Cara Membuat Invoice Ekspor

Export invoice atau invoice ekspor adalah dokumen penting yang dibutuhkan dalam proses perdagangan internasional. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi pembayaran antara eksportir dan importir. Dalam artikel ini, kami akan membahas dengan jelas dan terperinci tentang cara membuat invoice ekspor.

Persiapkan Dokumen-Dokumen yang Diperlukan

Sebelum membuat invoice ekspor, ada beberapa dokumen yang perlu disiapkan terlebih dahulu. Dokumen-dokumen tersebut antara lain:

1. Surat Penawaran (Quotation)
2. Surat Pesanan (Purchase Order)
3. Surat Konfirmasi Pemesanan (Order Confirmation)
4. Surat Perjanjian Pengiriman Barang (Shipping Agreement)
5. Surat Jalan (Delivery Note)

Dalam kebanyakan kasus, dokumen-dokumen tersebut telah disertakan sejak awal transaksi. Namun, jika ada yang belum tersedia, pastikan untuk memintanya terlebih dahulu sebelum membuat invoice ekspor.

Isi Invoice Ekspor

Setelah semua dokumen yang dibutuhkan telah disiapkan, langkah selanjutnya adalah mengisi invoice ekspor. Berikut adalah informasi yang harus diisi pada invoice ekspor:

1. Nomor Invoice
2. Tanggal Invoice
3. Nama dan Alamat Eksportir
4. Nama dan Alamat Importir/Pemesan
5. Deskripsi Barang yang Dikirim (Quantity, Jenis Barang, Harga Satuan, Total Harga)
6. Biaya-Biaya yang Dikeluarkan (Packing, Freight, Handling, dll.)
7. Term of Payment dan Cara Pembayaran

Tentukan Harga Barang yang Dikirim

Harga barang yang dikirim harus dihitung dengan teliti dan akurat. Hal ini karena harga barang akan menjadi dasar perhitungan untuk semua biaya lainnya, seperti biaya packing, freight, dan handling. Jangan lupa untuk mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti kurs mata uang, pajak, dan asuransi.

Tentukan Term of Payment

Term of payment merujuk pada perjanjian pembayaran antara eksportir dan importir. Dalam membuat invoice ekspor, pastikan untuk menuliskan term of payment dengan jelas dan terperinci. Beberapa term of payment yang umum digunakan antara lain:

1. Advance Payment
2. Prepayment
3. Letter of Credit
4. Open Account
5. Cash on Delivery

Pastikan untuk memilih term of payment yang sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan.

Tentukan Cara Pembayaran

Cara pembayaran juga harus dijelaskan dengan jelas pada invoice ekspor. Beberapa cara pembayaran yang umum digunakan antara lain:

1. Telegraphic Transfer
2. Bank Draft
3. Cheque
4. Credit Card

Pastikan untuk memilih cara pembayaran yang aman dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Jangan Lupa Menyertakan Dokumen-Dokumen Pendukung

Setelah semua informasi telah diisi dengan benar, pastikan untuk menyertakan dokumen-dokumen pendukung seperti surat pesanan, surat konfirmasi pemesanan, surat perjanjian pengiriman barang, dan surat jalan. Dokumen-dokumen ini akan memudahkan importir dalam melakukan pembayaran dan proses pengiriman barang.

Periksa dan Koreksi Invoice Ekspor

Sebelum mengirimkan invoice ekspor, pastikan untuk memeriksa kembali semua informasi yang telah diisi. Periksa setiap angka dan data dengan teliti dan pastikan tidak ada kesalahan. Jika ada kesalahan, segera koreksi dan periksa kembali.

Contoh Invoice Ekspor

Berikut adalah contoh invoice ekspor yang telah diisi dengan benar:

Nomor Invoice	INV-001
Tanggal Invoice	1 Januari 2021
Nama dan Alamat Eksportir	PT ABC	Jl. Merdeka No. 1, Jakarta 12345	Indonesia
Nama dan Alamat Importir/Pemesan	XYZ Company	123 Main Street, New York	United States
Deskripsi Barang yang Dikirim	1000 unit T-Shirt	$10 per unit	$10,000
Biaya-Biaya yang Dikeluarkan	Packing	$500
	Freight	$1,000
	Handling	$500
Total Harga			$12,000
Term of Payment	Letter of Credit
Cara Pembayaran	Telegraphic Transfer

Penutup

Semoga artikel ini dapat membantu pembaca dalam membuat invoice ekspor dengan benar dan terperinci. Ingatlah untuk selalu memeriksa kembali setiap informasi sebelum mengirimkan invoice ekspor. Dengan demikian, proses perdagangan internasional dapat berjalan dengan lancar dan sukses.