang atau jasa, tanggal dan waktu penerimaan, serta jenis barang atau jasa yang diterima.
Tanda terima yang harus disiapkan antara lain:
- Tanda terima penginapan
- Tanda terima makan/minum
- Tanda terima pengiriman dokumen (jika ada)
- Tanda terima tiket transportasi
- Tanda terima kendaraan yang disewa
4. Bukti Fisik Lainnya
Selain dokumen-dokumen di atas, ada juga beberapa bukti fisik lainnya yang harus disiapkan sebagai dokumen pertanggungjawaban. Bukti fisik tersebut di antaranya:
- Bukti pengeluaran lainnya seperti bensin, parkir, dan lain-lain
- Bukti tanda terima barang atau jasa yang tidak tercantum dalam dokumen di atas
- Bukti-bukti lain yang dianggap penting sebagai dokumen pertanggungjawaban
Kesimpulan
Dalam melakukan perjalanan dinas, pelaksana harus mempersiapkan dokumen pertanggungjawaban dengan baik dan benar. Dokumen tersebut harus mencakup seluruh pengeluaran dan tugas yang dilakukan selama perjalanan dinas. Dengan demikian, dokumen pertanggungjawaban dapat menjadi bukti yang sah dan membantu dalam proses pelaporan dan pengajuan klaim biaya.
