Dalam industri modern, khususnya sektor pangan, kosmetik, dan farmasi, manajemen bahan baku bukan sekadar persoalan logistik dan kualitas, tetapi juga menyangkut kepatuhan terhadap standar etika dan regulasi, salah satunya adalah Jaminan Halal. Keberlangsungan status halal sebuah produk sangat bergantung pada integritas bahan yang di gunakan, dan integritas ini di buktikan melalui kesiapan serta keabsahan dokumen pendukung.
Baca juga: Jasa Sertifikat Halal: SIHALAL, Audit LPH, hingga Terbitnya Label
Persiapan dokumen pendukung bahan kritis untuk Sistem Jaminan Halal (SJH) meliputi pengumpulan dokumen legalitas usaha (NIB, SIUP), daftar lengkap bahan (bahan baku, tambahan, penolong), serta dokumen pendukung kehalalan untuk setiap bahan seperti Sertifikat Halal (SH), diagram alir produksi, spesifikasi bahan, dan Certificate of Analysis (CoA). Dokumen-dokumen ini di perlukan untuk membuktikan status kehalalan bahan yang di gunakan dan harus memenuhi persyaratan yang di tetapkan oleh lembaga sertifikasi, seperti LPPOM MUI.
Baca juga : Penyusunan, Verifikasi, Implementasi SJH Sistem Jaminan Halal
Unit Kompetensi M.749090.004.01
Artikel ini akan mengupas tuntas Unit Kompetensi M.749090.004.01 yang secara spesifik berjudul Menyiapkan Dokumen Pendukung Bahan. Unit ini menjadi pilar penting dalam kerangka Sistem Jaminan Halal (SJH) dan sering kali merupakan tanggung jawab utama seorang Penyelia Halal atau staf manajemen bahan. Kegagalan dalam menyiapkan, memvalidasi, atau memutakhirkan dokumen bahan kritis dapat berakibat fatal, yaitu hilangnya status halal produk akhir dan potensi sanksi regulasi.
Baca juga: Lembaga Pemeriksa Halal LPH Sertifikasi Halal dari Pelaku Usaha
Tujuan utama dari pembahasan ini adalah memberikan panduan komprehensif mengenai langkah-langkah esensial dalam persiapan dokumen, mulai dari identifikasi bahan yang memiliki titik kritis syariah, validasi keabsahan dokumen pendukung seperti Sertifikat Halal, hingga mekanisme pemantauan kemutakhiran dokumen. Dengan menguasai unit kompetensi ini, organisasi dapat memastikan bahwa rantai pasok bahan mereka terkelola dengan baik, audit ready, dan sepenuhnya memenuhi standar Halal yang berlaku.
Baca juga: BPJPH Panduan Singkat Mengurus Sertifikasi via Sistem SIHALAL
Panduan Langkah demi Langkah: Persiapan Dokumen Pendukung Bahan (Implementasi M.749090.004.01)
Untuk memastikan seluruh proses penyiapan dokumen berjalan sistematis dan sesuai dengan standar Unit Kompetensi M.749090.004.01, ikuti panduan langkah demi langkah berikut:
Baca juga: Penyelia Halal VS Auditor Halal: Perbedaan & Sinergi Peran Kunci
Langkah 1: Kumpulkan Data Dasar Bahan (Dasar Elemen 1)
Langkah awal ini adalah fondasi untuk semua proses validasi dan pemantauan dokumen selanjutnya. Data harus akurat dan lengkap.
Baca juga: Sertifikasi Halal Self Declare: UMK Cepat Tembus Pasar Halal
Buat Daftar Lengkap Bahan:
Kumpulkan semua data bahan yang di gunakan dalam proses produksi, termasuk bahan baku utama, bahan tambahan, bahan penolong, dan bahan pendukung (misalnya, pelumas yang bersentuhan dengan produk, bahan pembersih).
Catat Informasi Inti Setiap Bahan:
- Nama Bahan: Catat nama umum (generic name) dan nama dagang (trade name) yang di gunakan oleh pemasok.
- Produsen atau Pemasok: Catat nama lengkap dan alamat perusahaan yang memproduksi bahan (produsen asli) dan perusahaan yang memasok bahan kepada Anda (pemasok).
- Asal Bahan: Tentukan negara atau wilayah asal bahan tersebut (penting untuk memverifikasi otoritas lembaga Halal).
Klasifikasi Awal: Lakukan penentuan awal apakah bahan tersebut termasuk kategori Halal, Kritis, atau Non-Kritis berdasarkan asal-usulnya.
Langkah 2: Identifikasi Bahan Kritis (Penyelesaian Elemen 1)
- Gunakan data dasar yang terkumpul untuk secara formal mengidentifikasi bahan yang wajib memiliki dokumen pendukung Halal.
