Jika Anda memiliki bisnis dan ingin memperluas jangkauan pasar, ekspor bisa menjadi langkah yang tepat. Salah satu hal penting yang perlu dilakukan saat melakukan ekspor adalah membuat offering letter. Offering letter adalah sebuah surat yang berisi penawaran produk atau jasa yang akan diekspor. Dalam artikel ini, kita akan membahas contoh offering letter ekspor beserta struktur dan informasi yang harus ada di dalamnya.
Bagian-bagian Offering Letter Ekspor
Offering letter ekspor terdiri dari beberapa bagian yang harus diisi dengan informasi yang akurat dan jelas. Berikut adalah bagian-bagian offering letter ekspor:
1. Heading
Heading berisi nama perusahaan dan alamat pengirim surat. Hal ini diperlukan untuk memudahkan penerima surat dalam menghubungi pengirim surat jika ada pertanyaan atau keperluan lain.
2. Date
Date berisi tanggal pengiriman surat. Sebaiknya tanggal yang digunakan adalah tanggal pengiriman surat asli, bukan tanggal draft.
3. Reference
Reference berisi nomor referensi dari surat. Nomor referensi ini diperlukan untuk memudahkan pengirim surat dalam mengecek status surat atau jika ada pertanyaan dari penerima surat.
4. Salutation
Salutation berisi ucapan pembuka yang sopan. Contohnya adalah “Dear Sir/Madam” atau “To Whom It May Concern”.
5. Introduction
Introduction berisi pengenalan diri perusahaan dan tujuan dari penawaran produk atau jasa. Hal ini penting untuk memberikan gambaran kepada penerima surat tentang perusahaan dan produk atau jasa yang akan ditawarkan.
6. Body
Body berisi penjelasan tentang produk atau jasa yang ditawarkan. Penjelasan ini harus lengkap dan detail, mencakup spesifikasi produk atau jasa, harga, kuantitas, dan syarat-syarat lain yang perlu diketahui oleh penerima surat.
7. Benefits
Benefits berisi manfaat atau keuntungan yang akan diperoleh oleh penerima surat jika membeli produk atau jasa dari pengirim surat. Hal ini penting untuk meyakinkan penerima surat bahwa produk atau jasa yang ditawarkan memiliki nilai tambah.
8. Conclusion
Conclusion berisi penutup yang sopan dan jelas. Sebaiknya diakhiri dengan ucapan terima kasih dan informasi kontak pengirim surat.
9. Signature
Signature berisi tanda tangan pengirim surat dan nama lengkap serta jabatan di perusahaan. Hal ini diperlukan untuk memberikan kesan profesional dan meyakinkan penerima surat bahwa penawaran yang ditawarkan berasal dari perusahaan yang sah.
Contoh Offering Letter Ekspor
Berikut adalah contoh offering letter ekspor:
Heading:
PT Example Company
Jl. Contoh No. 1
Jakarta 12345
Indonesia
Date: 21 September 2021
Reference: EC/091921
Salutation: Dear Sir/Madam,
Introduction:
Kami dari PT Example Company, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi makanan dan minuman. Kami ingin menawarkan produk-produk kami kepada perusahaan Anda yang bergerak di bidang retail.
Body:
Kami memiliki produk-produk makanan dan minuman yang berkualitas tinggi dan siap untuk diekspor. Produk kami terdiri dari berbagai macam jenis, seperti biskuit, cokelat, minuman ringan, dan lain-lain. Semua produk kami diproduksi dengan menggunakan bahan-bahan berkualitas tinggi dan proses produksi yang terkontrol dengan baik.
Spesifikasi produk:
– Biskuit: berbagai macam rasa, kemasan 100 gram, harga Rp 10.000 per kemasan
– Cokelat: berbagai macam rasa, kemasan 50 gram, harga Rp 15.000 per kemasan
– Minuman ringan: berbagai macam rasa, kemasan botol 330 ml, harga Rp 5.000 per botol
Syarat dan ketentuan:
– Minimal pemesanan 100 kemasan untuk biskuit dan cokelat, dan 500 botol untuk minuman ringan
– Harga belum termasuk biaya pengiriman dan pajak ekspor
Benefits:
Dengan membeli produk-produk kami, perusahaan Anda akan mendapatkan manfaat sebagai berikut:
– Produk-produk berkualitas tinggi yang dijamin kehalalannya
– Harga yang bersaing
– Pilihan produk yang beragam dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda
Conclusion:
Kami berharap Anda dapat mempertimbangkan penawaran kami. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami di nomor telepon (021) 123456 atau email [email protected]. Terima kasih atas perhatiannya.
Signature:
PT Example Company
Ttd,
John Doe
Manager Marketing
Kesimpulan
Dalam membuat offering letter ekspor, penting untuk memperhatikan struktur dan informasi yang harus ada di dalamnya. Offering letter yang baik akan membantu perusahaan Anda dalam menawarkan produk atau jasa ke pasar global. Semoga artikel ini bermanfaat untuk Anda dan selamat mencoba membuat offering letter ekspor yang efektif!
