Notaris

Apa itu Legalisasi Notaris?

Legalisasi Notaris adalah tindakan pengesahan tanda tangan pada suatu dokumen (surat di bawah tangan) oleh pejabat umum yang membuat akta otentik.

1. Fokus: Hanya pada keaslian tanda tangan pihak/para pihak yang tercantum dalam dokumen.
2. Proses: Pihak yang bersangkutan wajib menandatangani dokumen tersebut di hadapan pejabat umum yang membuat akta otentik secara langsung.
3. Tanggung Jawab Notaris: pejabat umum yang membuat akta otentik hanya menjamin bahwa tanda tangan tersebut benar-benar di buat oleh orang yang bersangkutan, serta memberikan kepastian tanggal penandatanganan. Notaris tidak bertanggung jawab terhadap isi atau substansi dokumen tersebut.
4. Kekuatan Hukum: Legalisasi meningkatkan kekuatan pembuktian dokumen di bawah tangan.

Apa itu Waarmerking Notaris?

Waarmerking Notaris adalah tindakan pejabat umum yang membuat akta otentik untuk mencatat atau mendaftarkan suatu dokumen (surat di bawah tangan) dalam buku khusus (Buku Waarmerking/Protokol pejabat umum yang membuat akta otentik).

1. Fokus: Pada pencatatan keberadaan dokumen dan memberikan kepastian tanggal pendaftaran.
2. Proses: Dokumen yang sudah di tandatangani oleh para pihak sebelumnya di serahkan kepada pejabat umum yang membuat akta otentik untuk di daftarkan. Tanggal penandatanganan dokumen biasanya berbeda dengan tanggal Waarmerking.
3. Tanggung Jawab Notaris: pejabat umum yang membuat akta otentik hanya mencatat dan menandai dokumen tersebut. pejabat umum yang membuat akta otentik tidak bertanggung jawab terhadap isi dokumen.
4. Kekuatan Hukum: Waarmerking memberikan kepastian bahwa dokumen tersebut telah ada pada tanggal tertentu yang di catat pejabat umum yang membuat akta otentik.

Catatan Tambahan: Istilah “Legalisir” sering di gunakan dalam praktik untuk merujuk pada tindakan pejabat umum yang membuat akta otentik untuk mencocokkan fotokopi dokumen dengan dokumen aslinya (copy collationee), dan memberikan cap/keterangan bahwa salinan tersebut sesuai dengan aslinya.

Perbedaan Akta Notaris, Legalisasi, dan Waarmerking

Fitur	Akta Notaris (Akta Autentik)	Legalisasi	Waarmerking
Definisi	Akta yang di buat oleh/di hadapan pejabat umum yang membuat akta otentik.	Pengesahan tanda tangan yang di lakukan di hadapan pejabat umum yang membuat akta otentik.	Pendaftaran/pencatatan dokumen dalam buku khusus pejabat umum yang membuat akta otentik.
Isi Dokumen	pejabat umum yang membuat akta otentik bertanggung jawab atas isi/substansi akta.	Notaris tidak bertanggung jawab atas isi dokumen.	Notaris tidak bertanggung jawab atas isi dokumen.
Penandatanganan	Di lakukan di hadapan pejabat umum yang membuat akta otentik.	Di lakukan di hadapan pejabat umum yang membuat akta otentik.	Dokumen sudah di tandatangani sebelum di daftarkan.
Kekuatan Hukum	Kekuatan pembuktian sempurna (Akta Autentik).	Membuktikan keaslian tanda tangan dan kepastian tanggal.	Membuktikan keberadaan dokumen dan kepastian tanggal pendaftaran.

 

Langkah-langkah Legalisasi Notaris

Meskipun prosedur dapat sedikit bervariasi, secara umum langkah-langkah untuk Legalisasi adalah:

1. Persiapan Dokumen: Siapkan dokumen (surat di bawah tangan) yang akan di legalisasi, misalnya Surat Kuasa, Perjanjian Sewa, atau Kontrak.
2. Kehadiran Pihak: Pihak yang akan menandatangani dokumen wajib hadir sendiri di hadapan pejabat umum yang membuat akta otentik.
3. Verifikasi Identitas: pejabat umum yang membuat akta otentik memeriksa identitas para pihak (KTP, Passport, dsb.) untuk memastikan keabsahan.
4. Penandatanganan: Pihak yang bersangkutan menandatangani dokumen di hadapan pejabat umum yang membuat akta otentik.
5. Pengesahan Notaris: pejabat umum yang membuat akta otentik membubuhkan Cap/Stempel Legalisasi, tanda tangan, dan mencatatnya dalam buku khusus Notaris (register). pejabat umum yang membuat akta otentik menyatakan bahwa tanda tangan tersebut adalah benar-benar milik pihak yang bersangkutan dan di berikan pada tanggal tersebut.
6. Pencatatan Biaya: Pembayaran biaya legalisasi sesuai ketentuan.

Kegunaan Legalisasi Notaris

Kegunaan utama Legalisasi pejabat umum yang membuat akta otentik adalah untuk:

Memberi Kepastian Hukum:

Menjamin bahwa tanda tangan pada dokumen adalah asli, sehingga meminimalisir sengketa di kemudian hari mengenai siapa yang menandatangani.

Adanya Kepastian Tanggal:

Tanggal legalisasi menjadi tanggal pasti keberadaan tanda tangan tersebut.

Meningkatkan Kekuatan Pembuktian:

Dokumen di bawah tangan yang di legalisasi memiliki nilai pembuktian yang lebih kuat di pengadilan karena Notaris sebagai pejabat umum telah mengesahkan tanda tangannya.

Keperluan Administrasi:

Sering di syaratkan untuk dokumen-dokumen penting seperti Surat Kuasa Khusus, beberapa jenis perjanjian, atau dokumen yang akan di gunakan sebagai dasar hukum.

Cap Legalisasi Notaris

Cap legalisasi Notaris adalah stempel resmi yang di bubuhkan oleh Notaris pada dokumen yang telah di legalisasi. Stempel ini umumnya memuat:

1. Nama dan Jabatan Notaris: Contoh: “[Nama Notaris], Notaris di Kota/Kabupaten [Lokasi]”.
2. Kata Keterangan: Keterangan yang menyatakan bahwa Notaris mengesahkan kebenaran tanda tangan pihak yang bersangkutan.
3. Nomor Urut Register: Nomor pencatatan dalam buku khusus Notaris (buku register legalisasi).
4. Tanggal dan Waktu: Tanggal dan waktu pengesahan di lakukan.
5. Tanda Tangan Asli Notaris.
6. Cap dan keterangan ini menjadi bukti formal bahwa proses legalisasi telah di lakukan sesuai undang-undang.