- Fokus pada bahan turunan hewani (misalnya gelatin, lemak), bahan yang menggunakan proses fermentasi/enzimatik, dan bahan yang tidak dapat di pastikan asal-usulnya.
Output: Daftar Bahan Kritis yang memerlukan Sertifikat Halal dan dokumen pendukung lainnya.
Langkah 3: Permintaan dan Validasi Dokumen Pendukung (Elemen 2)
Setelah bahan kritis di tetapkan, segera tindak lanjuti dengan permintaan dokumen ke pemasok dan lakukan validasi internal.
Permintaan: Kirimkan surat resmi kepada Pemasok/Produsen yang meminta semua dokumen kehalalan yang diperlukan (Sertifikat Halal, Spesifikasi Produk, Diagram Alir, dll.).
Validasi: Periksa setiap dokumen yang di terima:
- Cek masa berlaku Sertifikat Halal.
- Pastikan nama bahan pada Sertifikat Halal sesuai dengan bahan yang Anda gunakan.
- Verifikasi lembaga penerbit Sertifikat Halal telah di akui oleh otoritas di negara Anda.
Langkah 4: Pemantauan dan Pemutakhiran (Elemen 3)
Buat Logsheet kontrol yang mencatat tanggal kedaluwarsa semua Sertifikat Halal dan dokumen penting.
Terapkan sistem notifikasi (misalnya, 3-6 bulan sebelum kedaluwarsa) untuk secara proaktif meminta dokumen baru dari Pemasok.
Langkah 5: Dokumentasi dan Pengarsipan (Elemen 4)
Arsip semua dokumen (baik yang valid, kedaluwarsa, maupun bukti permintaan dan validasi) secara sistematis.
Pastikan alur dokumentasi sesuai dengan Prosedur Operasional Standar (SOP) perusahaan untuk memudahkan penelusuran saat audit.
Dapatkan Sertifikat Halal (SH) dari Pemasok
- Pengadaan Salinan SH: Untuk semua bahan kritis yang telah di identifikasi, pastikan Anda menerima salinan fisik atau digital Sertifikat Halal (SH) dari pemasok yang masih berlaku.
- Verifikasi Keabsahan Online: Lakukan verifikasi silang (cross-check) status kehalalan bahan dari produsen/pemasok melalui situs web resmi otoritas yang berwenang, seperti Badan Penyelenggara Jaminan Produk Halal (BPJPH) atau Lembaga Pemeriksa Halal (LPH). Verifikasi ini mutlak di perlukan untuk memastikan SH yang Anda terima adalah asli dan terdaftar.
- Pencatatan Masa Berlaku: Catat tanggal penerbitan dan tanggal kedaluwarsa SH pada Logsheet Kontrol Dokumen. Tanggal ini akan menjadi dasar untuk Langkah 4 (Pemantauan dan Pemutakhiran).
- Cek Kesesuaian Nama: Pastikan nama bahan yang tercantum dalam SH sama persis dengan nama bahan yang Anda beli dan gunakan dalam produksi.
Poin Kritis Validasi Lanjutan:
- Lingkup SH: Pastikan Sertifikat Halal mencakup produk yang Anda beli (misalnya, jika pemasok menjual A, B, dan C, pastikan SH yang di berikan adalah untuk produk A).
- Pengecekan Lembaga: Konfirmasikan bahwa lembaga yang mengeluarkan SH adalah lembaga yang di akui dan bekerjasama dengan otoritas Halal nasional (misalnya, MUI/BPJPH di Indonesia).
Dapatkan Dokumen Pendukung Teknis dari Pemasok
Spesifikasi Produk (Product Specification):
- Fungsi Kritis: Dokumen ini memberikan detail teknis mengenai komposisi, properti fisik, dan penggunaan bahan.
- Penting untuk Validasi: Di gunakan untuk membandingkan komposisi yang tercantum di spesifikasi dengan klaim Halal. Pastikan semua ingredient yang di sebutkan dalam spesifikasi juga tergolong halal atau memiliki SH tersendiri.
Diagram Alir Proses Produksi (Flowchart):
- Fungsi Kritis: Dokumen ini wajib di minta terutama untuk bahan yang melalui proses kimia atau biologi yang kompleks (misalnya, isolasi protein, proses hidrolisis, atau fermentasi).
- Penting untuk Validasi: Membantu Penyelia Halal mengidentifikasi titik kritis syariah selama proses produksi pemasok (misalnya, apakah ada penggunaan katalis atau processing aid non-halal).
Material Safety Data Sheet (MSDS) / Lembar Data Keselamatan Bahan:
Fungsi Kritis: Meskipun utamanya terkait keselamatan, MSDS seringkali mencantumkan nama kimia atau CAS number yang dapat di gunakan untuk konfirmasi silang identitas dan sifat bahan.
