Tata Cara Mengisi Formulir Permohonan Apostille – Apostille, sebuah tanda pengesahan resmi yang memberikan keabsahan dokumen di luar negeri, seringkali menjadi kebutuhan bagi Anda yang hendak bepergian, bekerja, atau melanjutkan studi di negara lain. Memproses permohonan apostille mungkin terdengar rumit, namun sebenarnya cukup mudah jika Anda mengikuti langkah-langkah yang benar.
Artikel ini akan menjadi panduan lengkap untuk Anda dalam memahami dan mengajukan permohonan apostille, mulai dari pengertian, syarat, cara mengisi formulir, hingga tempat dan biaya pengajuan. Dengan informasi yang jelas dan terstruktur, Anda dapat dengan mudah melengkapi proses legalisasi dokumen Anda.
Pengertian Apostille
Apostille adalah sertifikat resmi yang dikeluarkan oleh otoritas yang berwenang untuk mengesahkan keaslian tanda tangan dan stempel pejabat yang berwenang pada dokumen resmi. Apostille berfungsi untuk memvalidasi dokumen resmi yang dikeluarkan di suatu negara agar dapat diakui secara hukum di negara lain yang telah menandatangani Konvensi Hague 1961.
Temukan bagaimana Persyaratan Apostille Dokumen di Kemenkumham telah mentransformasi metode dalam hal ini.
Dokumen yang memerlukan apostille umumnya adalah dokumen yang akan digunakan di luar negeri, seperti:
- Akta kelahiran
- Akta pernikahan
- Akta kematian
- Ijazah
- Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK)
- Surat kuasa
- Dokumen hukum lainnya
Perbedaan Apostille dan Legalisasi Dokumen
Apostille dan legalisasi dokumen merupakan dua proses yang berbeda dalam memvalidasi dokumen resmi. Berikut adalah tabel perbandingan keduanya:
| Aspek | Apostille | Legalisasi Dokumen |
|---|---|---|
| Tujuan | Memvalidasi dokumen untuk digunakan di negara lain yang telah menandatangani Konvensi Hague 1961 | Memvalidasi dokumen untuk digunakan di negara lain yang tidak menandatangani Konvensi Hague 1961 |
| Proses | Diproses oleh otoritas yang berwenang di negara asal dokumen | Diproses melalui serangkaian legalisasi oleh berbagai instansi di negara asal dan negara tujuan |
| Bentuk | Sertifikat resmi yang dilampirkan pada dokumen | Stempel atau cap resmi yang ditempelkan pada dokumen |
| Biaya | Relatif lebih murah | Relatif lebih mahal |
| Waktu pengurusan | Relatif lebih cepat | Relatif lebih lama |
Syarat Permohonan Apostille
Untuk mengajukan permohonan apostille, Anda perlu menyiapkan beberapa dokumen dan memenuhi persyaratan tertentu. Berikut adalah beberapa persyaratan umum yang perlu dipenuhi:
- Dokumen asli yang akan diapostille
- Fotocopy dokumen asli
- Surat permohonan apostille
- Bukti identitas pemohon (KTP, paspor)
- Bukti pembayaran biaya apostille
Persyaratan Khusus untuk Dokumen Tertentu
Beberapa jenis dokumen memiliki persyaratan khusus yang perlu dipenuhi. Misalnya, untuk akta kelahiran, Anda mungkin perlu menyertakan:
- Surat keterangan dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dukcapil) setempat
- Surat keterangan dari instansi terkait (jika diperlukan)
Checklist Permohonan Apostille
Berikut adalah checklist yang dapat Anda gunakan untuk memastikan semua persyaratan permohonan apostille telah terpenuhi:
- Apakah Anda telah menyiapkan dokumen asli yang akan diapostille?
- Apakah Anda telah menyiapkan fotocopy dokumen asli?
- Apakah Anda telah mengisi surat permohonan apostille dengan lengkap dan benar?
