Perjalanan dinas merupakan aktivitas yang biasanya dilakukan oleh pelaku bisnis atau pekerja kantoran yang memerlukan kehadiran di tempat lain untuk tujuan tertentu. Selama perjalanan dinas, dokumen internal dan eksternal menjadi penting untuk memastikan semua aktivitas berjalan dengan lancar dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Pada artikel ini, kita akan membahas dokumen internal dan eksternal yang sering digunakan selama perjalanan dinas serta pentingnya dokumen-dokumen tersebut.
Dokumen Internal
Dokumen internal adalah dokumen yang digunakan oleh perusahaan atau institusi sendiri untuk keperluan internal. Berikut adalah beberapa dokumen internal yang umumnya digunakan selama perjalanan dinas:
1. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
SPPD adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan kepada pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas. Dokumen ini berisi informasi tentang tujuan perjalanan, tanggal keberangkatan dan kepulangan, serta anggaran biaya yang disediakan untuk perjalanan dinas tersebut. SPPD harus dibawa oleh pegawai selama perjalanan dinas sebagai bukti bahwa mereka melakukan perjalanan dinas secara sah dan atas perintah dari atasan.
2. Surat Tugas
Surat tugas adalah dokumen yang dikeluarkan oleh atasan kepada pegawai untuk melakukan tugas tertentu selama perjalanan dinas. Dokumen ini berisi informasi tentang tugas yang harus dilakukan, tempat tujuan, dan jangka waktu tugas. Surat tugas ini harus dibawa selama perjalanan dinas sebagai bukti bahwa pegawai sedang melakukan tugas yang sesuai dengan aturan yang berlaku.
3. Daftar Hadir
Daftar hadir adalah dokumen yang berisi informasi tentang kehadiran pegawai selama perjalanan dinas. Dokumen ini penting untuk memastikan bahwa pegawai yang melakukan perjalanan dinas hadir pada setiap acara atau rapat yang diadakan. Daftar hadir ini harus diisi dan dikirim kembali ke perusahaan atau instansi setelah perjalanan dinas selesai.
Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang digunakan untuk keperluan eksternal, seperti dokumen perjalanan, dokumen keuangan, dan dokumen lain yang diperlukan selama perjalanan dinas. Berikut adalah beberapa dokumen eksternal yang umumnya digunakan selama perjalanan dinas:
1. Paspor
Paspor adalah dokumen yang diperlukan untuk melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor berisi informasi tentang identitas pemilik paspor, seperti nama, tempat dan tanggal lahir, serta negara asal. Selama perjalanan dinas ke luar negeri, paspor harus dibawa dan disimpan dengan aman untuk menghindari kehilangan atau pencurian.
2. Tiket Pesawat
Tiket pesawat adalah dokumen yang berisi informasi tentang jadwal penerbangan dan tempat duduk yang telah dipesan oleh pegawai. Tiket pesawat harus dicetak dan dibawa selama perjalanan dinas sebagai bukti bahwa pegawai telah melakukan pemesanan tiket dan membayar biaya yang sesuai. Tiket pesawat juga berguna untuk menghindari kesalahan jadwal dan memudahkan proses check-in di bandara.
3. Voucher Hotel
Voucher hotel adalah dokumen yang diberikan oleh perusahaan atau instansi kepada pegawai sebagai bukti bahwa mereka telah memesan kamar hotel untuk menginap selama perjalanan dinas. Voucher hotel berisi informasi tentang nama hotel, tanggal menginap, serta biaya yang harus dibayar. Voucher hotel harus dibawa selama perjalanan dinas sebagai bukti bahwa pegawai telah memesan kamar hotel yang sesuai dengan aturan yang berlaku.
Pentingnya Dokumen Internal dan Eksternal Selama Perjalanan Dinas
Dokumen internal dan eksternal sangat penting dalam menjaga keamanan dan kenyamanan selama perjalanan dinas. Dokumen ini membantu pegawai untuk memastikan bahwa semua aktivitas dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua biaya yang dikeluarkan telah diatur dengan baik. Selain itu, dokumen ini juga berguna sebagai bukti jika terjadi masalah atau perbedaan pendapat di masa depan.
Dalam hal ini, dokumen internal dan eksternal harus disiapkan dengan baik sebelum perjalanan dinas dilakukan. Pastikan semua dokumen telah diperiksa dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Jangan lupa untuk membawa dokumen-dokumen tersebut selama perjalanan dinas dan menyimpannya dengan aman.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, kita telah membahas dokumen internal dan eksternal yang sering digunakan selama perjalanan dinas. Dokumen-dokumen tersebut sangat penting untuk memastikan bahwa semua aktivitas dilakukan dengan benar dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Selain itu, dokumen ini juga berguna sebagai bukti jika terjadi masalah atau perbedaan pendapat di masa depan. Jadi, pastikan semua dokumen telah disiapkan dengan baik sebelum melakukan perjalanan dinas.