Skema Produksi (Lanjutan dari Diagram Alir):
Fungsi Kritis: Skema yang detail (terkadang di sertakan dalam Diagram Alir) di perlukan untuk memastikan tidak ada kontaminasi silang (cross-contamination) dengan bahan non-halal atau najis di fasilitas pemasok.
Tindak Lanjut Kritis: Analisis Dokumen Teknis
Setelah semua dokumen teknis di terima, Tim Halal wajib melakukan analisis mendalam. Jika terdapat keraguan atau inkonsistensi antara SH dan dokumen teknis, bahan tersebut harus di anggap di ragukan (syubhat) dan tidak boleh di gunakan sampai keraguan tersebut terjawab melalui permintaan klarifikasi tertulis kepada pemasok.
Penelusuran Asal-Usul Bahan (Implementasi Elemen 1 & 2)
- Telusuri Asal-Usul Secara Mendalam: Untuk bahan yang belum bersertifikat Halal, perusahaan wajib melakukan penelusuran (survei dan/atau audit) terhadap asal-usul bahan dan proses pembuatannya.
- Identifikasi Bahan Pembentuk (Sub-Ingredients): Cari tahu semua bahan penyusun (bahan pembentuk) dari suatu ingredient yang kompleks.
Contoh Kritis: Jika Anda menggunakan Perisa (Flavor) atau Pewarna, Anda harus meminta disclosure dari pemasok mengenai semua bahan penyusun perisa tersebut, termasuk pelarut dan zat penolong. Salah satu komponen kecil saja (misalnya, pelarut berbasis alkohol) dapat membatalkan status halal.
- Verifikasi Rantai Pasok (Supply Chain Verification): Pastikan tidak ada titik kritis yang melibatkan bahan tidak halal di sepanjang rantai pasok. Ini mencakup proses produksi, penyimpanan, hingga transportasi.
Contoh Kritis: Jika bahan di-repackage (di kemas ulang) oleh pihak ketiga, pastikan fasilitas repacking tidak di gunakan untuk mengemas bahan non-halal (risiko kontaminasi silang).
Pengarsipan Bukti Telusur dan Pembelian (Implementasi Elemen 4)
Catatan Pembelian Wajib: Simpan bukti-bukti catatan pembelian bahan secara sistematis (Faktur, Delivery Order). Dokumen ini harus mencakup:
- Waktu pembelian (tanggal).
- Volume/Jumlah bahan yang di beli.
- Penanggung jawab penerimaan bahan.
Tujuan Kritis: Bukti pembelian adalah tautan fisik antara dokumen validasi (SH yang masih berlaku) dan bahan aktual yang masuk ke gudang. Saat audit, auditor akan membandingkan tanggal SH dengan tanggal pembelian untuk memastikan bahan yang di gunakan pada periode tertentu sah secara Halal.
Buat Formulir Pemeriksaan Bahan Datang (Receiving Checklist)
Untuk menjaga integritas dan kehalalan bahan sejak di terima di gudang, perusahaan wajib memiliki prosedur dan formulir penerimaan bahan yang terstandarisasi. Formulir ini adalah bukti kendali mutu dan kendali halal.
Formulir dan Prosedur Penerimaan
Perancangan Formulir: Buat formulir pemeriksaan bahan yang wajib di isi oleh Petugas Gudang atau Petugas Penerimaan Barang. Formulir ini harus menjadi bagian dari Prosedur Operasional Standar (SOP) Penerimaan Bahan.
Konten Wajib Formulir: Formulir tersebut harus mencakup:
- Tanggal Kedatangan: Kapan bahan tiba.
- Nama Bahan dan Merek: Harus sesuai dengan Daftar Bahan Kritis yang telah di setujui.
- Nama Produsen/Pemasok: Untuk konfirmasi sumber bahan.
- Kesesuaian dengan Spesifikasi: Apakah bahan yang di terima (fisik, kemasan, volume) sesuai dengan Spesifikasi Produk yang di sepakati dan di izinkan oleh Tim Halal.
- Status Dokumen Halal: Kolom untuk memverifikasi bahwa bahan kritis yang di terima di dukung oleh Sertifikat Halal yang masih berlaku (merujuk ke Logsheet Kontrol Dokumen).
- Tanda Tangan Petugas: Sebagai bentuk tanggung jawab atas pemeriksaan yang di lakukan.
Implikasi Kritis: Jika bahan kritis di terima tanpa SH yang masih berlaku atau jika ada ketidaksesuaian dengan spesifikasi, Petugas harus memiliki wewenang untuk menahan/menolak bahan tersebut (karantina) dan segera melaporkannya kepada Penyelia Halal untuk di tindaklanjuti.