- Apakah Anda telah menyertakan bukti identitas pemohon (KTP, paspor)?
- Apakah Anda telah melunasi biaya apostille?
- Apakah Anda telah memeriksa kembali semua dokumen yang akan diajukan?
Cara Mengisi Formulir Permohonan Apostille
Formulir permohonan apostille umumnya tersedia di situs web lembaga yang berwenang mengeluarkan apostille atau dapat diperoleh secara langsung di kantor lembaga tersebut. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengisi formulir permohonan apostille:
- Unduh formulir permohonan apostille dari situs web lembaga yang berwenang atau dapatkan formulir tersebut di kantor lembaga.
- Baca petunjuk pengisian formulir dengan cermat.
- Isi formulir dengan lengkap dan benar, termasuk:
- Nama lengkap pemohon
- Alamat pemohon
- Nomor telepon pemohon
- Alamat email pemohon
- Jenis dokumen yang akan diapostille
- Tujuan penggunaan dokumen
- Nama negara tujuan
- Tanggal penerbitan dokumen
- Nama instansi penerbit dokumen
- Tanda tangan pemohon
- Lampirkan dokumen asli yang akan diapostille dan fotocopy dokumen tersebut.
- Serahkan formulir permohonan apostille beserta dokumen pendukungnya ke lembaga yang berwenang.
Contoh Ilustrasi Pengisian Formulir Permohonan Apostille, Tata Cara Mengisi Formulir Permohonan Apostille
Misalnya, Anda ingin mengajukan permohonan apostille untuk akta kelahiran Anda. Pada formulir permohonan, Anda perlu mengisi nama lengkap Anda, alamat Anda, nomor telepon Anda, alamat email Anda, jenis dokumen (akta kelahiran), tujuan penggunaan dokumen (untuk keperluan imigrasi), nama negara tujuan (Amerika Serikat), tanggal penerbitan dokumen (tanggal terbit akta kelahiran), nama instansi penerbit dokumen (Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil), dan tanda tangan Anda.
Tempat Pengajuan Permohonan Apostille
Di Indonesia, apostille dikeluarkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU). Anda dapat mengajukan permohonan apostille secara langsung di kantor Ditjen AHU atau melalui perwakilan Kemenkumham di berbagai kota di Indonesia.
Lembaga yang Berwenang Mengeluarkan Apostille di Indonesia
Berikut adalah tabel yang berisi alamat dan kontak lembaga yang berwenang mengeluarkan apostille di berbagai kota di Indonesia:
| Kota | Lembaga | Alamat | Kontak |
|---|---|---|---|
| Jakarta | Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU) | Jalan HR Rasuna Said Kav. C-18, Jakarta Selatan | (021) 520-5200 |
| Bandung | Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Jawa Barat | Jalan Ir. H. Juanda No. 1, Bandung | (022) 420-5200 |
| Surabaya | Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Jawa Timur | Jalan Basuki Rahmat No. 120, Surabaya | (031) 531-5200 |
| Medan | Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara | Jalan Imam Bonjol No. 14, Medan | (061) 451-5200 |
| Makassar | Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sulawesi Selatan | Jalan Urip Sumoharjo No. 10, Makassar | (0411) 860-5200 |
Prosedur Pengajuan Permohonan Apostille
Anda dapat mengajukan permohonan apostille secara online dan offline. Berikut adalah prosedur pengajuan permohonan apostille:
Pengajuan Permohonan Apostille Secara Online
- Akses situs web Ditjen AHU Kemenkumham.
- Pilih menu “Apostille” atau “Legalisasi Dokumen”.
- Isi formulir permohonan apostille secara online.
- Unggah dokumen yang diperlukan.
- Bayar biaya apostille secara online.
- Cetak bukti permohonan apostille.
- Serahkan bukti permohonan apostille dan dokumen asli ke kantor Ditjen AHU atau perwakilan Kemenkumham di kota Anda.
Pengajuan Permohonan Apostille Secara Offline
- Dapatkan formulir permohonan apostille di kantor Ditjen AHU atau perwakilan Kemenkumham di kota Anda.
