Perjalanan dinas merupakan kegiatan yang kerap dilakukan oleh pegawai atau karyawan di sebuah perusahaan. Namun, untuk melakukan perjalanan dinas tidak semudah yang dibayangkan. Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum perjalanan dinas dilakukan, salah satunya adalah dokumen perjalanan dinas.
Apa itu Dokumen Perjalanan Dinas?
Dokumen perjalanan dinas adalah dokumen yang diberikan oleh perusahaan atau instansi pemerintah kepada pegawai atau karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas. Dokumen ini sangat penting untuk memastikan bahwa perjalanan dinas yang dilakukan sah dan mendapat persetujuan dari atasan serta instansi yang bersangkutan.
Jenis-Jenis Dokumen Perjalanan Dinas
Ada beberapa jenis dokumen perjalanan dinas yang biasanya diberikan oleh perusahaan atau instansi pemerintah. Beberapa di antaranya adalah:
- Surat Tugas: dokumen yang berisi informasi tentang tujuan perjalanan dinas, waktu dan durasi perjalanan, serta anggaran biaya yang disetujui.
- Tiket Pesawat/ Kereta Api: dokumen yang berisi informasi tentang jadwal keberangkatan dan kepulangan, serta nomor penerbangan/kereta api.
- Bukti Pembayaran: dokumen yang berisi informasi tentang biaya transportasi, akomodasi, dan kebutuhan lainnya yang diperlukan selama perjalanan dinas.
- Formulir Klaim Biaya Perjalanan Dinas: dokumen yang digunakan untuk mengajukan klaim biaya perjalanan dinas setelah karyawan/karyawati kembali dari perjalanan dinas.
Mengapa Dokumen Perjalanan Dinas Sangat Penting?
Dokumen perjalanan dinas sangat penting untuk memastikan bahwa perjalanan dinas yang dilakukan adalah sah dan mendapat persetujuan dari instansi yang bersangkutan. Dokumen ini juga menjadi alat bukti jika terjadi masalah selama perjalanan dinas.
Tidak hanya itu, dokumen perjalanan dinas juga dapat membantu pegawai atau karyawan dalam mengajukan klaim biaya perjalanan dinas. Dengan adanya dokumen yang sah, karyawan dapat memperoleh penggantian biaya perjalanan dinas dengan mudah dan cepat.
Bagaimana Cara Mendapatkan Dokumen Perjalanan Dinas?
Untuk mendapatkan dokumen perjalanan dinas, karyawan atau pegawai harus meminta persetujuan dari atasan langsung. Setelah mendapat persetujuan, karyawan dapat mengajukan permintaan dokumen perjalanan dinas kepada bagian kepegawaian atau bagian yang bertanggung jawab dalam penerbitan dokumen perjalanan dinas.
Setelah mendapatkan dokumen perjalanan dinas, karyawan harus memeriksa kembali dokumen tersebut untuk memastikan informasi yang tertera di dalamnya benar dan lengkap. Jika terdapat kesalahan atau kekurangan dalam dokumen tersebut, segera laporkan kepada atasan atau bagian yang bertanggung jawab agar dapat segera diperbaiki.
Kesimpulan
Dokumen perjalanan dinas sangat penting untuk memastikan perjalanan dinas yang dilakukan adalah sah dan mendapat persetujuan dari instansi yang bersangkutan. Selain itu, dokumen ini juga dapat membantu karyawan dalam mengajukan klaim biaya perjalanan dinas dengan mudah dan cepat.
Untuk mendapatkan dokumen perjalanan dinas, karyawan harus meminta persetujuan dari atasan langsung dan mengajukan permintaan dokumen perjalanan dinas kepada bagian yang bertanggung jawab dalam penerbitan dokumen perjalanan dinas.