Dokumentasi Akhir dan Pelaporan (Penyelesaian Elemen 4)
Setelah semua langkah identifikasi, validasi, dan pemeriksaan operasional selesai, langkah terakhir adalah pengarsipan yang rapi:
- Pengarsipan Terpusat: Semua formulir pemeriksaan bahan datang, Logsheet Kontrol Dokumen, dan semua Sertifikat Halal serta dokumen teknis harus di arsipkan dalam satu sistem terpusat (baik hardcopy maupun softcopy).
- Audit Internal: Gunakan dokumen dan catatan ini sebagai dasar untuk melakukan audit internal SJH secara berkala, memastikan bahwa sistem penyiapan dokumen dan pengendalian bahan berjalan efektif.
Lakukan Audit Internal Secara Berkala (Mekanisme Kontrol SJH)
Setelah semua dokumen di siapkan, di validasi, dan prosedur operasional (seperti pemeriksaan bahan datang) telah di terapkan, perusahaan wajib menguji efektivitas sistem tersebut melalui Audit Internal.
Jadwalkan Audit Berkala:
Tentukan frekuensi audit internal (misalnya, setiap tiga atau enam bulan) untuk memeriksa ulang implementasi prosedur Halal, terutama yang terkait dengan manajemen dokumen pendukung bahan kritis.
Siapkan Daftar Periksa Audit Internal:
Gunakan Daftar Periksa (Checklist) yang mencakup semua kriteria unjuk kerja Unit M.749090.004.01:
- Apakah Daftar Bahan Kritis sudah mutakhir?
- Apakah semua Sertifikat Halal bahan kritis masih berlaku?
- Apakah Logsheet Kontrol Dokumen di isi dengan benar?
- Apakah Formulir Pemeriksaan Bahan Datang di isi secara konsisten?
Verifikasi Kelengkapan dan Prosedur:
Auditor Internal harus memastikan bahwa semua dokumen lengkap (Elemen 4) dan prosedur sudah di jalankan dengan benar (Implementasi Elemen 1, 2, dan 3).
Catat Temuan dan Lakukan Tindakan Perbaikan:
- Catat semua ketidaksesuaian (non-conformity), seperti adanya SH yang hampir kedaluwarsa atau inkonsistensi dalam pengarsipan.
- Tentukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (Corrective and Preventive Action/CAPA) yang harus di lakukan, serta tetapkan penanggung jawab dan batas waktu penyelesaian.
Kesimpulan Kritis Proses:
Dengan mengikuti langkah-langkah ini secara sistematis, Anda telah mengimplementasikan Unit Kompetensi M.749090.004.01 secara penuh. Pengelolaan dokumen yang rapi dan teruji melalui audit internal akan memastikan bahwa semua bahan kritis telah terverifikasi kehalalannya, sehingga secara signifikan memudahkan proses sertifikasi halal produk akhir Anda.
Dokumen Pendukung Bahan: Klasifikasi dan Prasyarat
Meskipun fokus Unit Kompetensi M.749090.004.01 adalah pada dokumen teknis bahan, dokumen administrasi dan legalitas usaha adalah landasan wajib. Dokumen pendukung dapat di klasifikasikan menjadi dua kategori utama:
Dokumen Administrasi Perusahaan (Prasyarat Dasar)
Dengan dokumen ini membuktikan legalitas dan izin operasional perusahaan, yang menjadi dasar bagi semua aktivitas pengadaan dan produksi. Dokumen-dokumen ini wajib tersedia dan mutakhir:
| Kategori Dokumen | Contoh Dokumen | Relevansi Kritis |
| Legalitas Usaha | Nomor Induk Berusaha (NIB) | Bukti pendaftaran dan identitas usaha. |
| Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) / Tanda Daftar Perusahaan (TDP) | Izin operasional perdagangan/industri. | |
| Izin Edar Produk | Sertifikat Pangan Industri Rumah Tangga (P-IRT) | Wajib untuk produk Pangan Industri Rumah Tangga. |
| Izin Edar MD dari Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) | Wajib untuk produk pangan/kosmetik/obat yang di produksi skala besar. |
Dokumen Teknis Bahan Kritis (Fokus M.749090.004.01)
Dokumen ini adalah inti dari Unit Kompetensi M.749090.004.01, yang menjadi bukti penjaminan kehalalan bahan. Ini adalah dokumen yang harus di verifikasi, di validasi, dan di pantau kemutakhirannya secara berkelanjutan:
- Sertifikat Halal (SH): Bukti utama jaminan halal bahan dari Pemasok.
- Spesifikasi Produk (Product Specification): Rincian komposisi dan asal-usul bahan.
- Flowchart Proses Produksi: Untuk bahan yang berisiko, perlu di ketahui tahapan pembuatannya.
- Sertifikat Analisis (CoA): Data pengujian kualitas dan kemurnian bahan.