- Isi formulir permohonan apostille dengan lengkap dan benar.
- Lampirkan dokumen asli yang akan diapostille dan fotocopy dokumen tersebut.
- Serahkan formulir permohonan apostille beserta dokumen pendukungnya ke kantor Ditjen AHU atau perwakilan Kemenkumham di kota Anda.
- Bayar biaya apostille di loket pembayaran.
Biaya Permohonan Apostille
Biaya permohonan apostille di Indonesia bervariasi tergantung pada jenis dokumen yang diapostille. Berikut adalah rincian biaya permohonan apostille:
Metode Pembayaran Biaya Apostille
Anda dapat membayar biaya apostille melalui beberapa metode, seperti:
- Transfer bank
- Pembayaran tunai di loket pembayaran
- Pembayaran online melalui situs web Ditjen AHU
Tabel Biaya Permohonan Apostille
Berikut adalah tabel yang menunjukkan biaya permohonan apostille untuk berbagai jenis dokumen:
| Jenis Dokumen | Biaya Apostille |
|---|---|
| Akta kelahiran | Rp 100.000 |
| Akta pernikahan | Rp 100.000 |
| Akta kematian | Rp 100.000 |
| Ijazah | Rp 150.000 |
| Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK) | Rp 150.000 |
| Surat kuasa | Rp 100.000 |
Waktu Pengurusan Apostille
Waktu yang dibutuhkan untuk memproses permohonan apostille di Indonesia bervariasi tergantung pada jenis dokumen dan tingkat kesibukan lembaga yang berwenang. Umumnya, proses pengurusan apostille membutuhkan waktu sekitar 3-5 hari kerja.
Estimasi Waktu Pengurusan Apostille
Berikut adalah tabel yang menunjukkan estimasi waktu pengurusan apostille untuk berbagai jenis dokumen:
| Jenis Dokumen | Estimasi Waktu Pengurusan |
|---|---|
| Akta kelahiran | 3-5 hari kerja |
| Akta pernikahan | 3-5 hari kerja |
| Akta kematian | 3-5 hari kerja |
| Ijazah | 5-7 hari kerja |
| Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK) | 5-7 hari kerja |
| Surat kuasa | 3-5 hari kerja |
Tips Mempercepat Proses Pengurusan Apostille
Berikut adalah beberapa tips untuk mempercepat proses pengurusan apostille:
- Ajukan permohonan apostille jauh-jauh hari sebelum dokumen dibutuhkan.
- Pastikan semua dokumen yang diperlukan telah lengkap dan benar.
- Hubungi lembaga yang berwenang untuk menanyakan status permohonan apostille Anda.
Ulasan Penutup: Tata Cara Mengisi Formulir Permohonan Apostille
Memproses permohonan apostille kini menjadi lebih mudah dengan informasi yang lengkap dan langkah-langkah yang terstruktur. Dengan memahami syarat, cara mengisi formulir, dan prosedur pengajuan, Anda dapat mempersiapkan dokumen Anda dengan tepat dan menghindari kesalahan. Semoga panduan ini membantu Anda dalam melengkapi proses legalisasi dokumen dan mempermudah perjalanan Anda di luar negeri.
Panduan Pertanyaan dan Jawaban
Apakah apostille hanya untuk dokumen pribadi?
Tidak, apostille juga dapat diajukan untuk dokumen perusahaan, seperti surat kuasa, akta pendirian, dan dokumen legal lainnya.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan apostille?
Waktu pengurusan apostille bervariasi tergantung jenis dokumen dan lembaga yang memprosesnya. Biasanya, proses ini memakan waktu sekitar 3-7 hari kerja.
Apakah saya bisa mengajukan permohonan apostille secara online?
Beberapa lembaga penerbit apostille di Indonesia sudah menyediakan layanan online. Anda dapat mengecek situs web lembaga terkait untuk informasi lebih lanjut.