- Surat Keterangan Bebas Non-Halal: Surat pernyataan tambahan dari Pemasok.
Detail Daftar Bahan dan Keterangan Produsen
Kelengkapan daftar bahan adalah langkah pertama dan paling fundamental dalam siklus manajemen dokumen pendukung bahan. Daftar ini harus mencerminkan kondisi aktual produksi dan menjadi referensi utama dalam penentuan titik kritis.
Daftar Lengkap Semua Bahan yang Di gunakan
Dokumen ini wajib di siapkan secara rinci dan terstruktur. Dalam konteks Sistem Jaminan Halal (SJH), bahan di klasifikasikan untuk mempermudah identifikasi titik kritis:
- Bahan Baku Utama (Raw Materials): Bahan dasar yang mendominasi komposisi produk (misalnya, tepung terigu, gula, minyak nabati).
- Bahan Tambahan Pangan (BTP) atau Bahan Aditif: Bahan yang di tambahkan untuk memengaruhi sifat atau bentuk produk (misalnya, pewarna, pengawet, pengemulsi, flavor). Kategori ini sering menjadi sumber utama bahan kritis.
- Bahan Penolong (Processing Aids): Bahan yang di gunakan selama proses produksi tetapi tidak menjadi bagian dari produk akhir (misalnya, pelumas cetakan, deterjen pembersih, bahan pelarut).
Informasi Mengenai Produsen Setiap Bahan
Keterangan mengenai produsen atau pemasok adalah informasi yang sangat penting untuk keperluan telusur balik (traceability) dan validasi kehalalan.
| Kolom Wajib dalam Daftar Bahan | Fungsi Kritis dalam M.749090.004.01 |
| Nama Bahan | Nama harus sesuai dengan yang tercantum dalam Spesifikasi Produk dan Sertifikat Halal. |
| Kode Internal Perusahaan | Memudahkan kontrol inventaris dan penelusuran jika terjadi penggantian atau perubahan bahan. |
| Nama Produsen | Mengetahui sumber awal pembuatan bahan (penting jika ada repacking). |
| Nama Pemasok | Pihak yang menjual bahan langsung kepada perusahaan Anda. |
| Asal Negara (Opsional namun Penting) | Membantu validasi otoritas lembaga penerbit Sertifikat Halal. |
| Status Kritis (Halal/Kritis/Non-Kritis) | Hasil dari Elemen 1: penentuan titik kritis bahan. |
Penting: Hanya setelah daftar bahan ini lengkap dan informasi produsen/pemasok di kunci, Tim Halal dapat beralih ke Elemen 2 (Memintakan dan Memvalidasi Dokumen Pendukung) untuk setiap bahan yang telah di tetapkan sebagai kritis.
Dokumen Teknis Bahan Kritis: Bukti Jaminan Kehalalan
Sesuai dengan Elemen 2 (Mengidentifikasi Ketersediaan Dokumen Pendukung Bahan), ketersediaan dan validitas dokumen-dokumen berikut sangat krusial, terutama untuk bahan yang telah di identifikasi sebagai kritis. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti objektif (bukti audit) atas kepatuhan bahan terhadap persyaratan Halal.
| Dokumen Pendukung | Fungsi Kritis dalam Penjaminan Halal | Poin Penting Validasi |
| 1. Sertifikat Halal (SH) | Bukti Utama. Menyatakan secara resmi bahwa bahan tersebut telah memenuhi persyaratan Halal yang di tetapkan oleh lembaga berwenang. | Masa Berlaku, Lingkup Produk (Nama Bahan), dan Otoritas Lembaga Penerbit (Harus Di akui). |
| 2. Spesifikasi Produk Bahan | Memberikan rincian mendalam tentang komposisi kimia, fisik, dan asal-usul bahan. | Kesesuaian Komposisi. Memastikan tidak ada bahan turunan tersembunyi yang berpotensi haram. |
| 3. Diagram Alir Proses Produksi | Menjelaskan secara visual langkah-langkah pembuatan bahan. Wajib di minta jika bahan tersebut melalui proses yang kompleks (misalnya, fermentasi atau hidrolisis). | Titik Kritis Proses. Memastikan tidak ada penggunaan bahan penolong non-halal atau kontak silang (kontaminasi) selama proses produksi pemasok. |
| 4. Certificate of Analysis (CoA) | Menunjukkan hasil pengujian kualitas. Meskipun fokus pada kualitas, CoA dapat mendukung klaim kemurnian bahan. | Parameter Uji. Memastikan bahan memenuhi standar kualitas yang di persyaratkan. |
| 5. Material Safety Data Sheet (MSDS) | Dokumen keselamatan kerja yang juga mencantumkan komposisi, meskipun tidak selalu detail. Terkadang dapat memberikan petunjuk awal tentang asal-usul atau sifat bahan. | Identifikasi Awal. Di gunakan untuk mencocokkan nama kimia/fungsi bahan. |
| 6. Surat Pernyataan Bebas Bahan Haram/Najis | Pernyataan resmi dari produsen atau pemasok yang menjamin bahwa bahan tersebut tidak mengandung unsur haram, najis, atau tercampur dengan bahan non-halal. | Tanda Tangan dan Stempel Resmi. Sering di gunakan sebagai dokumen pendukung tambahan (sekunder) saat SH belum tersedia atau bahan tersebut non-kritis. |
Penerapan Elemen 2 dan 3
Kumpulan dokumen di atas harus melalui proses Validasi (Elemen 2.2) untuk memastikan keabsahannya, dan selanjutnya di catat dalam sistem Pemantauan Kemutakhiran (Elemen 3) untuk memastikan bahwa Sertifikat Halal dan dokumen penting lainnya selalu berlaku dan di perbarui sebelum tanggal kedaluwarsa.
Elemen Kompetensi & Poin Kritis (M.749090.004.01)
Unit Kompetensi M.749090.004.01: Menyiapkan Dokumen Pendukung Bahan di bagi menjadi empat elemen kunci yang harus di penuhi. Keempat elemen ini merupakan siklus manajemen dokumen bahan yang bertujuan menjamin kepastian status halal bahan dari hulu hingga hilir.
Mengidentifikasi Bahan yang Kritis
Elemen pertama berfokus pada pengenalan dan pemetaan bahan baku dan bahan penolong yang memiliki potensi keraguan (titik kritis) dari sudut pandang syariah.
| Kriteria Unjuk Kerja (KUK) | Poin Kritis & Penjelasan | Bukti Relevan (Contoh) |
| 1.1 Daftar bahan di buat sesuai persyaratan standar. | Semua bahan, baik yang berasal dari sumber nabati, hewani, maupun sintetis, harus di catat secara sistematis. Daftar harus komprehensif. | Daftar Bahan Baku, Bahan Tambahan, dan Bahan Penolong. |
| 1.2 Bahan kritis di identifikasi sesuai dengan persyaratan standar. | Definisi Bahan Kritis: Bahan yang berpotensi mengandung unsur haram, najis, atau di ragukan kehalalannya (contoh: enzim, gelatin, emulsifier, flavour, turunan alkohol). Identifikasi ini di dasarkan pada regulasi Halal yang berlaku (misalnya, kriteria Sistem Jaminan Halal). | Laporan Hasil Penelusuran Asal-Usul Bahan (Tracing). |
Output Kritis: Peta Bahan Kritis yang memisahkan bahan yang memiliki titik kritis tinggi, sedang, dan rendah.
Mengidentifikasi Ketersediaan Dokumen Pendukung Bahan yang Kritis
Setelah bahan kritis di identifikasi, langkah selanjutnya adalah memastikan ketersediaan dan keabsahan dokumen yang membuktikan status halal bahan tersebut.
| Kriteria Unjuk Kerja (KUK) | Poin Kritis & Penjelasan | Bukti Relevan (Contoh) |
| 2.1 Semua dokumen pendukung bahan kritis di mintakan sesuai dengan persyaratan. | Dokumen harus di minta kepada pemasok. Dokumen primer wajib adalah Sertifikat Halal (SH) dari lembaga yang di akui. Dokumen pendukung lain seperti Spesifikasi Produk dan Flowchart Proses Produksi juga harus di lampirkan. | Logsheet Permintaan Dokumen (termasuk tanggal permintaan). |
| 2.2 Semua dokumen pendukung bahan kritis di validasi sesuai persyaratan standar. | Validasi: Meliputi pemeriksaan masa berlaku SH, kesesuaian nama bahan pada SH dengan yang di gunakan, dan otoritas lembaga penerbit SH (misalnya, terdaftar di BPJPH/MUI). Dokumen harus di verifikasi keasliannya. | Formulir Validasi Dokumen Bahan Kritis yang di tandatangani oleh Penyelia Halal. |
Output Kritis: Dokumen Bahan Kritis yang Lengkap dan Tervalidasi (SH, Spesifikasi, dll.).
Memantau Kemutakhiran Dokumen Pendukung Bahan
Dokumen pendukung (terutama Sertifikat Halal) memiliki masa berlaku. Pemantauan proaktif sangat penting untuk menghindari penggunaan bahan yang dokumennya sudah kedaluwarsa.
| Kriteria Unjuk Kerja (KUK) | Poin Kritis & Penjelasan | Bukti Relevan (Contoh) |
| 3.1 Kemutakhiran dokumen pendukung bahan kritis di identifikasi sesuai dengan persyaratan standar. | Pembuatan database atau logsheet yang mencatat tanggal kedaluwarsa setiap Sertifikat Halal. Pemantauan harus di lakukan secara berkala (misalnya, bulanan atau kuartalan). | Daftar Kontrol Dokumen Bahan (memuat tanggal kedaluwarsa). |
| 3.2 Semua dokumen pendukung bahan kritis yang sudah tidak mutakhir di mintakan dokumen termutakhir sesuai dengan persyaratan. | Prosedur komunikasi dengan pemasok untuk meminta pembaruan dokumen (renewal). Permintaan harus di lakukan jauh sebelum tanggal kedaluwarsa untuk mencegah kekosongan dokumen. | Surat Permintaan Pembaruan Dokumen, Catatan Tindak Lanjut. |
Output Kritis: Bahan Kritis yang Di gunakan Selalu Di dukung oleh Dokumen yang Masih Berlaku.
Mendokumentasikan Kegiatan Penyiapan Dokumen Pendukung Bahan
Seluruh proses yang di lakukan harus di catat dan di arsipkan secara rapi sebagai bagian dari pemenuhan kriteria SJH.
| Kriteria Unjuk Kerja (KUK) | Poin Kritis & Penjelasan | Bukti Relevan (Contoh) |
| 4.1 Kegiatan penyiapan dokumen di catat sesuai dengan prosedur yang berlaku. | Mencakup pencatatan semua langkah (permintaan, validasi, pembaruan, penolakan). Dokumentasi harus mudah di telusuri (traceable). | Logsheet Aktivitas Penyiapan Dokumen. |
| 4.2 Dokumentasi di arsipkan dan di komunikasikan sesuai dengan prosedur yang berlaku. | Penyimpanan dokumen (baik hardcopy maupun softcopy) di tempat yang aman dan mudah di akses tim audit. Informasi mengenai status dokumen (misalnya, pembaharuan) harus di komunikasikan ke bagian terkait (misalnya, Pengadaan dan Produksi). | Prosedur Pengarsipan Dokumen, Laporan Komunikasi Internal. |
Output Kritis: Traceability Dokumen yang Kuat sebagai Bukti Kepatuhan SJH selama Audit.
Aspek Kritis dalam Pelaksanaan
Keberhasilan dalam menyiapkan dan mengelola Dokumen Pendukung Bahan tidak hanya bergantung pada pemahaman prosedur, tetapi juga pada penguasaan beberapa aspek krusial di lapangan. Berikut adalah aspek-aspek kritis yang perlu menjadi perhatian utama:
Koordinasi Lintas Fungsi (Kerja Sama Tim)
- Pentingnya Sinergi: Proses penyiapan dokumen melibatkan berbagai departemen, terutama Pengadaan/Pembelian dan Tim Jaminan Halal (Penyelia Halal). Pengadaan bertugas mendapatkan bahan dan dokumen, sementara Tim Halal bertugas memvalidasi.
- Titik Kegagalan: Jika Pengadaan membeli bahan tanpa konfirmasi dokumen yang valid dari Tim Halal, atau jika Tim Halal tidak menginformasikan status expired dokumen kepada Pengadaan tepat waktu, risiko bahan tidak halal masuk ke produksi akan meningkat.
Kepatuhan dan Edukasi Pemasok
- Tantangan Eksternal: Dokumen pendukung bahan berasal dari pihak ketiga (Pemasok). Aspek kritisnya adalah memastikan Pemasok memahami dan bersedia memenuhi persyaratan dokumen Halal yang ketat.
- Strategi Mitigasi: Di perlukan sistem seleksi pemasok yang kuat dan perjanjian kerja sama (Memorandum of Understanding/MoU) yang secara eksplisit mencantumkan kewajiban penyediaan dokumen Halal yang sah dan mutakhir. Pelatihan atau sosialisasi ke pemasok utama juga sering kali di perlukan.
Manajemen Data dan Sistem Digitalisasi
- Volume Data: Dalam industri skala besar, jumlah bahan baku, bahan kritis, dan dokumen pendukung dapat mencapai ratusan, masing-masing dengan tanggal kedaluwarsa yang berbeda.
- Aspek Kritis: Mengandalkan sistem manual (spreadsheet) rentan terhadap kesalahan manusia (human error). Penggunaan sistem digital (database terpusat) dengan fitur notifikasi otomatis untuk tanggal kedaluwarsa dokumen adalah aspek kritis untuk memastikan traceability dan kemutakhiran data yang akurat.
Ketelitian dan Pemahaman Titik Kritis
Detail-Oriented: Seorang Penyelia Halal harus memiliki ketelitian tinggi (detail-oriented) saat memvalidasi dokumen. Seringkali, masalah timbul karena ketidaksesuaian kecil, misalnya:
- Nama dagang di Sertifikat Halal berbeda dengan nama di faktur pembelian.
- Sertifikat Halal di keluarkan untuk nama bahan yang hampir sama tetapi dengan produsen yang berbeda.
- Komposisi di Product Specification bertentangan dengan klaim halal (misalnya, adanya by-product yang di ragukan).
Solusi: Harus ada prosedur validasi silang (membandingkan beberapa dokumen) dan pemahaman mendalam tentang asal-usul bahan (misalnya, proses hidrolisis, fermentasi, atau sumber hewani) untuk menemukan titik kritis tersembunyi.
Komitmen Manajemen Puncak
- Dukungan Sumber Daya: Penyiapan dokumen yang baik memerlukan alokasi waktu, pelatihan SDM, dan mungkin investasi pada sistem manajemen data.
- Aspek Kritis: Tanpa komitmen dan dukungan penuh dari manajemen puncak, unit kerja akan kesulitan menegakkan prosedur yang ketat, terutama saat harus berhadapan dengan pemasok yang enggan memberikan dokumen. Komitmen ini memastikan SJH di terapkan secara konsisten.
Tips Persiapan Tambahan untuk Kepatuhan SJH
Selain pengadaan dokumen teknis, terdapat beberapa tips dan langkah operasional yang harus di persiapkan untuk memastikan implementasi Unit Kompetensi M.749090.004.01 berjalan efektif dan perusahaan siap menghadapi audit Sistem Jaminan Halal (SJH).
Fokus pada Identifikasi Bahan Kritis yang Berisiko Tinggi
Implementasi Mendalam Elemen 1: Jangan hanya mengidentifikasi bahan kritis secara umum. Fokuskan upaya penelusuran dokumen dan validasi pada bahan-bahan yang paling berisiko, seperti:
- Bahan yang berasal dari Hewani (gelatin, kolagen, by-product ternak).
- Bahan hasil Mikroba/Fermentasi (ragi, enzim, asam amino).
- Bahan Impor atau yang memiliki rantai pasok panjang dan sulit di telusuri.
Tujuan: Mengalokasikan sumber daya validasi dokumen secara efisien dan efektif pada area yang paling berpotensi menimbulkan keraguan.
Simpan Bukti Pembelian untuk Keterlacakan (Traceability)
Dukungan Elemen 4: Catatan pembelian (Faktur, Delivery Order, atau Surat Jalan) adalah bukti fisik bahwa bahan yang masuk sesuai dengan dokumen yang divalidasi.
Pentingnya Keterlacakan: Bukti pembelian harus di arsipkan bersamaan dengan Sertifikat Halal bahan terkait. Hal ini penting untuk keperluan traceability (telusur balik) saat audit, untuk membuktikan bahwa bahan yang di gunakan pada batch produksi tertentu memang di dukung oleh dokumen Halal yang sah pada tanggal tersebut.
Sosialisasikan dan Buktikan Pemahaman Kebijakan Halal
- Aspek SDM: Kesalahan sering terjadi di tingkat operasional. Pastikan semua personel—terutama bagian penerimaan, gudang, dan produksi—memahami kebijakan halal, termasuk prosedur penerimaan bahan kritis (misalnya, prosedur karantina bahan yang belum di validasi).
- Kebutuhan Audit: Siapkan bukti sosialisasi (daftar hadir, materi pelatihan) sebagai bukti bahwa perusahaan telah memenuhi kewajiban pelatihan dan peningkatan kesadaran SDM dalam SJH.
Siapkan dan Terapkan Prosedur Tertulis (SOP)
Pentingnya Konsistensi: Dokumen pendukung bahan tidak akan berguna jika prosedur operasional di lapangan tidak menjamin kehalalan. Siapkan Prosedur Operasional Standar (SOP) tertulis untuk aktivitas kritis, meliputi:
- Prosedur Pemeriksaan Bahan Datang dan Karantina Bahan Kritis.
- Prosedur Penggunaan Bahan Kritis dalam Produksi.
- Prosedur Pencucian Fasilitas dan Peralatan (Sanitasi Halal) untuk menghindari kontaminasi silang.
Tujuan: Prosedur tertulis menjamin konsistensi penerapan dan menjadi pedoman baku bagi karyawan, serta memenuhi persyaratan audit mengenai sistem pengendalian internal.
Perusahaan berdiri pada tanggal 22 mei 2008 dengan komitmen yang kuat dari karyawan dan kreativitas untuk menyediakan pelayanan terbaik, tercepat dan terpercaya kepada pelanggan.
YUK KONSULTASIKAN DULU KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN
KUNJUNGI MEDIA SOSIAL KAMI
Website: Jangkargroups.co.id
Telp kantor : +622122008353 dan +622122986852
Pengaduan Pelanggan : +6287727688883
Google Maps : PT Jangkar Global Groups
